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Auditer un flux de travail

Transformez un processus désorganisé en un plan clair d’audit et d’automatisation.

Difficulty Intermédiaire
Time horizon 1 h

Fournissez à ChatGPT des outils de suivi, de la documentation sur le processus, des notes de passation, des tableaux de bord, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes, puis demandez-lui de cartographier le flux de travail actuel, d’identifier les points de blocage et de rédiger une spécification du processus exploitable pour l’automatisation.

Idéal pour

  • Flux de travail opérationnels comportant des étapes manuelles répétitives, des responsabilités mal définies ou des passations souvent défaillantes.
  • Équipes qui cherchent à déterminer si un processus est prêt à être automatisé.
  • Audits nécessitant de consigner au même endroit les étapes actuelles, les points de blocage, les données manquantes et les sources obsolètes.

Contents

    ← Tous les cas d’utilisation

    Auditer un flux de travail

    Transformez un processus désorganisé en un plan clair d’audit et d’automatisation.

    Fournissez à ChatGPT des outils de suivi, de la documentation sur le processus, des notes de passation, des tableaux de bord, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes, puis demandez-lui de cartographier le flux de travail actuel, d’identifier les points de blocage et de rédiger une spécification du processus exploitable pour l’automatisation.

    Intermédiaire
    1 h

    Fournissez à ChatGPT des outils de suivi, de la documentation sur le processus, des notes de passation, des tableaux de bord, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes, puis demandez-lui de cartographier le flux de travail actuel, d’identifier les points de blocage et de rédiger une spécification du processus exploitable pour l’automatisation.

    Intermédiaire
    1 h

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    OpenAI Academy : le travail au quotidien Tâches planifiées Skills des agents

    Idéal pour

    • Flux de travail opérationnels comportant des étapes manuelles répétitives, des responsabilités mal définies ou des passations souvent défaillantes.
    • Équipes qui cherchent à déterminer si un processus est prêt à être automatisé.
    • Audits nécessitant de consigner au même endroit les étapes actuelles, les points de blocage, les données manquantes et les sources obsolètes.

    Skills et plugins

    • Google Drive
      Lisez la documentation du processus, les outils de suivi, les notes de passation et les éléments sources.
    • Slack
      Examinez les échanges de l’équipe, les questions récurrentes et les décisions qui expliquent le fonctionnement du processus.
    • Spreadsheets
      Examinez les outils de suivi du flux de travail, les horodatages, l’attribution des responsabilités et les données relatives aux KPI.
    • Documents
      Produisez la note de synthèse de l’audit, la documentation actualisée du processus et la spécification d’automatisation.
    Skill Why use it
    Google Drive Lisez la documentation du processus, les outils de suivi, les notes de passation et les éléments sources.
    Slack Examinez les échanges de l’équipe, les questions récurrentes et les décisions qui expliquent le fonctionnement du processus.
    Spreadsheets Examinez les outils de suivi du flux de travail, les horodatages, l’attribution des responsabilités et les données relatives aux KPI.
    Documents Produisez la note de synthèse de l’audit, la documentation actualisée du processus et la spécification d’automatisation.

    Prompt de démarrage

    Auditez le [workflow] avant [deadline or next cohort]. Utilisez les éléments que je fournis : l’outil de suivi actuel, la documentation du processus, les notes de passation, le tableau de bord des KPI, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes du flux de travail. Créez : - une note de synthèse de l’audit du flux de travail présentant les étapes actuelles, les responsables, les points de blocage, les questions récurrentes et les données manquantes - une documentation actualisée du processus - une brève spécification d’automatisation pour les deux étapes manuelles les plus répétitives Signalez les sources obsolètes ou contradictoires. Limitez la proposition d’automatisation à un périmètre restreint et ne mettez en œuvre ni ne publiez de modifications.
    Auditez le [workflow] avant [deadline or next cohort]. Utilisez les éléments que je fournis : l’outil de suivi actuel, la documentation du processus, les notes de passation, le tableau de bord des KPI, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes du flux de travail. Créez : - une note de synthèse de l’audit du flux de travail présentant les étapes actuelles, les responsables, les points de blocage, les questions récurrentes et les données manquantes - une documentation actualisée du processus - une brève spécification d’automatisation pour les deux étapes manuelles les plus répétitives Signalez les sources obsolètes ou contradictoires. Limitez la proposition d’automatisation à un périmètre restreint et ne mettez en œuvre ni ne publiez de modifications.

    Cartographiez le processus actuel

    Il est plus facile d’évaluer l’automatisation d’un flux de travail lorsque le processus actuel est clairement formalisé. Fournissez à ChatGPT les éléments qui montrent comment le travail progresse réellement d’une étape à l’autre : l’outil de suivi, la documentation du processus, les notes de passation, les tickets, les indicateurs et les échanges.

    1. Définissez le périmètre du flux de travail, les utilisateurs, les entrées, les sorties et la date de révision.
    2. Joignez le document décrivant le processus actuel, l’outil de suivi, les notes de passation, les tickets et les informations contextuelles sur les KPI.
    3. Demandez à ChatGPT de confronter le processus documenté aux échanges observés et à l’état de l’outil de suivi.
    4. Lancez le prompt initial pour produire la note de synthèse de l’audit, la documentation du processus et une spécification d’automatisation au périmètre restreint.
    5. Examinez les autorisations, les parcours d’exception, les actions irréversibles et les responsabilités avant la mise en œuvre.

    Veillez à séparer la proposition d’automatisation de la description du processus. Un audit de qualité indique ce qui devrait rester manuel, ce qui peut être vérifié automatiquement et quelles preuves le nouveau flux de travail doit produire.

    Choisissez l’automatisation utile au périmètre le plus restreint

    Après l’audit, demandez à ChatGPT de comparer les étapes susceptibles d’être automatisées selon leur fréquence, les risques, la qualité des données et le coût de la vérification.

    Classez les étapes susceptibles d’être automatisées d’après cet audit du flux de travail. Pour chacune, indiquez : - effort manuel actuel et fréquence de répétition - entrées et autorisations requises - parcours en cas d’échec ou d’exception - élément permettant la vérification - réversibilité et point d’approbation humaine - raison de reporter ou d’automatiser l’étape Recommandez uniquement une première étape sûre, dont le périmètre est aussi restreint que possible. Ne la mettez pas en œuvre et ne modifiez pas le document source du processus.

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