Codex use case
ワークフローの監査
煩雑なプロセスを整理し、明確な監査結果と自動化計画にまとめます。
Difficulty 中級
Time horizon 1時間
トラッカー、プロセスドキュメント、引き継ぎメモ、ダッシュボード、チケット履歴、チーム内の議論、制約を ChatGPT に提供し、現行ワークフローの可視化、停滞箇所の特定、自動化に対応できるプロセス仕様の草案作成を依頼します。
最適な用途
- 手作業の繰り返しや担当の不明確さがある、または引き継ぎミスが頻発する業務ワークフロー
- プロセスを自動化できる段階かどうかを判断するチーム
- 現行の手順、停滞箇所、不足データ、更新されていない情報源をまとめて文書化する必要がある監査
Contents
ワークフローの監査
煩雑なプロセスを整理し、明確な監査結果と自動化計画にまとめます。
トラッカー、プロセスドキュメント、引き継ぎメモ、ダッシュボード、チケット履歴、チーム内の議論、制約を ChatGPT に提供し、現行ワークフローの可視化、停滞箇所の特定、自動化に対応できるプロセス仕様の草案作成を依頼します。
中級
1時間
トラッカー、プロセスドキュメント、引き継ぎメモ、ダッシュボード、チケット履歴、チーム内の議論、制約を ChatGPT に提供し、現行ワークフローの可視化、停滞箇所の特定、自動化に対応できるプロセス仕様の草案作成を依頼します。
中級
1時間
最適な用途
- 手作業の繰り返しや担当の不明確さがある、または引き継ぎミスが頻発する業務ワークフロー
- プロセスを自動化できる段階かどうかを判断するチーム
- 現行の手順、停滞箇所、不足データ、更新されていない情報源をまとめて文書化する必要がある監査
スキルとプラグイン
- プロセスドキュメント、トラッカー、引き継ぎメモ、元資料を読み込みます。
- チーム内の議論、繰り返される質問、意思決定を確認し、プロセスの運用実態を把握します。
- Spreadsheetsワークフローのトラッカー、タイムスタンプ、担当者、KPI データを調査します。
- Documents監査概要、更新版のプロセスドキュメント、自動化仕様を作成します。
| Skill | Why use it |
|---|---|
| Google Drive | プロセスドキュメント、トラッカー、引き継ぎメモ、元資料を読み込みます。 |
| Slack | チーム内の議論、繰り返される質問、意思決定を確認し、プロセスの運用実態を把握します。 |
| Spreadsheets | ワークフローのトラッカー、タイムスタンプ、担当者、KPI データを調査します。 |
| Documents | 監査概要、更新版のプロセスドキュメント、自動化仕様を作成します。 |
開始用プロンプト
[workflow] を [deadline or next cohort] までに監査してください。
私が提供する現行のトラッカー、プロセスドキュメント、引き継ぎメモ、KPI ダッシュボード、チケット履歴、チーム内の議論、ワークフローの制約を使用してください。以下を作成してください：
- 現行の手順、担当者、停滞箇所、繰り返される質問、不足データをまとめたワークフロー監査概要
- 更新版のプロセスドキュメント
- 最も頻繁に繰り返される 2 つの手作業についての簡潔な自動化仕様
古くなっている、または相互に矛盾する情報源を明記してください。自動化の提案は対象範囲を絞り、変更の実装や公開は行わないでください。
[workflow] を [deadline or next cohort] までに監査してください。
私が提供する現行のトラッカー、プロセスドキュメント、引き継ぎメモ、KPI ダッシュボード、チケット履歴、チーム内の議論、ワークフローの制約を使用してください。以下を作成してください：
- 現行の手順、担当者、停滞箇所、繰り返される質問、不足データをまとめたワークフロー監査概要
- 更新版のプロセスドキュメント
- 最も頻繁に繰り返される 2 つの手作業についての簡潔な自動化仕様
古くなっている、または相互に矛盾する情報源を明記してください。自動化の提案は対象範囲を絞り、変更の実装や公開は行わないでください。
現行プロセスの可視化
現在のプロセスが明確であれば、ワークフローを自動化すべきかどうかを評価しやすくなります。実際の業務の流れが分かるトラッカー、プロセスドキュメント、引き継ぎメモ、チケット、指標、議論を ChatGPT に提供してください。
- ワークフローの対象範囲、ユーザー、入力、出力、レビュー日を定義します。
- 現行のプロセスドキュメント、トラッカー、引き継ぎメモ、チケット、KPI のコンテキストを添付します。
- 文書化されたプロセスと、実際の議論やトラッカーの状態を照合するよう ChatGPT に依頼します。
- スタータープロンプトを実行し、監査概要、プロセスドキュメント、範囲を絞った自動化仕様を作成します。
- 実装前に、権限、例外処理の経路、不可逆な操作、責任の所在を確認します。
自動化の提案は、プロセスの説明と分けてください。優れた監査では、手作業のままにすべきもの、自動で検証できるもの、新しいワークフローで生成する必要がある証跡を明確にします。
最小限で実用的な自動化の選定
監査後、繰り返しの頻度、リスク、データ品質、検証コストを基準に、自動化の候補となる手順を比較するよう ChatGPT に依頼します。
このワークフロー監査で洗い出された自動化候補に順位を付けてください。
候補ごとに、以下を示してください：
- 現在の手作業にかかる工数と繰り返し頻度
- 必要な入力と権限
- 失敗時および例外時の処理経路
- 検証用の成果物
- 元に戻せるかどうかと、人による承認が必要な時点
- 自動化を見送る理由または実施する理由
最初のステップとして、安全に実施できる最小限のものだけを推奨してください。そのステップは実装せず、元のプロセスドキュメントも変更しないでください。
