プロジェクト情報の集約

プロジェクトの概要資料、現在使っているフォルダー、会議メモを集め、予算、メンバーが活動できる日時、大学が定める要件、締め切りを整理します。日程、承認状況、支出ルールについては、どの情報を正式なものとして扱うかを確認します。

ファイルを整理し直したり、作業を割り振ったりする前に、ChatGPT に現状を洗い出してもらいます。

作業計画

プロジェクトの運営に必要な次の情報を一か所にまとめ、相互の関係がわかるようにします。

• マイルストーンと締め切り
• 担当者の候補と作業間の依存関係
• 予算の費目と承認状況
• 決定事項と未解決の疑問点
• 想定されるリスクと問題が起きた場合の対応策
• 会議の議題と会議後に対応する事項
• 連絡文の下書き

計画段階の非公開メモは、メンバー、協力先、参加者に向けた連絡文と分けて管理します。

チームでの確認

チームの会議で、担当者、日程、予算の前提条件を確認します。ChatGPT は提案の下書きを作成できますが、承認を得ずに担当者を決めたり、メッセージを送信したり、支出を確約したりしないようにします。

会議のたびにプロジェクトの資料に会議メモを追加し、会議で確定した事項を運営用の資料に反映するよう ChatGPT に依頼します。後任の運営メンバーが変更の経緯をたどれるよう、決定事項の履歴を残します。