Introduction

Les équipes en contact direct avec les clients consacrent beaucoup de temps, après les réunions, à transformer les échanges en actions concrètes. Un seul appel peut donner lieu à un e-mail de suivi, des notes dans le CRM, un plan de compte, des mises à jour sur les risques et des passages de relais en interne, mais ces livrables sont généralement répartis entre plusieurs systèmes.

À partir des données des réunions Zoom et des outils connectés, ChatGPT peut récupérer la transcription et le résumé AI Companion pertinents, en extraire des informations structurées et préparer les brouillons nécessaires pour faire avancer le travail. Vous gardez la main et pouvez réviser chaque élément avant qu’il ne soit publié, envoyé, attribué ou enregistré dans un autre système.

Créer le premier dossier de suivi

Pour une première version, utilisez le prompt de démarrage de cette page. ChatGPT doit produire un dossier structuré comprenant les principaux enseignements, les risques, les opportunités, les décisions, les actions à mener, un brouillon d’e-mail de suivi, une trame de plan de compte, un brouillon de mise à jour du CRM et un brouillon de notification Slack.

Donner à ChatGPT le contexte adéquat

Ce flux de travail donne de meilleurs résultats lorsque ChatGPT peut consulter les sources de la réunion et sait à quel outil destiner chaque élément de suivi.

Vous pouvez notamment fournir :

• L’enregistrement, la transcription et le résumé AI Companion de la réunion Zoom.
• Les métadonnées de la réunion, telles que le nom du client, la date, le titre ou la série récurrente.
• Les outils de destination, tels que Google Docs, Slack, Gmail ou les fiches CRM.
• Les éventuelles règles concernant le ton, la confidentialité, la structure du plan de compte ou le format des passages de relais en interne.

ChatGPT peut alors résumer la transcription, identifier les décisions ainsi que les engagements, leurs responsables et leurs échéances, rédiger un e-mail destiné au client, préparer un plan de compte et écrire une mise à jour pour l’équipe. Pour les réunions récurrentes, il peut comparer la dernière transcription à celles des appels précédents et mettre en évidence les changements.

Réviser avant d’agir

Le suivi d’une réunion peut concerner des données client, des notes privées et des systèmes de référence. Utilisez ChatGPT pour préparer des brouillons et des mises à jour à soumettre à votre approbation, et pour citer des éléments probants de la transcription avant de passer à l’étape suivante.

Avant d’agir, révisez les éléments suivants :

• Le public visé ou la destination, par exemple le client, le canal Slack, la fiche CRM ou les autorisations du document.
• Les engagements du client, les responsables, les dates, les risques et les informations non confirmées.
• Les éléments qui doivent rester à l’état de brouillon et ceux qui doivent être envoyés, publiés, partagés ou enregistrés.
• La nécessité de supprimer les informations confidentielles ou réservées à un usage interne.

Pour les flux de travail récurrents, suivez un processus simple : préparez un brouillon, révisez-le, approuvez-le, puis passez à l’action.

Affiner le premier brouillon

Une fois le premier dossier prêt, utilisez la même discussion pour l’adapter au public visé ou au flux de travail suivant.

Vous pouvez également demander à ChatGPT de comparer cet appel aux quelques appels hebdomadaires précédents, de transformer les actions à mener en plan d’action commun, de créer pour un ingénieur commercial une version qui ne contient que les obstacles techniques, ou de rédiger des mises à jour du CRM sans les enregistrer.

Automatiser l’analyse des réunions récurrentes

Pour les points de suivi hebdomadaires des comptes ou les revues d’opportunités, épinglez la discussion et demandez à ChatGPT de planifier une tâche de suivi à partir de cette discussion.

Vous ne souhaitez pas nécessairement que ChatGPT publie automatiquement quoi que ce soit, mais il peut créer des brouillons que vous pourrez réviser, approuver, puis publier.