Introduction

Après chaque réunion, les équipes en contact avec les clients consacrent du temps à donner suite aux échanges. Un seul appel peut déboucher sur un e-mail de suivi, des notes dans le CRM, un plan de compte, une réévaluation des risques et un passage de relais à d’autres équipes. Ces éléments sont généralement répartis entre plusieurs outils.

Grâce aux données des réunions Zoom et aux outils connectés, ChatGPT peut retrouver la transcription de la réunion et le résumé d’AI Companion, en dégager les points importants, les structurer et préparer les brouillons nécessaires au suivi. Vous vérifiez le contenu avant toute publication, tout envoi, toute attribution de tâche ou tout enregistrement dans un autre système.

Préparez un premier dossier de suivi

Pour commencer, utilisez le prompt de départ proposé sur cette page. ChatGPT devrait vous fournir un dossier structuré présentant les points à retenir, les risques, les opportunités, les décisions et les actions à mener. Ce dossier devrait aussi comprendre un brouillon d’e-mail de suivi, les grandes lignes d’un plan de compte, une proposition de mise à jour du CRM et un brouillon de notification Slack.

Donnez à ChatGPT le contexte nécessaire

Ce workflow fonctionne mieux lorsque ChatGPT peut consulter les documents de la réunion et sait où chaque élément de suivi doit être transmis ou enregistré.

Vous pouvez lui fournir les éléments suivants :

• L’enregistrement de la réunion Zoom, sa transcription et le résumé d’AI Companion.
• Les métadonnées de la réunion, comme le nom du client, la date, le titre ou la série de réunions à laquelle elle appartient.
• Les destinations prévues, par exemple Google Docs, Slack, Gmail ou les fiches du CRM.
• Les consignes relatives au ton, à la confidentialité, à la structure du plan de compte ou au format des informations à transmettre aux autres équipes.

ChatGPT peut alors résumer la transcription, relever les décisions, préciser qui s’est engagé à faire quoi et pour quelle date, rédiger un e-mail au client, préparer un plan de compte et rédiger un point de situation pour l’équipe. Pour les réunions récurrentes, il peut comparer la dernière transcription aux appels précédents et signaler ce qui a changé.

Vérifiez le contenu avant d’agir

Le suivi d’une réunion peut faire intervenir des données clients, des notes privées et des systèmes de référence. Demandez à ChatGPT de préparer des brouillons, d’en étayer le contenu par des extraits de la transcription et de préparer les mises à jour avant que vous n’approuviez l’étape suivante.

Avant d’agir, vérifiez les points suivants :

• Les destinataires ou la destination : vérifiez le client, le canal Slack, la fiche du CRM ou les droits d’accès au document, selon le cas.
• Les engagements du client, les responsables, les dates, les risques et les affirmations qui restent à confirmer.
• Les éléments à conserver sous forme de brouillon et ceux à envoyer, publier, partager ou enregistrer.
• Les informations confidentielles ou réservées à un usage interne qu’il convient de retirer.

Pour les workflows récurrents, suivez les étapes dans l’ordre : préparez un brouillon, vérifiez-le, approuvez-le, puis passez à l’action.

Affinez le premier brouillon

Une fois le premier dossier prêt, poursuivez dans la même discussion pour l’adapter aux destinataires ou au workflow suivant.

Vous pouvez également demander à ChatGPT de comparer cet appel aux dernières réunions hebdomadaires, de regrouper les actions à mener dans un plan d’action commun, de préparer pour un ingénieur technico-commercial une version limitée aux points de blocage techniques ou de rédiger des mises à jour pour le CRM sans les enregistrer.

Automatisez l’analyse des réunions récurrentes

Pour les points hebdomadaires sur un compte client ou les revues d’opportunités commerciales, épinglez la discussion et demandez à ChatGPT de planifier une tâche de suivi depuis cette discussion.

Si vous préférez vérifier le contenu avant sa publication, ChatGPT peut préparer des brouillons que vous pourrez relire, approuver et publier vous-même.