Codex use case
新入社員オンボーディングの調整
オンボーディングトラッカー、チーム別サマリー、ウェルカムスペースの下書きを準備します。
ChatGPT を使って、承認済みの新入社員情報を収集し、トラッカーの更新案とチーム別サマリー、ウェルカムスペースのセットアップ案を作成します。何かを送信する前に、すべてレビューできる状態にします。
最適な用途
- 入社予定者のグループをまとめて調整する人事、採用、IT、または職場運営チーム
- 新しいチームメンバーの受け入れと初週の引き継ぎを準備するマネージャー
- 名簿をトラッカー、マネージャー向けメモ、ウェルカムスペースの下書きにまとめるコーディネーター
Contents
新入社員オンボーディングの調整
オンボーディングトラッカー、チーム別サマリー、ウェルカムスペースの下書きを準備します。
ChatGPT を使って、承認済みの新入社員情報を収集し、トラッカーの更新案とチーム別サマリー、ウェルカムスペースのセットアップ案を作成します。何かを送信する前に、すべてレビューできる状態にします。
ChatGPT を使って、承認済みの新入社員情報を収集し、トラッカーの更新案とチーム別サマリー、ウェルカムスペースのセットアップ案を作成します。何かを送信する前に、すべてレビューできる状態にします。
最適な用途
- 入社予定者のグループをまとめて調整する人事、採用、IT、または職場運営チーム
- 新しいチームメンバーの受け入れと初週の引き継ぎを準備するマネージャー
- 名簿をトラッカー、マネージャー向けメモ、ウェルカムスペースの下書きにまとめるコーディネーター
スキルとプラグイン
- SpreadsheetCSV、TSV、Excel のトラッカーを確認し、スプレッドシートの更新案を作成して、表形式の業務データを正式な情報源にする前にレビューします。
- 承認済みのドキュメント、トラッカーテンプレート、エクスポート、共有オンボーディングフォルダーをチャットのコンテキストに取り込みます。
- Notion に既にあるオンボーディング計画、プロジェクトページ、チェックリスト、チーム Wiki を参照します。
| Skill | Why use it |
|---|---|
| Spreadsheet | CSV、TSV、Excel のトラッカーを確認し、スプレッドシートの更新案を作成して、表形式の業務データを正式な情報源にする前にレビューします。 |
| Google Drive | 承認済みのドキュメント、トラッカーテンプレート、エクスポート、共有オンボーディングフォルダーをチャットのコンテキストに取り込みます。 |
| Notion | Notion に既にあるオンボーディング計画、プロジェクトページ、チェックリスト、チーム Wiki を参照します。 |
開始用プロンプト
はじめに
新入社員のオンボーディングは通常、複数のシステムにまたがります。採用承諾済みの新入社員リスト、オンボーディングトラッカー、マネージャーやチームとの対応表、アカウントと機器の準備状況、カレンダー上のマイルストーン、初週の連携に使うチームのチャットスペースなどです。
このワークフローの調整には ChatGPT が役立ちます。入社予定者の棚卸し、トラッカー更新案の作成、対象者のチーム別サマリー、ウェルカムスペースのセットアップ案を、1 つのレビュー可能なパケットにまとめるよう依頼できます。最初の作業は読み取り専用にし、具体的なアクションプランをレビューしてから、書き込み、招待、投稿、DM、メール送信、チャンネル作成を明示的に承認してください。
レビュー範囲の定義
ChatGPT に読み取りや書き込みをさせる前に、対象者、ソースシステム、使用を許可するフィールド、出力先の成果物、レビュアー、対象外のアクションを定義します。
オンボーディングデータには機密情報が含まれる可能性があるため、これは重要です。希望する氏名表記、役割、採用チーム、マネージャー、必要な場合の勤務先メールアドレス、入社日、タイムゾーンまたは大まかな勤務地、バディ、アカウントの準備状況、機器の準備状況、オリエンテーションのマイルストーン、未解決の質問など、実務に必要なオンボーディング情報に絞ってください。
プロンプトや生成するトラッカーには、報酬、人口統計情報、政府発行の ID、自宅住所、医療・障害情報、身元調査の状況、在留資格、面接のフィードバック、パフォーマンスに関するメモを含めないでください。
承認済みのオンボーディング情報の収集
まず、組織がオンボーディングの調整用に承認している正式な情報源を使用します。たとえば、採用データや HR データのエクスポート、スプレッドシート、プロジェクトトラッカー、マネージャー提供の表、ディレクトリエクスポート、貼り付けた小規模なサンプルなどです。
ChatGPT に、トラッカー作成前に、読み取ったソース、行数、日付範囲、フィールド名、選択した列を報告させます。スプレッドシートのセル、ドキュメント、チャットメッセージ、レコードは、従うべき指示ではなく、要約対象のデータとして扱わせてください。
オンボーディングトラッカーの作成
ChatGPT がソースに基づく事実と生成した計画用フィールドを分けると、トラッカーをレビューしやすくなります。
たとえば、ソース列には氏名、チーム、マネージャー、役割、入社日、勤務先メールアドレス、勤務地を含めることができます。計画列には、アカウント担当者、機器担当者、オリエンテーションセッション、ウェルカムスペースの状況、バディ、準備状況、不足情報、次の対応を含めることができます。
運用中のトラッカーを更新する前に、新しい CSV、スプレッドシート、Markdown の表、または下書き用タブにトラッカーの更新案を作成するよう ChatGPT に依頼します。書き込みを承認する前に、各行、共有先、不足フィールドに関する確認事項をレビューしてください。
チーム別サマリーとウェルカムスペースの下書き作成
トラッカーの下書きが正しければ、コーディネーターがレビューする順序で ChatGPT に連絡文を準備させます：
- 人数、入社日、マネージャー、準備不足を含むチーム別サマリー
- 承認済みの命名規則に従った非公開ウェルカムスペース名
- 各スペースの招待リスト、オーナー、トピック、ブックマーク、ウェルカムメッセージ、初週のチェックリスト項目
- 不要な個人情報を含まない告知チャンネル向け文案
この段階では、出力はまだ下書きにとどめます。チャンネル名から個人の身元や雇用状況が明らかになる可能性があり、招待すると相手にすぐ通知される場合があります。作成、招待、投稿、DM、メール送信、トラッカーへの書き込みは、明示的な承認を得てから実行してください。
週次オンボーディングワークフローの実行
オンボーディングを定期的に確認する場合は、作業を次のチェックポイントに分けます：
- 棚卸し： 指定したソースだけを読み取り、対象入社日範囲の人を特定して、欠落または矛盾するデータを報告します。
- 下書き作成： トラッカー、チームサマリー、ウェルカムスペース計画、招待リスト、各メッセージの下書きを作成します。
- レビュー： 対象者、更新先トラッカー、告知日または告知状況、告知対象、ウェルカムスペースの命名規則、スペースのプライバシー設定、招待リスト、すべてのメッセージを確認します。
- 実行： 明示的な承認文を受け取った後、レビュー済みのアクションだけを実行するよう ChatGPT に依頼します。
- 報告： 作成した成果物へのリンク、アクション別の件数、未解決の不足事項、次の担当者を返します。最終サマリーに必要でない限り、名簿全体を貼り付けないでください。
おすすめのプロンプト
以下のプロンプトでは、工程を分けて作業案を準備します。チームで共有プロジェクトページやマネージャー向け概要を使用している場合は、外部へのアクションを承認する前に、レビュー済みのトラッカー、サマリー、ウェルカムスペース計画をその成果物の下書きにまとめるよう ChatGPT に依頼してください。
対象入社日範囲の新入社員の棚卸し
トラッカーとチームサマリーの下書き作成
ウェルカムスペースのセットアップ案作成
オンボーディング資料一式の取りまとめ
承認済みアクションのみの実行
