Créez un espace de suivi du projet

Rassemblez la fiche de présentation du projet, le dossier existant, les notes de réunion, le budget, les disponibilités des membres, les exigences du campus et les échéances. Déterminez quelle source fait foi pour les dates, les approbations et les règles de dépense.

Demandez à ChatGPT de dresser un état des lieux avant de réorganiser les fichiers ou de répartir les tâches.

Planifiez le travail

L’espace de suivi doit mettre en relation les éléments suivants :

• les jalons et les échéances
• les responsables pressentis et les dépendances entre les tâches
• les postes budgétaires et les approbations correspondantes
• les décisions et les questions en suspens
• les risques et les mesures à prendre s’ils se concrétisent
• les ordres du jour et les suites à donner aux réunions
• les brouillons de messages

Conservez les notes de planification privées séparément des messages destinés aux membres, aux partenaires ou aux participants.

Faites le point avec l’équipe

Lors d’une réunion d’équipe, confirmez qui se charge de chaque tâche, les dates retenues et les hypothèses budgétaires. ChatGPT peut formuler des recommandations, mais il ne doit ni attribuer de tâches aux membres, ni envoyer de messages, ni engager de dépenses sans approbation.

Après chaque réunion, ajoutez vos notes et demandez à ChatGPT de mettre à jour l’espace de suivi avec les décisions confirmées. Tenez un registre des décisions pour que les futurs organisateurs puissent comprendre les changements apportés.