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Videz votre boîte de réception

Traitez les e-mails en attente, préparez des réponses dans votre style et gardez un œil sur les nouveaux messages.

Difficulty Easy
Time horizon 10m

Faites le tri dans une boîte de réception surchargée et repérez les messages qui appellent une réponse, une décision ou une attention particulière. ChatGPT Work peut vous suggérer des messages à classer, préparer des réponses dans votre style et vérifier l’arrivée de nouveaux e-mails à des horaires définis.

Best for

  • Désencombrer une boîte de réception tout en conservant les messages utiles.
  • Recevoir à heures fixes un point sur les e-mails importants et les brouillons de réponse.

Contents

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    Videz votre boîte de réception

    Traitez les e-mails en attente, préparez des réponses dans votre style et gardez un œil sur les nouveaux messages.

    Faites le tri dans une boîte de réception surchargée et repérez les messages qui appellent une réponse, une décision ou une attention particulière. ChatGPT Work peut vous suggérer des messages à classer, préparer des réponses dans votre style et vérifier l’arrivée de nouveaux e-mails à des horaires définis.

    Easy
    10m

    Faites le tri dans une boîte de réception surchargée et repérez les messages qui appellent une réponse, une décision ou une attention particulière. ChatGPT Work peut vous suggérer des messages à classer, préparer des réponses dans votre style et vérifier l’arrivée de nouveaux e-mails à des horaires définis.

    Easy
    10m

    Related links

    Plugins Tâches planifiées

    Best for

    • Désencombrer une boîte de réception tout en conservant les messages utiles.
    • Recevoir à heures fixes un point sur les e-mails importants et les brouillons de réponse.

    Skills & Plugins

    • Gmail
      Recherchez et triez les conversations Gmail et préparez des brouillons de réponse. Si vous le demandez explicitement, le plugin peut archiver des messages, leur appliquer un libellé ou les placer dans la corbeille.
    • Outlook Email
      Recherchez et triez vos e-mails Outlook, organisez les messages récurrents et préparez des brouillons de réponse depuis votre messagerie connectée. Si vous le demandez explicitement, le plugin peut marquer des messages comme lus ou non lus, ou les déplacer.
    Skill Why use it
    Gmail Recherchez et triez les conversations Gmail et préparez des brouillons de réponse. Si vous le demandez explicitement, le plugin peut archiver des messages, leur appliquer un libellé ou les placer dans la corbeille.
    Outlook Email Recherchez et triez vos e-mails Outlook, organisez les messages récurrents et préparez des brouillons de réponse depuis votre messagerie connectée. Si vous le demandez explicitement, le plugin peut marquer des messages comme lus ou non lus, ou les déplacer.

    Starter prompt

    Passez en revue les e-mails des 90 derniers jours dans ma messagerie connectée, y compris les messages envoyés. Si j’ai plusieurs comptes, examinez-les séparément. Si aucun compte n’est connecté, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Déterminez d’après les messages si j’utilise cette boîte à titre professionnel ou personnel. Repérez les personnes, les projets et les messages récurrents qui comptent pour moi. Appuyez-vous sur les e-mails récents que j’ai rédigés et envoyés pour comprendre ma façon d’écrire. Écartez les messages transférés ou générés automatiquement qui ne reflètent pas mon style. Consultez les autres outils connectés s’ils peuvent vous apporter des précisions utiles pour rédiger une réponse. Faites-moi un point concis et personnalisé. Donnez à chaque rubrique un titre formulé dans un langage naturel. - Commencez par résumer en une ou deux phrases ce que vous avez appris en parcourant ma boîte de réception. Indiquez le nombre total de messages et le nombre de messages non lus. - Signalez jusqu’à cinq e-mails qui méritent mon attention. Consacrez une puce courte à chacun, en indiquant l’action à entreprendre, les dates ou échéances pertinentes et le lien vers le message. Évitez les suppositions, surtout pour les alertes de sécurité. - En deux ou trois phrases, précisez quels messages courants vous proposez de classer par libellé et d’archiver, lesquels resteront visibles dans ma boîte de réception et quels abonnements méritent d’être revus. Présentez les `labels` proposés au format code dans le texte et précisez que je peux toujours retrouver les messages archivés en effectuant une recherche. - Rédigez une réponse utile dans mon style. Précisez brièvement à qui elle s’adresse, ce dont cette personne a besoin et quels éléments de contexte vous avez trouvés pour lui répondre. - Expliquez ce que vous ferez par la suite et précisez que je peux vous donner de nouvelles consignes en répondant ici. - Terminez par trois questions simples et numérotées auxquelles je peux répondre par oui ou par non. Demandez-moi d’abord si vous pouvez effectuer le tri proposé, puis si vous pouvez enregistrer la réponse comme brouillon, et enfin si je souhaite conserver les horaires et les priorités proposés. Donnez un exemple de réponse sur une ligne, comme « 1 oui, 2 oui, 3 non », et invitez-moi à préciser les changements souhaités. Pour une boîte professionnelle, programmez les vérifications à 8 h et à 16 h du lundi au vendredi. Pour une boîte personnelle, programmez-les à 8 h tous les jours. Annoncez ces horaires à la première personne en commençant par « Désormais, je vérifierai… ». Décrivez comment vous me signalerez les messages nouveaux ou modifiés qui méritent mon attention, comment vous utiliserez au besoin d’autres sources connectées comme la messagerie instantanée, les documents ou le calendrier, et comment vous préparerez des réponses dans mon style. Précisez que je peux vous donner de nouvelles consignes en répondant ici. À chaque fois, restez bref et regroupez les éventuelles questions à la fin en les numérotant. Si rien ne mérite mon attention, dites-le en quelques mots. N’envoyez, n’archivez et ne placez aucun message dans la corbeille sans mon accord. Effectuez uniquement les opérations de tri que j’ai approuvées et demandez-moi toujours une autorisation distincte avant de placer des messages dans la corbeille.
    Passez en revue les e-mails des 90 derniers jours dans ma messagerie connectée, y compris les messages envoyés. Si j’ai plusieurs comptes, examinez-les séparément. Si aucun compte n’est connecté, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Déterminez d’après les messages si j’utilise cette boîte à titre professionnel ou personnel. Repérez les personnes, les projets et les messages récurrents qui comptent pour moi. Appuyez-vous sur les e-mails récents que j’ai rédigés et envoyés pour comprendre ma façon d’écrire. Écartez les messages transférés ou générés automatiquement qui ne reflètent pas mon style. Consultez les autres outils connectés s’ils peuvent vous apporter des précisions utiles pour rédiger une réponse. Faites-moi un point concis et personnalisé. Donnez à chaque rubrique un titre formulé dans un langage naturel. - Commencez par résumer en une ou deux phrases ce que vous avez appris en parcourant ma boîte de réception. Indiquez le nombre total de messages et le nombre de messages non lus. - Signalez jusqu’à cinq e-mails qui méritent mon attention. Consacrez une puce courte à chacun, en indiquant l’action à entreprendre, les dates ou échéances pertinentes et le lien vers le message. Évitez les suppositions, surtout pour les alertes de sécurité. - En deux ou trois phrases, précisez quels messages courants vous proposez de classer par libellé et d’archiver, lesquels resteront visibles dans ma boîte de réception et quels abonnements méritent d’être revus. Présentez les `labels` proposés au format code dans le texte et précisez que je peux toujours retrouver les messages archivés en effectuant une recherche. - Rédigez une réponse utile dans mon style. Précisez brièvement à qui elle s’adresse, ce dont cette personne a besoin et quels éléments de contexte vous avez trouvés pour lui répondre. - Expliquez ce que vous ferez par la suite et précisez que je peux vous donner de nouvelles consignes en répondant ici. - Terminez par trois questions simples et numérotées auxquelles je peux répondre par oui ou par non. Demandez-moi d’abord si vous pouvez effectuer le tri proposé, puis si vous pouvez enregistrer la réponse comme brouillon, et enfin si je souhaite conserver les horaires et les priorités proposés. Donnez un exemple de réponse sur une ligne, comme « 1 oui, 2 oui, 3 non », et invitez-moi à préciser les changements souhaités. Pour une boîte professionnelle, programmez les vérifications à 8 h et à 16 h du lundi au vendredi. Pour une boîte personnelle, programmez-les à 8 h tous les jours. Annoncez ces horaires à la première personne en commençant par « Désormais, je vérifierai… ». Décrivez comment vous me signalerez les messages nouveaux ou modifiés qui méritent mon attention, comment vous utiliserez au besoin d’autres sources connectées comme la messagerie instantanée, les documents ou le calendrier, et comment vous préparerez des réponses dans mon style. Précisez que je peux vous donner de nouvelles consignes en répondant ici. À chaque fois, restez bref et regroupez les éventuelles questions à la fin en les numérotant. Si rien ne mérite mon attention, dites-le en quelques mots. N’envoyez, n’archivez et ne placez aucun message dans la corbeille sans mon accord. Effectuez uniquement les opérations de tri que j’ai approuvées et demandez-moi toujours une autorisation distincte avant de placer des messages dans la corbeille.

    Avant de commencer

    Vous pouvez utiliser ce workflow dans ChatGPT Work depuis votre navigateur ou l’application de bureau ChatGPT. Avant de commencer :

    • Connectez votre messagerie. Installez le plugin Gmail ou Outlook Email. Vous pouvez aussi connecter Slack, Google Drive et votre calendrier pour que ChatGPT dispose de plus de contexte lorsqu’il rédige vos réponses.
    • Choisissez où lancer les vérifications planifiées. Lancez-les depuis le navigateur si vous souhaitez qu’elles se poursuivent lorsque votre ordinateur portable est éteint. Si vous utilisez l’application de bureau ChatGPT, laissez votre ordinateur allumé et l’application ouverte. Les conversations vocales ne prennent pas en charge les tâches planifiées. Configurez-les et gérez-les dans une discussion écrite.

    À quoi vous attendre

    ChatGPT examine vos e-mails récents, repère ceux qui nécessitent votre attention, vous propose un tri et prépare des réponses sans les envoyer. Une fois le tri approuvé, il peut l’appliquer aux messages plus anciens qui se sont accumulés. Voici à quoi pourrait ressembler la discussion :

    ChatGPT Work

    J’ai examiné votre boîte de réception professionnelle connectée. Les échanges portent surtout sur les lancements de produits, la documentation et les activités de production. Elle contient 116 messages, dont 96 non lus. La plupart des messages non lus concernent le suivi des projets, les modifications du calendrier et les notifications de partage de fichiers, ou proviennent de newsletters.

    Ce qui mérite votre attention

    • Préparation de l’enregistrement : envoyez les sujets de démonstration demandés, une courte biographie et une photo avant la séance de demain.
    • Relecture de la documentation : prenez en compte les remarques sur l’exactitude des informations concernant le produit avant de passer à l’étape suivante pour le guide.
    • Échec du déploiement de l’aperçu : recherchez la cause de l’échec du build avant de vous appuyer sur les modifications actuelles.
    • Avantages sociaux : finalisez la modification en attente concernant vos avantages sociaux.
    • Alerte de connexion : vérifiez si vous êtes à l’origine de la connexion récente. Si ce n’est pas le cas, suivez les instructions de l’alerte.

    Tri des messages

    Je vous propose d’appliquer les libellés Project activity, Calendar et Docs aux notifications courantes liées respectivement aux projets, au calendrier et aux documents, puis de les archiver. Vous pourrez toujours les retrouver par la recherche. Les demandes qui vous sont adressées directement, les relectures en cours, les échecs de build, les alertes de sécurité et les sujets en suspens resteraient visibles. Les newsletters et les autres abonnements récurrents méritent un examen séparé.

    Une réponse à la personne qui organise l’enregistrement

    La personne qui organise l’enregistrement attend les sujets de démonstration, une courte biographie et une photo. J’ai vérifié les dernières informations sur l’horaire et préparé une réponse dans votre style :

    J’ai hâte d’y être ! Je compte présenter les trois workflows dont nous avons parlé et je vous enverrai ma bio et ma photo aujourd’hui. J’ai bien vu la mise à jour de l’invitation dans le calendrier et je m’organiserai en fonction du nouvel horaire.

    À partir de maintenant, je vérifierai votre boîte de réception à 8 h et à 16 h du lundi au vendredi. Je vous signalerai les messages nouveaux ou mis à jour qui nécessitent votre attention. Je consulterai, si nécessaire, les sources connectées comme votre messagerie, vos documents ou votre calendrier, et je préparerai des réponses dans votre style. Vous pouvez modifier mes consignes à tout moment en répondant ici.

    Que souhaitez-vous que je fasse ?

    1. Appliquer le tri proposé ? Oui / non. Les messages courants recevront un libellé et seront archivés sans être supprimés.
    2. Enregistrer la réponse comme brouillon ? Oui / non.
    3. Conserver les horaires et les priorités proposés ? Oui / non.

    Répondez par exemple « 1 oui, 2 oui, 3 non » et précisez les changements souhaités.

    Attention : le plugin Gmail peut placer des e-mails dans la corbeille si vous le lui demandez explicitement. Examinez d’abord les groupes proposés et quelques exemples de messages. En cas de doute, archivez le message plutôt que de le supprimer. Les actions disponibles peuvent varier selon le plugin de messagerie et les paramètres de votre espace de travail.

    Comment ça marche

    Un workflow de messagerie comporte plusieurs éléments :

    • Sources de contexte connectées : les plugins permettent à ChatGPT de lire vos e-mails et de consulter d’autres outils connectés s’il lui manque des éléments pour rédiger une réponse. Vous pouvez retrouver sur Slack les derniers échanges ou la décision la plus récente, et sur Google Drive les fichiers ou documents de projet pertinents. Votre calendrier permet de vérifier une date ou les détails d’une réunion.
    • Priorités : vous pouvez indiquer à ChatGPT les personnes, les demandes, les alertes et les messages récurrents à traiter en priorité ou à ignorer. ChatGPT peut suivre ces consignes lors des prochaines vérifications.
    • Actions soumises à approbation : ChatGPT propose un tri et prépare des brouillons de réponse, puis attend votre approbation avant d’agir.
    • Tâches planifiées : ChatGPT peut vérifier l’arrivée de nouveaux messages à intervalles réguliers dans le cadre de la même tâche, sans attendre que vous reveniez le lui demander.

    Créez votre propre workflow de messagerie

    Si vous savez déjà ce que vous voulez, vous pouvez préciser vos consignes. Un prompt pour votre messagerie professionnelle peut privilégier les conversations en cours, les demandes, les approbations et le contexte des projets :

    Commencez par examiner ma messagerie professionnelle connectée. Si vous ne pouvez pas accéder à mes e-mails, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Examinez les messages des 90 derniers jours. Gardez visibles les e-mails que des personnes m’ont adressés directement, les conversations en cours, les demandes, les échéances, les approbations, les alertes de sécurité, les démarches RH et les renouvellements. Regroupez les points d’avancement réguliers des projets, les modifications du calendrier, les comptes rendus de réunion et les notifications système pour que je puisse les retrouver facilement sans qu’ils encombrent ma boîte de réception. Signalez-moi les newsletters, les promotions et les rappels arrivés à échéance pour que je les examine. Appuyez-vous sur les e-mails récents que j’ai rédigés et envoyés moi-même pour reprendre mon style dans les brouillons de réponse. Consultez les autres plugins connectés à ma messagerie, à mon calendrier ou à mes outils de travail s’ils peuvent fournir des informations pertinentes. Faites-moi un point bref et personnalisé. Décrivez rapidement ma boîte de réception et indiquez le nombre de messages non lus. Listez jusqu’à cinq e-mails qui nécessitent mon attention, avec les dates ou délais pertinents et un lien vers chacun. Expliquez en deux ou trois phrases comment vous trieriez les messages courants tout en gardant les e-mails importants visibles. Préparez une réponse utile et précisez à qui elle s’adresse et ce que cette personne attend. Terminez par des questions numérotées auxquelles je pourrai répondre par oui ou non pour approuver le tri, enregistrer la réponse comme brouillon et conserver les horaires et les priorités. Ajoutez un exemple de réponse sur une ligne. À partir de maintenant, vérifiez ma boîte de réception à 8 h et à 16 h du lundi au vendredi. Signalez-moi les messages nouveaux ou mis à jour qui nécessitent mon attention, consultez d’autres sources connectées si nécessaire et préparez des réponses utiles dans mon style. Faites un point bref à chaque fois et placez vos questions à la fin. Attendez mon approbation avant d’envoyer, d’archiver ou de placer un message dans la corbeille. Rappelez-moi que je peux modifier à tout moment les horaires, les priorités ou vos consignes de réponse.

    Un prompt pour votre messagerie personnelle peut privilégier les messages de vos connaissances, les factures, les colis, les voyages, les rendez-vous et les alertes concernant vos comptes :

    Commencez par examiner ma messagerie personnelle connectée. Si vous ne pouvez pas accéder à mes e-mails, expliquez-moi comment connecter Gmail ou Outlook Email depuis l’onglet Plugins de ChatGPT Work. Examinez les messages des 90 derniers jours. Gardez visibles les messages des personnes que je connais, les factures, les renouvellements, les reçus, les avis de colis et de suivi de livraison, les informations sur les voyages et les réservations, les rendez-vous, les alertes de sécurité et tout message à traiter dans un délai précis. Regroupez les messages utiles à conserver, comme les confirmations de commande et les relevés d’activité de mes comptes, pour que je puisse les retrouver facilement. Signalez-moi les newsletters, les promotions, les rappels arrivés à échéance et les abonnements récurrents pour que je les examine. Appuyez-vous sur les e-mails récents que j’ai rédigés et envoyés moi-même pour reprendre mon style dans les brouillons de réponse. Consultez mon calendrier connecté ou les autres informations disponibles si cela peut vous aider à préparer une réponse. Faites-moi un point bref et personnalisé. Décrivez rapidement ma boîte de réception et indiquez le nombre de messages non lus. Listez jusqu’à cinq e-mails qui nécessitent mon attention, avec les dates ou délais pertinents et un lien vers chacun. Expliquez en deux ou trois phrases comment vous trieriez les messages courants tout en gardant les e-mails importants visibles. Préparez une réponse utile et précisez à qui elle s’adresse et ce que cette personne attend. Terminez par des questions numérotées auxquelles je pourrai répondre par oui ou non pour approuver le tri, enregistrer la réponse comme brouillon et conserver les horaires et les priorités. Ajoutez un exemple de réponse sur une ligne. À partir de maintenant, vérifiez ma boîte de réception une fois par jour à 8 h. Signalez-moi les messages nouveaux ou mis à jour qui nécessitent mon attention, consultez d’autres sources connectées si nécessaire et préparez des réponses utiles dans mon style. Faites un point bref à chaque fois et placez vos questions à la fin. Attendez mon approbation avant d’envoyer, d’archiver ou de placer un message dans la corbeille. Rappelez-moi que je peux modifier à tout moment les horaires, les priorités ou vos consignes de réponse.

    Les deux exemples suivent la même structure : ils précisent ce qu’il faut vérifier, les priorités, les actions à effectuer, le moment où les effectuer et celles qui nécessitent votre approbation.

    Allez plus loin

    Une fois votre workflow en place, vous pouvez l’affiner ou demander à ChatGPT de s’occuper d’autres tâches liées à votre messagerie.

    Consultez systématiquement les sources pertinentes

    Chaque fois qu’un e-mail provient de [people or teams] ou porte sur [project or topic], consultez [connected source, channel, folder, or doc] avant de le résumer ou de préparer une réponse. Signalez tout élément qui change la réponse à apporter.

    Préparez un point d’avancement régulier

    Chaque vendredi à 15 h, préparez un e-mail à [people or team] pour faire le point sur [project or topic]. Appuyez-vous sur [connected sources, channels, docs, or files] pour résumer les avancées, les décisions, les risques et les prochaines étapes. Restez bref et demandez-moi de relire l’e-mail avant son envoi.

    Relancez les échanges restés sans réponse

    Signalez-moi les échanges par e-mail encore en cours pour lesquels j’attends une réponse et auxquels personne n’a répondu depuis [number] jours. Préparez une courte relance à partir des informations les plus récentes, mais attendez mon approbation avant de l’envoyer.

    Modifiez le format

    Lors des prochaines vérifications de ma boîte de réception, classez les messages en trois catégories : « réponse à envoyer », « en attente d’une réponse » et « peut être ignoré ». Placez en premier les messages à traiter dans un délai précis.

    Précisez vos priorités

    Signalez-moi systématiquement les messages de [people, teams, or senders] et tout ce qui concerne [projects or topics]. Accordez une faible priorité à [recurring notifications].

    Adaptez la rédaction des réponses

    Rédigez des brouillons de réponse courts et directs. Reprenez mon style habituel, utilisez les informations les plus récentes de mes plugins connectés et posez-moi des questions s’il vous manque des éléments.

    Modifiez les horaires de vérification

    Vérifiez ma boîte de réception à 8 h et à 16 h du lundi au vendredi. Signalez uniquement les messages qui nécessitent mon attention avant la prochaine vérification.

    Continuez à exiger votre approbation pour le tri et les réponses tant que vous n’avez pas confiance dans les règles définies.

    Les actions disponibles dans Gmail et Outlook ainsi que les tâches planifiées dépendent de votre abonnement et des paramètres de votre espace de travail.

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