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Préparer une revue d’activité

Transformez les données récurrentes relatives aux KPI, à la clôture et aux prévisions en une synthèse des performances étayée par des sources.

Difficulty Intermédiaire
Time horizon 30 min

Transmettez à ChatGPT les tableaux de bord des KPI, les classeurs de clôture, les définitions des indicateurs, les mises à jour des prévisions, les revues précédentes et les notes des responsables, puis demandez-lui d’expliquer les changements significatifs, les écarts, les anomalies, les risques, les problèmes de qualité des données et les actions de suivi sous la forme d’une synthèse prête à être examinée.

Idéal pour

  • Revues d’activité hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles pour les équipes produit, opérations, croissance ou finance.
  • Revues qui réunissent des tableaux de bord des KPI, des classeurs, des prévisions, des rapports antérieurs et des notes des responsables.
  • Équipes qui doivent rattacher à une source les changements significatifs, les anomalies et chaque chiffre important avant la revue par la direction.

Contents

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    Préparer une revue d’activité

    Transformez les données récurrentes relatives aux KPI, à la clôture et aux prévisions en une synthèse des performances étayée par des sources.

    Transmettez à ChatGPT les tableaux de bord des KPI, les classeurs de clôture, les définitions des indicateurs, les mises à jour des prévisions, les revues précédentes et les notes des responsables, puis demandez-lui d’expliquer les changements significatifs, les écarts, les anomalies, les risques, les problèmes de qualité des données et les actions de suivi sous la forme d’une synthèse prête à être examinée.

    Intermédiaire
    30 min

    Transmettez à ChatGPT les tableaux de bord des KPI, les classeurs de clôture, les définitions des indicateurs, les mises à jour des prévisions, les revues précédentes et les notes des responsables, puis demandez-lui d’expliquer les changements significatifs, les écarts, les anomalies, les risques, les problèmes de qualité des données et les actions de suivi sous la forme d’une synthèse prête à être examinée.

    Intermédiaire
    30 min

    Liens connexes

    OpenAI Academy : Équipes de data science Plugins Skills d’agent

    Idéal pour

    • Revues d’activité hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles pour les équipes produit, opérations, croissance ou finance.
    • Revues qui réunissent des tableaux de bord des KPI, des classeurs, des prévisions, des rapports antérieurs et des notes des responsables.
    • Équipes qui doivent rattacher à une source les changements significatifs, les anomalies et chaque chiffre important avant la revue par la direction.

    Skills et plugins

    • Documents
      Créez et vérifiez un document de synthèse modifiable, doté d’une structure claire pour la direction et de références aux sources.
    • Spreadsheets
      Examinez les classeurs de clôture et les fichiers de prévisions, validez les données chiffrées et retrouvez chaque chiffre significatif dans son onglet d’origine.
    • Google Drive
      Consultez, dans les fichiers ou dossiers Drive précisément indiqués, les classeurs approuvés, les revues précédentes, les tableaux de bord et les notes des responsables.
    • Slack
      Consultez les fils de discussion approuvés sur la clôture financière et les informations contextuelles fournies par les responsables lorsque ces messages font partie du dossier de revue.
    Skill Why use it
    Documents Créez et vérifiez un document de synthèse modifiable, doté d’une structure claire pour la direction et de références aux sources.
    Spreadsheets Examinez les classeurs de clôture et les fichiers de prévisions, validez les données chiffrées et retrouvez chaque chiffre significatif dans son onglet d’origine.
    Google Drive Consultez, dans les fichiers ou dossiers Drive précisément indiqués, les classeurs approuvés, les revues précédentes, les tableaux de bord et les notes des responsables.
    Slack Consultez les fils de discussion approuvés sur la clôture financière et les informations contextuelles fournies par les responsables lorsque ces messages font partie du dossier de revue.

    Prompt de démarrage

    Utilisez $documents et $spreadsheets pour préparer la revue d’activité [weekly, monthly, or quarterly] pour [business or team]. Utilisez les éléments que je fournis : le tableau de bord des KPI, les définitions des indicateurs, le classeur de clôture, les tableaux des revenus et des dépenses, la mise à jour des prévisions, la revue précédente et les notes des responsables. Si certaines données d’entrée se trouvent dans des plugins connectés, utilisez uniquement les fichiers @google-drive ou les fils de discussion @slack que j’indique précisément. Créez un document de synthèse modifiable comportant un bref résumé destiné à la direction, les évolutions significatives des KPI, les principaux écarts, les anomalies, les changements intervenus depuis les prévisions, les risques, les contrôles de qualité des données, les questions à examiner et les actions de suivi par responsable. Ajoutez des graphiques à l’appui lorsqu’ils sont utiles. Pour chaque chiffre significatif, citez l’onglet du classeur, le tableau de bord ou la note source qui l’étaye. Ne comblez pas les lacunes avec des chiffres inventés ; répertoriez les affirmations non étayées et les données d’entrée manquantes à examiner.
    Utilisez $documents et $spreadsheets pour préparer la revue d’activité [weekly, monthly, or quarterly] pour [business or team]. Utilisez les éléments que je fournis : le tableau de bord des KPI, les définitions des indicateurs, le classeur de clôture, les tableaux des revenus et des dépenses, la mise à jour des prévisions, la revue précédente et les notes des responsables. Si certaines données d’entrée se trouvent dans des plugins connectés, utilisez uniquement les fichiers @google-drive ou les fils de discussion @slack que j’indique précisément. Créez un document de synthèse modifiable comportant un bref résumé destiné à la direction, les évolutions significatives des KPI, les principaux écarts, les anomalies, les changements intervenus depuis les prévisions, les risques, les contrôles de qualité des données, les questions à examiner et les actions de suivi par responsable. Ajoutez des graphiques à l’appui lorsqu’ils sont utiles. Pour chaque chiffre significatif, citez l’onglet du classeur, le tableau de bord ou la note source qui l’étaye. Ne comblez pas les lacunes avec des chiffres inventés ; répertoriez les affirmations non étayées et les données d’entrée manquantes à examiner.

    Appuyez-vous sur le dossier constitué au fil des revues

    Une revue d’activité doit expliquer ce qui a changé, pourquoi ces changements se sont produits et quelles décisions l’équipe doit prendre. ChatGPT peut produire une première version à partir des tableaux de bord des KPI, des définitions des indicateurs, des classeurs de clôture, des mises à jour des prévisions, des revues précédentes et des notes des responsables, tout en assurant la traçabilité des sources.

    Préparez les sources de la revue

    Indiquez précisément les fichiers, tableaux de bord et conversations que ChatGPT doit utiliser. Précisez la période couverte, le public visé, les seuils de significativité, les prévisions précédentes et toutes les sections requises. Évitez les recherches générales dans un espace de travail connecté lorsque la revue doit s’appuyer sur un ensemble défini de données approuvées.

    1. Définissez la période couverte par la revue, le public visé et le seuil de significativité.
    2. Joignez le tableau de bord des KPI, les définitions des indicateurs, les classeurs pertinents, la mise à jour des prévisions, la revue précédente et les notes des responsables.
    3. Demandez à ChatGPT de vérifier la qualité des données et de retracer la provenance des chiffres significatifs avant de rédiger la synthèse.
    4. Lancez le prompt de départ, puis examinez les changements, les écarts, les anomalies, les risques, les hypothèses et les actions de suivi.
    5. Vérifiez les liens vers les sources et les actions attribuées aux responsables avant que la direction n’examine la revue.

    Révisez la synthèse

    Un brouillon utile distingue les conclusions étayées des questions qu’il reste à attribuer à un responsable. Il doit mettre en évidence les variations significatives des KPI et les changements intervenus depuis l’établissement des prévisions, expliquer les risques en termes simples et faciliter l’attribution des actions de suivi.

    Comparez cette revue d’activité à la précédente et auditez la synthèse. Présentez : - les évolutions et écarts de KPI récemment devenus significatifs - les anomalies qui se sont résorbées ou aggravées - les risques qui subsistent et les actions de suivi des responsables qui restent en suspens - les indicateurs dont la définition ou la source a changé - les affirmations non étayées ou les problèmes de qualité des données - les questions que l’équipe devrait poser ensuite Citez la source sur laquelle repose chaque comparaison significative, signalez toute incertitude et regroupez les points non résolus par responsable.

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