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Videz votre boîte de réception

Traitez les e-mails accumulés, rédigez des réponses dans votre style et suivez les nouveaux messages au fil de leur arrivée.

Difficulty Facile
Time horizon 10 min

Désencombrez une boîte de réception surchargée et repérez les messages qui nécessitent une réponse, une décision ou votre attention. ChatGPT Work peut proposer un nettoyage, rédiger des réponses dans votre style et rechercher les nouveaux e-mails selon un calendrier défini.

Idéal pour

  • Désencombrez une boîte de réception surchargée sans perdre d’informations utiles.
  • Faites remonter les e-mails importants et les brouillons de réponse selon un calendrier défini.

Contents

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    Videz votre boîte de réception

    Traitez les e-mails accumulés, rédigez des réponses dans votre style et suivez les nouveaux messages au fil de leur arrivée.

    Désencombrez une boîte de réception surchargée et repérez les messages qui nécessitent une réponse, une décision ou votre attention. ChatGPT Work peut proposer un nettoyage, rédiger des réponses dans votre style et rechercher les nouveaux e-mails selon un calendrier défini.

    Facile
    10 min

    Désencombrez une boîte de réception surchargée et repérez les messages qui nécessitent une réponse, une décision ou votre attention. ChatGPT Work peut proposer un nettoyage, rédiger des réponses dans votre style et rechercher les nouveaux e-mails selon un calendrier défini.

    Facile
    10 min

    Liens connexes

    Plugins Tâches planifiées

    Idéal pour

    • Désencombrez une boîte de réception surchargée sans perdre d’informations utiles.
    • Faites remonter les e-mails importants et les brouillons de réponse selon un calendrier défini.

    Skills et plugins

    • Gmail
      Recherchez et triez les conversations Gmail, créez des brouillons de réponse et, à votre demande explicite, archivez les messages, attribuez-leur un libellé ou déplacez-les vers la Corbeille.
    • Outlook Email
      Recherchez et triez les e-mails Outlook, organisez les messages récurrents, modifiez leur état de lecture ou déplacez-les à votre demande explicite, et préparez des brouillons de réponse à partir de votre boîte aux lettres connectée.
    Skill Why use it
    Gmail Recherchez et triez les conversations Gmail, créez des brouillons de réponse et, à votre demande explicite, archivez les messages, attribuez-leur un libellé ou déplacez-les vers la Corbeille.
    Outlook Email Recherchez et triez les e-mails Outlook, organisez les messages récurrents, modifiez leur état de lecture ou déplacez-les à votre demande explicite, et préparez des brouillons de réponse à partir de votre boîte aux lettres connectée.

    Prompt de démarrage

    Examinez les e-mails des 90 derniers jours dans ma messagerie connectée, y compris les messages envoyés. Si j’ai plusieurs comptes, examinez-les séparément. Si aucun compte n’est connecté, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Déterminez s’il s’agit d’une boîte de réception professionnelle ou personnelle, puis identifiez les personnes, les projets et les messages récurrents qui comptent. Appuyez-vous sur les e-mails récents que j’ai rédigés et envoyés pour comprendre mon style. Ignorez les messages transférés ou générés qui ne reflètent pas mon style, et consultez les autres outils connectés lorsqu’ils peuvent apporter un contexte utile pour une réponse. Présentez-moi une synthèse concise et personnalisée, avec des titres formulés naturellement : - Commencez par une ou deux phrases sur ce que vous avez appris de ma boîte de réception, en indiquant le nombre total de messages et celui des messages non lus. - Répertoriez jusqu’à cinq e-mails qui nécessitent mon attention. Pour chacun, utilisez une seule puce courte indiquant l’action à effectuer, l’échéance pertinente et un lien. Évitez toute supposition, en particulier concernant les alertes de sécurité. - En deux ou trois phrases, expliquez à quels e-mails courants vous attribueriez un libellé avant de les archiver, lesquels resteraient visibles et quels abonnements mériteraient d’être examinés. Présentez les `labels` proposés directement dans le texte et précisez que les e-mails archivés restent accessibles via la recherche. - Rédigez une réponse utile dans mon style, en expliquant brièvement à qui elle est destinée, ce dont cette personne a besoin et le contexte pertinent que vous avez trouvé. - Expliquez ce que vous ferez par la suite et indiquez que je peux vous réorienter en répondant ici. - Terminez par trois questions simples et numérotées de type yes/no : appliquer le nettoyage, enregistrer la réponse comme brouillon ou conserver les horaires et priorités proposés. Montrez comment répondre en une ligne, par exemple « 1 oui, 2 oui, 3 non », et invitez-moi à indiquer les modifications souhaitées. Pour les e-mails professionnels, programmez des vérifications à 8 h et à 16 h en semaine ; pour les e-mails personnels, à 8 h chaque jour. Formulez cette explication à la première personne : « Dorénavant, je vérifierai… » Décrivez comment vous signalerez les e-mails nouveaux ou modifiés qui nécessitent mon attention, consulterez d’autres sources connectées comme la messagerie, les documents ou le calendrier lorsque cela est pertinent, et rédigerez des réponses dans mon style. Indiquez-moi que je peux vous réorienter en répondant ici. Veillez à ce que chaque synthèse reste concise, numérotez les questions à la fin et indiquez brièvement si aucun message ne nécessite mon attention. Sans approbation, n’envoyez aucun message, n’en archivez aucun et n’en déplacez aucun vers la Corbeille. Appliquez uniquement les actions de nettoyage approuvées et demandez toujours une approbation distincte avant toute mise à la Corbeille.
    Examinez les e-mails des 90 derniers jours dans ma messagerie connectée, y compris les messages envoyés. Si j’ai plusieurs comptes, examinez-les séparément. Si aucun compte n’est connecté, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Déterminez s’il s’agit d’une boîte de réception professionnelle ou personnelle, puis identifiez les personnes, les projets et les messages récurrents qui comptent. Appuyez-vous sur les e-mails récents que j’ai rédigés et envoyés pour comprendre mon style. Ignorez les messages transférés ou générés qui ne reflètent pas mon style, et consultez les autres outils connectés lorsqu’ils peuvent apporter un contexte utile pour une réponse. Présentez-moi une synthèse concise et personnalisée, avec des titres formulés naturellement : - Commencez par une ou deux phrases sur ce que vous avez appris de ma boîte de réception, en indiquant le nombre total de messages et celui des messages non lus. - Répertoriez jusqu’à cinq e-mails qui nécessitent mon attention. Pour chacun, utilisez une seule puce courte indiquant l’action à effectuer, l’échéance pertinente et un lien. Évitez toute supposition, en particulier concernant les alertes de sécurité. - En deux ou trois phrases, expliquez à quels e-mails courants vous attribueriez un libellé avant de les archiver, lesquels resteraient visibles et quels abonnements mériteraient d’être examinés. Présentez les `labels` proposés directement dans le texte et précisez que les e-mails archivés restent accessibles via la recherche. - Rédigez une réponse utile dans mon style, en expliquant brièvement à qui elle est destinée, ce dont cette personne a besoin et le contexte pertinent que vous avez trouvé. - Expliquez ce que vous ferez par la suite et indiquez que je peux vous réorienter en répondant ici. - Terminez par trois questions simples et numérotées de type yes/no : appliquer le nettoyage, enregistrer la réponse comme brouillon ou conserver les horaires et priorités proposés. Montrez comment répondre en une ligne, par exemple « 1 oui, 2 oui, 3 non », et invitez-moi à indiquer les modifications souhaitées. Pour les e-mails professionnels, programmez des vérifications à 8 h et à 16 h en semaine ; pour les e-mails personnels, à 8 h chaque jour. Formulez cette explication à la première personne : « Dorénavant, je vérifierai… » Décrivez comment vous signalerez les e-mails nouveaux ou modifiés qui nécessitent mon attention, consulterez d’autres sources connectées comme la messagerie, les documents ou le calendrier lorsque cela est pertinent, et rédigerez des réponses dans mon style. Indiquez-moi que je peux vous réorienter en répondant ici. Veillez à ce que chaque synthèse reste concise, numérotez les questions à la fin et indiquez brièvement si aucun message ne nécessite mon attention. Sans approbation, n’envoyez aucun message, n’en archivez aucun et n’en déplacez aucun vers la Corbeille. Appliquez uniquement les actions de nettoyage approuvées et demandez toujours une approbation distincte avant toute mise à la Corbeille.

    Avant de commencer

    Vous pouvez réaliser cette tâche dans ChatGPT Work depuis un navigateur ou l’application de bureau. Avant de commencer :

    • Connectez votre messagerie. Installez le plugin Gmail ou Outlook Email. Vous pouvez également connecter Slack, Google Drive et votre calendrier afin de fournir davantage de contexte à ChatGPT lorsqu’il rédige des réponses.
    • Choisissez où s’exécutent les vérifications planifiées. Commencez dans le navigateur si vous souhaitez que les vérifications continuent lorsque votre ordinateur portable est éteint. Si vous utilisez l’application de bureau, laissez votre ordinateur allumé et l’application de bureau ChatGPT ouverte. Les conversations vocales ne prennent pas en charge les tâches planifiées ; configurez-les ou gérez-les plutôt dans une discussion.

    À quoi vous attendre

    ChatGPT examine les e-mails récents, repère les messages qui nécessitent votre attention, propose un nettoyage et prépare des réponses sans les envoyer. Une fois le nettoyage approuvé, il peut appliquer ces modifications aux e-mails plus anciens en attente. Voici à quoi cette conversation peut ressembler :

    ChatGPT Work

    J’ai examiné votre boîte de réception professionnelle connectée, principalement consacrée aux lancements de produits, à la documentation et au travail de production. Elle compte 116 messages, dont 96 non lus ; la plupart des e-mails non lus concernent l’activité des projets, les mises à jour du calendrier, les notifications de fichiers partagés et les newsletters.

    Éléments nécessitant votre attention

    • Préparation de l’enregistrement : envoyez les sujets de démonstration demandés, une courte biographie et une photo avant la session de demain.
    • Révision de la documentation : traitez les retours sur l’exactitude des informations produit avant que le guide ne passe à l’étape suivante.
    • Échec du déploiement de l’aperçu : analysez l’échec du build avant de vous appuyer sur les modifications actuelles.
    • Tâche relative aux avantages sociaux : effectuez la modification en attente concernant les avantages sociaux.
    • Alerte de connexion : vérifiez si vous êtes à l’origine de la connexion récente et, dans le cas contraire, suivez les instructions de l’alerte.

    Nettoyage

    J’attribuerais les libellés Project activity, Calendar et Docs aux notifications courantes liées aux projets, au calendrier et aux documents, puis je les archiverais ; les e-mails archivés restent accessibles via la recherche. Les demandes directes, les révisions en cours, les builds en échec, les alertes de sécurité et tout élément non résolu resteraient visibles. Les newsletters et autres abonnements récurrents méritent d’être examinés séparément.

    Une réponse à l’organisateur de l’enregistrement

    L’organisateur de l’enregistrement attend les sujets de démonstration, une courte biographie et une photo. J’ai consulté les dernières informations de planification et rédigé une réponse dans votre style :

    J’ai hâte d’y être. Je prévois de présenter les trois flux de travail dont nous avons discuté et je vous enverrai la biographie et la photo aujourd’hui. J’ai bien vu l’invitation mise à jour dans le calendrier ; je vais donc m’organiser en fonction du nouvel horaire.

    Dorénavant, je vérifierai votre messagerie à 8 h et à 16 h en semaine. Je signalerai les e-mails nouveaux ou modifiés qui nécessitent votre attention, consulterai les sources connectées comme la messagerie, les documents ou votre calendrier lorsque cela est pertinent, et préparerai des réponses dans votre style. Vous pouvez me réorienter à tout moment en répondant ici.

    Que souhaitez-vous que je fasse ?

    1. Appliquer le nettoyage ? Oui / non. Les messages courants recevront un libellé et seront archivés, mais pas supprimés.
    2. Enregistrer la réponse comme brouillon ? Oui / non.
    3. Conserver les horaires et priorités proposés ? Oui / non.

    Répondez « 1 oui, 2 oui, 3 non » et indiquez les modifications souhaitées.

    Avertissement : Le plugin Gmail peut déplacer des e-mails vers la Corbeille lorsque vous le demandez explicitement. Examinez d’abord les groupes proposés et quelques exemples de messages. En cas de doute, archivez les messages au lieu de les supprimer. Les actions disponibles peuvent varier selon le plugin de messagerie et les paramètres de l’espace de travail.

    Fonctionnement

    Un flux de travail de messagerie se compose de plusieurs éléments :

    • Contexte fourni par les outils connectés : les plugins permettent à ChatGPT de lire vos e-mails et de consulter d’autres outils connectés lorsqu’une réponse nécessite davantage de contexte. Slack peut contenir la conversation ou la décision la plus récente, Google Drive des fichiers ou des documents de projet pertinents, et votre calendrier peut préciser certaines dates ou réunions.
    • Priorités : vous pouvez indiquer à ChatGPT les personnes, demandes, alertes et messages récurrents à privilégier ou à ignorer. Les vérifications ultérieures pourront suivre ces instructions.
    • Actions soumises à approbation : ChatGPT propose un nettoyage et prépare des brouillons de réponse, mais attend votre approbation avant d’agir.
    • Tâches planifiées : plutôt que d’attendre votre retour et une nouvelle demande, ChatGPT peut rechercher les nouveaux messages dans la même tâche, selon un calendrier défini.

    Créez votre propre flux de travail de messagerie

    Vous pouvez être plus précis si vous savez déjà ce que vous voulez. Un prompt pour les e-mails professionnels peut mettre l’accent sur les conversations actives, les demandes, les approbations et le contexte des projets :

    Commencez par examiner mon compte de messagerie professionnelle connecté. Si vous ne pouvez pas accéder à mes e-mails, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Examinez les e-mails des 90 derniers jours. Laissez visibles les messages directement envoyés par des personnes, les conversations en cours, les demandes, les échéances, les approbations, les alertes de sécurité, les tâches RH et les renouvellements. Regroupez les mises à jour récurrentes des projets, les modifications du calendrier, les comptes rendus de réunion et les notifications système afin qu’ils restent faciles à retrouver sans encombrer la boîte de réception. Signalez les newsletters, les promotions et les rappels expirés afin que je puisse les examiner. Appuyez-vous sur mes e-mails envoyés récemment et rédigés par une personne pour cerner mon style lorsque vous rédigez des réponses. Consultez les autres plugins connectés de messagerie, de calendrier ou de contexte professionnel s’ils peuvent fournir des informations pertinentes. Présentez-moi un bilan concis et personnalisé : décrivez brièvement la boîte de réception et le nombre de messages non lus ; énumérez jusqu’à cinq e-mails nécessitant mon attention, avec les échéances et les liens correspondants ; expliquez en deux ou trois phrases comment vous trieriez les messages courants tout en laissant les e-mails importants visibles ; et rédigez une réponse utile, en donnant suffisamment de contexte pour comprendre à qui elle est destinée et ce que cette personne attend. Terminez par des questions numérotées de type yes/no sur le tri, l’enregistrement de la réponse comme brouillon et le maintien des horaires et des priorités, puis ajoutez un exemple de réponse en une ligne. À l’avenir, consultez ma boîte de réception à 8 h et 16 h en semaine. Signalez les e-mails nouveaux ou modifiés qui nécessitent mon attention, consultez les autres sources connectées lorsque cela est pertinent et rédigez des réponses utiles dans mon style. Veillez à ce que chaque bilan reste concis et placez les éventuelles questions à la fin. Attendez mon approbation avant d’envoyer, d’archiver ou de déplacer quoi que ce soit dans la Corbeille, et indiquez-moi que je peux modifier à tout moment les horaires, les priorités ou la façon de rédiger les réponses.

    Un prompt pour les e-mails personnels pourrait plutôt mettre l’accent sur les personnes de votre entourage, les factures, les colis, les voyages, les rendez-vous et les alertes de compte :

    Commencez par examiner mon compte de messagerie personnelle connecté. Si vous ne pouvez pas accéder à mes e-mails, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Examinez les e-mails des 90 derniers jours. Laissez visibles les messages des personnes que je connais, les factures, les renouvellements, les reçus, les colis et les informations de livraison, les voyages et les réservations, les rendez-vous, les alertes de sécurité et tout ce qui comporte une échéance. Regroupez les informations utiles, comme les confirmations de commande et l’activité des comptes, afin qu’elles soient faciles à retrouver. Signalez les newsletters, les promotions, les rappels expirés et les abonnements récurrents afin que je puisse les examiner. Appuyez-vous sur mes e-mails envoyés récemment et rédigés par une personne pour cerner mon style lorsque vous rédigez des réponses. Consultez mon calendrier connecté ou tout autre élément de contexte disponible lorsqu’il peut aider à formuler une réponse. Présentez-moi un bilan concis et personnalisé : décrivez brièvement la boîte de réception et le nombre de messages non lus ; énumérez jusqu’à cinq e-mails nécessitant mon attention, avec les échéances et les liens correspondants ; expliquez en deux ou trois phrases comment vous trieriez les messages courants tout en laissant les e-mails importants visibles ; et rédigez une réponse utile, en donnant suffisamment de contexte pour comprendre à qui elle est destinée et ce que cette personne attend. Terminez par des questions numérotées de type yes/no sur le tri, l’enregistrement de la réponse comme brouillon et le maintien des horaires et des priorités, puis ajoutez un exemple de réponse en une ligne. À l’avenir, consultez ma boîte de réception une fois par jour à 8 h. Signalez les e-mails nouveaux ou modifiés qui nécessitent mon attention, consultez les autres sources connectées lorsque cela est pertinent et rédigez des réponses utiles dans mon style. Veillez à ce que chaque bilan reste concis et placez les éventuelles questions à la fin. Attendez mon approbation avant d’envoyer, d’archiver ou de déplacer quoi que ce soit dans la Corbeille, et indiquez-moi que je peux modifier à tout moment les horaires, les priorités ou la façon de rédiger les réponses.

    Les deux exemples suivent la même structure de base : ce qu’il faut vérifier, ce qui compte, ce qu’il faut faire, quand le faire et les actions qui nécessitent une approbation.

    Pour aller plus loin

    Une fois le workflow de base opérationnel, vous pouvez l’affiner ou demander à ChatGPT de prendre en charge d’autres tâches utiles liées aux e-mails.

    Vérifiez toujours le contexte pertinent

    Lorsqu’un e-mail provient de [people or teams] ou concerne [project or topic], consultez [connected source, channel, folder, or doc] avant de le résumer ou de rédiger une réponse. Signalez tout élément qui modifie la réponse à apporter.

    Rédigez un point d’avancement récurrent

    Chaque vendredi à 15 h, rédigez un e-mail à [people or team] pour faire le point sur [project or topic]. Utilisez [connected sources, channels, docs, or files] pour résumer l’avancement, les décisions, les risques et les prochaines étapes. Soyez concis et demandez-moi de relire le message avant de l’envoyer.

    Relancez les e-mails restés sans réponse

    Signalez les fils de discussion actifs dans lesquels j’attends une réponse et où personne n’a répondu depuis [number] jours. Rédigez une courte relance en vous appuyant sur les éléments de contexte les plus récents, mais ne l’envoyez pas sans mon approbation.

    Modifiez le format

    Organisez les prochaines vérifications de la boîte de réception selon les catégories « réponse nécessaire », « en attente d’un interlocuteur » et « à ignorer ». Placez les messages urgents en premier.

    Indiquez-lui ce qui compte

    Signalez systématiquement les messages de [people, teams, or senders], ainsi que tout ce qui concerne [projects or topics]. Accordez une faible priorité à [recurring notifications].

    Ajustez la rédaction des réponses

    Rédigez des brouillons de réponse courts et directs. Reproduisez mon style habituel, utilisez les derniers éléments de contexte provenant de mes plugins connectés et demandez-moi des précisions lorsqu’il vous manque du contexte.

    Modifiez les horaires de vérification

    Consultez ma boîte de réception à 8 h et 16 h en semaine. Signalez uniquement les messages qui nécessitent mon attention avant la prochaine vérification.

    Exigez une approbation pour les actions de tri et de réponse jusqu’à ce que vous ayez confiance dans les règles.

    Les actions Gmail et Outlook ainsi que les tâches planifiées dépendent de votre abonnement et des paramètres de votre espace de travail.

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