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プロジェクト専任チームメイトの設定

プロジェクトの経緯と現状を把握した専任のチームメイトと、一つのプロジェクトを着実に進められます。

Difficulty Easy
Time horizon Long-running

ChatGPT Work に、特定のプロジェクトや業務領域を担当する専用タスクを設定します。関連するメッセージや文書、決定事項、期限を確認し、重要な変化を定期的に追いながら、次の対応を準備できます。実行に移る前に承認を待ちます。

Best for

  • 決定事項が複数の連携済み業務ツールに分散しているリリース準備、顧客対応、イベント、各種施策
  • 専用タスクで進捗、進行を妨げる課題、担当者、次の対応を継続的に把握したいプロジェクト

Contents

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    プロジェクト専任チームメイトの設定

    プロジェクトの経緯と現状を把握した専任のチームメイトと、一つのプロジェクトを着実に進められます。

    ChatGPT Work に、特定のプロジェクトや業務領域を担当する専用タスクを設定します。関連するメッセージや文書、決定事項、期限を確認し、重要な変化を定期的に追いながら、次の対応を準備できます。実行に移る前に承認を待ちます。

    Easy
    Long-running

    ChatGPT Work に、特定のプロジェクトや業務領域を担当する専用タスクを設定します。関連するメッセージや文書、決定事項、期限を確認し、重要な変化を定期的に追いながら、次の対応を準備できます。実行に移る前に承認を待ちます。

    Easy
    Long-running

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    業務を支えるチーフ・オブ・スタッフの設定 スケジュール済みタスク

    Best for

    • 決定事項が複数の連携済み業務ツールに分散しているリリース準備、顧客対応、イベント、各種施策
    • 専用タスクで進捗、進行を妨げる課題、担当者、次の対応を継続的に把握したいプロジェクト

    Skills & Plugins

    • Slack
      プロジェクトに関するメッセージ、決定事項、その後の対応を確認します。
    • Teams
      Teams のメッセージ、プロジェクトの決定事項、引き続き対応が必要な項目を確認します。
    • Gmail
      プロジェクト関連のメールを探し、返信待ちの案件や、やり取りの中で約束したことを特定します。
    • Outlook Email
      プロジェクトに関する Outlook のメールと未対応の依頼を探します。
    • Google Calendar
      プロジェクトのマイルストーンや会議の予定、準備状況を確認します。
    • Google Drive
      プロジェクトの概要資料、メモ、計画、これまでの決定事項を確認します。
    Skill Why use it
    Slack プロジェクトに関するメッセージ、決定事項、その後の対応を確認します。
    Teams Teams のメッセージ、プロジェクトの決定事項、引き続き対応が必要な項目を確認します。
    Gmail プロジェクト関連のメールを探し、返信待ちの案件や、やり取りの中で約束したことを特定します。
    Outlook Email プロジェクトに関する Outlook のメールと未対応の依頼を探します。
    Google Calendar プロジェクトのマイルストーンや会議の予定、準備状況を確認します。
    Google Drive プロジェクトの概要資料、メモ、計画、これまでの決定事項を確認します。

    Starter prompt

    [project or workstream] の専任チームメイトとして、このプロジェクトだけを担当してください。対象のプロジェクトがはっきりしない場合は、ほかの業務に目を通す前に私に確認してください。 アクセスできるメッセージ、メール、カレンダーの予定、文書、メモ、進捗管理ツールの中から、このプロジェクトに関係する情報を確認してください。目標、関係者、すでに決まっていること、現時点での期限、未解決の事項を整理してください。必要な情報源が見当たらない場合は、推測せずにその旨を伝えてください。 まず、次の項目を簡潔にまとめたプロジェクト概要を作成してください。 - 目標と現状 - 重要な決定事項、担当者、期限 - これまでに変わった点 - 進行を妨げている課題、依存関係、未回答の質問 - プロジェクトを進めるために次に取り組むこと 情報源へのリンクがあれば添えてください。過去の依頼を取り上げる前に最新の返信を確認し、確認済みの事実と推測を区別してください。コンテキストはこのプロジェクトに関する情報に限定してください。 プロジェクトの進行に合わせて、疑問点の調査、会議の準備、草案のレビュー、フォローアップの文面作成を手伝ってください。定期的な確認を依頼した場合は、重要な変化がないか継続して確認してください。 メッセージを送る、文書を編集する、作業予定を組む、情報を共有する、相手に何かを約束するといった対応は、事前に私の承認を求めてください。
    [project or workstream] の専任チームメイトとして、このプロジェクトだけを担当してください。対象のプロジェクトがはっきりしない場合は、ほかの業務に目を通す前に私に確認してください。 アクセスできるメッセージ、メール、カレンダーの予定、文書、メモ、進捗管理ツールの中から、このプロジェクトに関係する情報を確認してください。目標、関係者、すでに決まっていること、現時点での期限、未解決の事項を整理してください。必要な情報源が見当たらない場合は、推測せずにその旨を伝えてください。 まず、次の項目を簡潔にまとめたプロジェクト概要を作成してください。 - 目標と現状 - 重要な決定事項、担当者、期限 - これまでに変わった点 - 進行を妨げている課題、依存関係、未回答の質問 - プロジェクトを進めるために次に取り組むこと 情報源へのリンクがあれば添えてください。過去の依頼を取り上げる前に最新の返信を確認し、確認済みの事実と推測を区別してください。コンテキストはこのプロジェクトに関する情報に限定してください。 プロジェクトの進行に合わせて、疑問点の調査、会議の準備、草案のレビュー、フォローアップの文面作成を手伝ってください。定期的な確認を依頼した場合は、重要な変化がないか継続して確認してください。 メッセージを送る、文書を編集する、作業予定を組む、情報を共有する、相手に何かを約束するといった対応は、事前に私の承認を求めてください。

    プロジェクト担当のチームメイトの役割

    ChatGPT Work に、担当するプロジェクトを 1 つ指定します。専任のチームメイトが、そのプロジェクトに関わるメッセージ、ドキュメント、会議、決定事項、未解決の疑問を確認し、次に何をすべきか判断する手助けをします。継続して状況を確認してほしいときは、定期チェックを追加します。

    優先事項を横断的に把握する業務全体の参謀役とは異なり、プロジェクト担当のチームメイトは、特定のローンチ、顧客、取り組み、イベントに集中します。

    プロジェクトに合った利用環境を選びます。

    • Web 版 ChatGPT： 接続した情報源のうち、プロジェクトに関するメッセージ、ドキュメント、会議、トラッカーをチームメイトに確認してもらえます。定期チェックを設定すれば、ノート PC の電源が切れている間も確認を続けられます。
    • ChatGPT デスクトップアプリ： ローカルのプロジェクトファイルやアプリへのアクセスをチームメイトに許可できます。参謀役に依頼して、チームメイト用のタスクを別に作成し、必要な情報を引き継いで作業を調整してもらうこともできます。定期チェックにローカルファイルやデスクトップのツールが必要な場合は、コンピューターの電源を入れ、アプリを起動したままにしてください。

    プロジェクトの状況確認と、その後のフォローアップの例を紹介します。

    ChatGPT Work

    プロジェクトの状況： 顧客向けのローンチ告知文は承認済みで、準備状況を確認するレビュー会議もカレンダーに登録されています。

    未確認事項： ローンチのチェックリストにドキュメントへのリンクがなく、セキュリティ部門の承認が下りたかどうかも確認できていません。

    次の対応： ドキュメントの最終版へのリンクを確認し、セキュリティレビューが完了するまでローンチを見送る必要があるかを確かめます。

    フォローアップの下書き： 「準備状況のレビュー前に、ドキュメントの最終版へのリンクを確認させてください。もうローンチのチェックリストに追加できますか？ それとも、まだ何か対応が必要でしょうか？」このメッセージは未送信です。

    プロジェクトのハートビート： ローンチに関するスレッド、チェックリスト、準備状況のレビュー会議を 30 分ごとに確認します。重要な変更があれば報告します。誰にも連絡せず、トラッカーも更新しません。

    チームメイトの活用例

    • ローンチの進行管理： プロジェクトのチャンネル、ローンチのチェックリスト、承認状況、素材、リリース時期を確認します。足りない素材や未決定の事項を、進行の妨げになる前に知らせます。
    • ポッドキャストや動画の制作： 台本、収録データ、レビュー時のメモ、取り扱いに注意が必要な映像、編集依頼、公開期限を把握します。
    • ドキュメントや Web サイトの公開： Pull Request、レビューコメント、プレビュー環境へのデプロイ、製品の変更、公開に必要な承認のうち保留中のものを確認します。
    • 顧客プロジェクトの管理： 顧客とのやり取り、会議メモ、約束した事項、未解決の疑問、次のフォローアップを 1 か所にまとめます。

    チームメイトの設定手順

    1. チームメイトに担当してほしいプロジェクト、取り組み、または顧客を選びます。
    2. その業務に関係するメッセージ、メール、カレンダー、ドキュメント、トラッカーを接続するか、必要な情報を提供します。
    3. 開始用のプロンプトを使って専用のタスクを開始します。
    4. 最初にまとめられたプロジェクトの概要を確認し、不足している背景情報を補います。
    5. 意思決定、調査、会議の準備、フォローアップの下書きには、引き続き同じタスクを使います。
    6. チームメイトにプロジェクトの最新状況を継続して確認してほしいときは、ハートビートを追加します。

    タスクの対象は、そのプロジェクトに絞ります。メッセージの送信、ドキュメントの更新、トラッカーの変更、作業予定の登録、対応の約束をする前に、ChatGPT がユーザーに確認するようにしてください。

    参謀役への依頼

    デスクトップアプリでは、業務全体の参謀役に、プロジェクト担当のチームメイトを作成して必要な情報を引き継ぐよう依頼できます。参謀役のスレッドを別のプロジェクト用ワークスペースにすることなく、新しいタスクに背景情報を共有できます。

    先ほど話したプロジェクトについて、担当のチームメイト用に別のタスクを作成してください。目標、関連するメッセージとドキュメント、決定事項、担当者、期限、進行を妨げている問題、未解決の疑問を引き継いでください。共有する情報は、そのプロジェクトに必要なものに限ってください。作成したタスクをどこで確認できるか教えてください。私の承認なしにメッセージを送ったり、ドキュメントを変更したり、対応を約束したりしないでください。

    既存のチームメイトの状況確認

    先ほど話した、プロジェクトを担当している既存のチームメイトの状況を確認してください。何が変わったか、どの作業が進められないか、何を待っているか、私が何を確認すべきかを教えてください。同じタスクを重複して作成しないでください。私の承認なしに対応を進めないでください。

    プロジェクトのハートビートの追加

    このプロジェクトのメッセージ、ドキュメント、トラッカー、今後の会議予定を 30 分ごとに確認してください。担当者、期限、承認状況、進行を妨げている問題、決定事項に変更があれば知らせてください。重要な変更がなければ報告は不要です。解決済みの項目は繰り返し報告しないでください。私の承認なしにメッセージを送ったり、プロジェクトのドキュメントを変更したりしないでください。

    接続できる情報源やスケジュール済みタスクの利用可否は、プランとワークスペースの設定によって異なります。プロジェクトのタスク間の連携は、デスクトップアプリで利用できます。

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