Dans ChatGPT, les équipes disposent d’un espace commun pour organiser leur travail et collaborer. Grâce aux tâches d’équipe, les membres peuvent programmer un travail ou en déclencher l’exécution lorsqu’un événement précis se produit, par exemple pour préparer un rapport hebdomadaire ou résumer les dernières nouvelles d’un projet.
Pour commencer, découvrez comment configurer une équipe et créer une tâche d’équipe.
Les administrateurs Enterprise déterminent qui peut créer des équipes et gérer les tâches d’équipe grâce aux deux autorisations « Créer des équipes » et « Créer et gérer les automatisations d’équipe ». Ils peuvent également mettre des connexions de l’espace de travail à la disposition des équipes. Le compte de service et les connexions configurées pour chaque équipe déterminent quels comptes externes ses tâches utilisent.
Pour en savoir plus sur les membres et les tâches d’équipe, consultez les articles Les équipes dans ChatGPT et Créer et gérer des tâches d’équipe dans ChatGPT dans le centre d’aide.
Fonctionnement des équipes et des tâches d’équipe
Les connexions de l’espace de travail permettent aux tâches d’équipe d’utiliser des comptes d’application gérés par l’entreprise. Les membres n’ont donc pas besoin de connecter leur propre compte.
Une équipe peut réunir des personnes d’un même service ou de plusieurs services autour d’un objectif commun. Une équipe dans ChatGPT est distincte d’un groupe de l’espace de travail créé manuellement ou synchronisé via SCIM.
Voici quelques exemples de tâches d’équipe planifiées ou déclenchées par un événement.
| Équipe | Personnes qui collaborent | Exemple de tâche d’équipe |
|---|---|---|
| Lancement de produit | Équipes produit, marketing et assistance qui préparent une sortie. | À chaque nouveau message dans le canal Slack consacré au lancement, résumez l’avancement du lancement, les changements concernant les jalons et les points de blocage. |
| Réussite client | Responsables de compte et équipes chargées de la réussite client qui accompagnent les clients. | Chaque lundi, résumez les nouvelles concernant les clients, les actions de suivi et les questions en suspens de la semaine précédente. |
| Ventes | Équipes commerciales, ingénieurs solutions et équipes chargées de la réussite client qui concluent des ventes et accompagnent les nouveaux clients. | À la conclusion d’une vente, préparez une note pour l’intégration du client qui présente ses objectifs, les engagements pris et les questions en suspens. |
| Marketing | Responsables de projet et contributeurs qui travaillent sur un projet commun. | Chaque matin, résumez l’avancement du projet, les points de blocage et les prochaines échéances. |
Les tâches d’équipe s’exécutent dans le cloud avec le compte de service de l’équipe et les connexions aux applications configurées pour celle-ci.
Avant de commencer
Avant de configurer une équipe ou ses tâches, un propriétaire de l’espace de travail doit activer les autorisations suivantes pour les utilisateurs concernés, dans les paramètres de l’espace de travail ou au moyen de rôles personnalisés.
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L’autorisation Créer des équipes est nécessaire pour créer une équipe.
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L’autorisation Créer et gérer les tâches d’équipe est nécessaire pour créer ou modifier des tâches d’équipe.
Consultez la page Rôles et autorisations de l’espace de travail.
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Administrateur de l’espace de travail. Configurez et autorisez les connexions approuvées de l’espace de travail, puis choisissez qui peut les trouver et les utiliser. Vérifiez à quelles données le compte externe peut accéder et quelles actions il peut effectuer. Consultez la page Connexions de l’espace de travail.
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Propriétaire de l’équipe. Après avoir créé l’équipe, sélectionnez les connexions dont elle a besoin parmi celles que vos autorisations vous permettent d’utiliser. Avant de planifier une tâche d’équipe, vérifiez quel compte externe chaque connexion utilise.
Configurer une équipe
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Créez l’équipe. Dans l’espace de travail concerné, ouvrez Paramètres > Équipes et sélectionnez Créer une équipe. Renseignez le champ Nom et, si vous le souhaitez, le champ Description, puis sélectionnez Créer.
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Vérifiez les accès et invitez vos collègues. Avant d’inviter vos collègues, vérifiez qui peut accéder aux exécutions antérieures et aux fichiers générés. Il est impossible de restreindre l’accès à une tâche ou à une exécution en particulier. Sélectionnez Inviter, recherchez vos collègues par nom ou adresse e-mail, puis sélectionnez Ajouter un membre ou Ajouter des membres. Les membres peuvent inviter des collègues et retirer les membres qui ne sont pas propriétaires. Les personnes du même espace de travail peuvent rejoindre l’équipe via un lien sans l’approbation du propriétaire.
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Ajoutez les connexions de l’équipe. Les connexions de l’espace de travail utilisent des comptes gérés de manière centralisée. Les connexions d’équipe permettent de partager avec l’équipe un compte qu’une personne a connecté à titre individuel. En tant que propriétaire de l’équipe, choisissez une connexion que vous avez l’autorisation d’utiliser. Vérifiez les données auxquelles elle donne accès et les actions qu’elle autorise, puis authentifiez-vous si nécessaire avant toute exécution sans intervention humaine. Être propriétaire d’une équipe ne confère pas les droits d’administration de l’espace de travail. Pour la configuration par un administrateur, consultez la page Connexions de l’espace de travail.
Créer une tâche d’équipe
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Ouvrez Tâches planifiées > + Nouvelle tâche. Activez l’option Équipe et sélectionnez l’équipe à laquelle la tâche appartiendra.
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Choisissez un déclencheur. Pour Planification, vérifiez l’horaire et le fuseau horaire. Si vous choisissez un événement pris en charge comme déclencheur, vérifiez ses conditions de déclenchement et la connexion requise.
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Dans Instructions, décrivez l’objectif et le résultat attendu. Précisez les critères de réussite et les limites à respecter. Ajoutez des liens vers les sources propres à la tâche et consultez les instructions partagées si l’équipe dispose d’un Espace ChatGPT dédié. Les tâches n’héritent ni des mémoires personnelles de leur créateur, ni de ses instructions personnalisées, ni de son historique de discussion.
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Vérifiez les Plugins et les paramètres avancés, notamment le modèle. Choisissez un modèle accessible à l’équipe. Les modèles disponibles peuvent différer de ceux de votre compte personnel. Sélectionnez Créer.
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Sélectionnez Exécuter maintenant et consultez le résultat dans Exécutions précédentes. Utilisez Modifier pour changer les instructions ou les paramètres.
Questions fréquentes sur les équipes et leurs tâches
Peut-on importer la liste des membres d’une équipe ou la synchroniser avec des groupes de l’espace de travail ou des canaux Slack ou Microsoft Teams ?
Non. Dans ChatGPT, la liste des membres d’une équipe est indépendante de celle des groupes de l’espace de travail et des canaux Slack ou Microsoft Teams. Elle ne peut être ni importée ni synchronisée. Ajoutez et retirez les membres dans ChatGPT.
Qui peut créer une équipe, en modifier la composition et gérer ses tâches ?
Les autorisations de l’espace de travail déterminent qui peut créer des équipes et qui peut créer ou modifier des tâches. La personne qui crée l’équipe en devient propriétaire sans acquérir de droits d’administration sur l’espace de travail. Les membres peuvent inviter des collègues et retirer les membres qui ne sont pas propriétaires. Les personnes du même espace de travail peuvent rejoindre l’équipe via un lien sans l’approbation du propriétaire.
Seul le propriétaire peut supprimer l’équipe. Les administrateurs de l’espace de travail gèrent les connexions approuvées et décident qui peut les utiliser.
Ces autorisations de l’espace de travail s’appliquent-elles dans toutes les interfaces prises en charge pour créer ou modifier des équipes ou des tâches ?
Oui. L’autorisation Créer des équipes régit la création d’équipes. L’autorisation Créer et gérer les automatisations d’équipe régit la création et la modification des tâches dans toutes les interfaces prises en charge. Les règles d’appartenance à l’équipe et les autorisations des connexions continuent de s’appliquer.
À quoi une personne a-t-elle accès en rejoignant une équipe ?
Les nouveaux membres peuvent consulter toutes les exécutions antérieures et tous les fichiers générés. Il est impossible de restreindre l’accès à une tâche ou à une exécution en particulier. Les pages et les Espaces ChatGPT conservent leurs propres autorisations de partage. Lorsque vous rejoignez une équipe, vous avez accès à toutes les pages et à tous les Espaces ChatGPT partagés avec elle. Vos discussions et connexions personnelles restent privées lorsque vous rejoignez l’équipe. Les membres de l’espace de travail qui ouvrent un lien d’invitation peuvent consulter le nom de l’équipe et la liste de ses membres avant de la rejoindre.
Comment les administrateurs de l’espace de travail peuvent-ils consulter l’activité d’une équipe sans la rejoindre ?
Les administrateurs peuvent consulter l’activité via l’API de conformité et restreindre l’accès selon le rôle.
Quel compte une tâche d’équipe utilise-t-elle ?
Les tâches d’équipe utilisent le compte de service de l’équipe et les connexions aux applications configurées pour l’équipe. Le compte associé à chaque connexion détermine les données accessibles et les actions possibles. Ces droits peuvent différer de ceux dont dispose personnellement la personne qui crée ou modifie la tâche. Consultez l’article Connecter et gérer des comptes d’application.
Comment les plugins et les connexions fonctionnent-ils ensemble ?
Les plugins et les connexions d’équipe ont des rôles distincts. Les plugins fournissent des outils ou des skills, tandis que les connexions donnent accès aux applications. Les membres n’ont pas à connecter individuellement le même compte.
Les connexions de l’espace de travail peuvent-elles donner accès à des informations auxquelles un membre n’a pas personnellement accès ?
Oui. Les comptes connectés peuvent avoir accès à des informations que le compte personnel d’un membre ne permet pas de consulter. Vérifiez à la fois qui fait partie de l’équipe et à quelles ressources chaque connexion donne accès.
Les tâches d’équipe peuvent-elles écrire dans les systèmes connectés ?
Oui, si l’outil et la connexion le permettent. Une tâche peut par exemple publier un message dans Slack. Une tâche exécutée sans intervention humaine ne peut pas effectuer une nouvelle authentification auprès d’une application. Les actions qui nécessitent une approbation restent soumises à cette exigence.
Que se passe-t-il lorsque la personne qui a créé une tâche ou le propriétaire de l’équipe s’en va ?
Les membres de l’équipe qui en ont l’autorisation peuvent modifier, suspendre ou reprendre les tâches partagées. Avant de retirer les accès d’une personne qui a créé une tâche ou qui est propriétaire de l’équipe, vérifiez qui est propriétaire de l’équipe et quelles connexions sont nécessaires.
Les tâches qui appartiennent à l’équipe sont conçues pour subsister après le départ de leur créateur, mais les connexions nécessaires risquent de perdre leurs droits d’accès.
Les propriétaires doivent transférer la propriété de l’équipe avant de la quitter. Les connexions auxquelles le nouveau propriétaire n’a pas accès sont désactivées pour toute l’équipe.
Que deviennent les exécutions en cours ou en attente lorsqu’une tâche est suspendue ou supprimée ?
La suspension empêche les futures exécutions planifiées ou déclenchées par un événement. Pour interrompre une exécution en cours, ne comptez ni sur la suspension ni sur la suppression de la tâche.
Quelles activités des équipes et de leurs tâches les administrateurs peuvent-ils auditer ?
La vue Activité de l’équipe recense les modifications. Les membres autorisés peuvent examiner chaque exécution et ses résultats.
Pour examiner l’activité d’une équipe, utilisez les enregistrements pris en charge par l’API de conformité. Avant de vous appuyer sur ces enregistrements pour un audit, vérifiez lesquels sont disponibles pour les équipes, les tâches et les connexions.
Consultez la documentation de référence de l’API d’administration à jour pour connaître les champs exacts et les données couvertes pour chaque événement.
Comment les tâches d’équipe sont-elles facturées ?
Les tâches d’équipe consomment les crédits de l’espace de travail. Les plafonds de dépenses des équipes sont distincts de ceux des utilisateurs.