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Audit d’un workflow

Auditez un processus désorganisé et établissez un plan d’automatisation clair.

Difficulty Intermediate
Time horizon 1h

Fournissez à ChatGPT les outils de suivi, la documentation du processus, les notes de passation, les tableaux de bord, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes à respecter. Demandez-lui ensuite de cartographier le workflow actuel, de repérer les points de blocage et de rédiger une spécification du processus en vue de son automatisation.

Best for

  • Les workflows opérationnels où certaines étapes manuelles se répètent, où les responsabilités sont mal définies ou encore où les passations échouent fréquemment.
  • Les équipes qui cherchent à déterminer si un processus est prêt à être automatisé.
  • Les audits qui nécessitent de consigner dans un même document les étapes actuelles, les points de blocage, les données manquantes et les sources obsolètes.

Contents

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    Audit d’un workflow

    Auditez un processus désorganisé et établissez un plan d’automatisation clair.

    Fournissez à ChatGPT les outils de suivi, la documentation du processus, les notes de passation, les tableaux de bord, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes à respecter. Demandez-lui ensuite de cartographier le workflow actuel, de repérer les points de blocage et de rédiger une spécification du processus en vue de son automatisation.

    Intermediate
    1h

    Fournissez à ChatGPT les outils de suivi, la documentation du processus, les notes de passation, les tableaux de bord, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes à respecter. Demandez-lui ensuite de cartographier le workflow actuel, de repérer les points de blocage et de rédiger une spécification du processus en vue de son automatisation.

    Intermediate
    1h

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    Best for

    • Les workflows opérationnels où certaines étapes manuelles se répètent, où les responsabilités sont mal définies ou encore où les passations échouent fréquemment.
    • Les équipes qui cherchent à déterminer si un processus est prêt à être automatisé.
    • Les audits qui nécessitent de consigner dans un même document les étapes actuelles, les points de blocage, les données manquantes et les sources obsolètes.

    Skills & Plugins

    • Google Drive
      Consultez la documentation du processus, les outils de suivi, les notes de passation et les documents sources.
    • Slack
      Examinez les échanges de l’équipe, les questions récurrentes et les décisions prises pour comprendre comment se déroule le processus.
    • Spreadsheets
      Examinez les outils de suivi du workflow, les horodatages, la répartition des responsabilités et les valeurs des indicateurs clés de performance (KPI).
    • Documents
      Rédigez la synthèse de l’audit, mettez à jour la documentation du processus et rédigez la spécification d’automatisation.
    Skill Why use it
    Google Drive Consultez la documentation du processus, les outils de suivi, les notes de passation et les documents sources.
    Slack Examinez les échanges de l’équipe, les questions récurrentes et les décisions prises pour comprendre comment se déroule le processus.
    Spreadsheets Examinez les outils de suivi du workflow, les horodatages, la répartition des responsabilités et les valeurs des indicateurs clés de performance (KPI).
    Documents Rédigez la synthèse de l’audit, mettez à jour la documentation du processus et rédigez la spécification d’automatisation.

    Starter prompt

    Auditez le workflow [workflow] avant [deadline or next cohort]. Appuyez-vous sur les éléments que je vous fournis : l’outil de suivi actuel, la documentation du processus, les notes de passation, le tableau de bord des KPI, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes du workflow. Préparez les documents suivants : - une synthèse de l’audit du workflow qui présente les étapes actuelles, leurs responsables, les points de blocage, les questions récurrentes et les données manquantes - une version à jour de la documentation du processus - une courte spécification pour automatiser les deux étapes manuelles les plus répétitives Signalez les sources obsolètes ou contradictoires. Limitez la proposition d’automatisation à ces deux étapes. N’appliquez ni ne publiez aucune modification.
    Auditez le workflow [workflow] avant [deadline or next cohort]. Appuyez-vous sur les éléments que je vous fournis : l’outil de suivi actuel, la documentation du processus, les notes de passation, le tableau de bord des KPI, l’historique des tickets, les échanges de l’équipe et les contraintes du workflow. Préparez les documents suivants : - une synthèse de l’audit du workflow qui présente les étapes actuelles, leurs responsables, les points de blocage, les questions récurrentes et les données manquantes - une version à jour de la documentation du processus - une courte spécification pour automatiser les deux étapes manuelles les plus répétitives Signalez les sources obsolètes ou contradictoires. Limitez la proposition d’automatisation à ces deux étapes. N’appliquez ni ne publiez aucune modification.

    Cartographiez le processus actuel

    Il est plus facile d’évaluer l’automatisation d’un workflow quand le processus actuel est clairement décrit. Fournissez à ChatGPT le tableau de suivi, la documentation du processus, les notes de passation, les tickets, les indicateurs et les échanges qui montrent comment le travail se déroule en pratique.

    1. Définissez le périmètre du workflow, identifiez ses utilisateurs, ses entrées et ses sorties, puis fixez une date de revue.
    2. Joignez le document décrivant le processus actuel, le tableau de suivi, les notes de passation, les tickets et les éléments de contexte nécessaires pour interpréter les indicateurs clés de performance.
    3. Demandez à ChatGPT de comparer le processus documenté aux pratiques qui ressortent des échanges et à l’état des tâches dans le tableau de suivi, puis d’expliquer les écarts.
    4. Lancez le prompt de départ pour obtenir une synthèse de l’audit, un document décrivant le processus et une spécification d’automatisation au périmètre limité.
    5. Avant la mise en œuvre, passez en revue les autorisations, le traitement des exceptions, les actions irréversibles et la répartition des responsabilités.

    Présentez la proposition d’automatisation séparément de la description du processus. Un bon audit précise quelles tâches doivent rester manuelles, ce qui peut être vérifié automatiquement et quelles preuves le nouveau workflow doit produire.

    Choisissez la plus petite étape qu’il soit utile d’automatiser

    Après l’audit, demandez à ChatGPT de comparer les étapes susceptibles d’être automatisées selon leur fréquence, les risques associés, la qualité des données et le coût de la vérification.

    Classez les étapes que cet audit du workflow a identifiées comme susceptibles d’être automatisées. Pour chaque étape, précisez les éléments suivants : - l’effort manuel actuellement nécessaire et la fréquence de l’étape - les entrées et les autorisations requises - la marche à suivre en cas d’échec ou d’exception - l’élément qui permettra de vérifier le résultat - la possibilité de revenir en arrière et le moment où une approbation humaine est nécessaire - les raisons de reporter ou d’automatiser l’étape Recommandez uniquement la plus petite étape qu’il soit possible d’automatiser en toute sécurité pour commencer. Ne la mettez pas en œuvre et ne modifiez pas le document d’origine décrivant le processus.

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