Codex use case
ワークフローの監査
複雑な業務プロセスを整理し、監査結果と自動化計画にまとめます。
Difficulty Intermediate
Time horizon 1h
進捗管理表、業務手順書、引き継ぎメモ、ダッシュボード、チケット履歴、チームでの議論の記録、業務上の制約を ChatGPT に渡します。現行のワークフローを可視化し、作業が滞る箇所を特定したうえで、自動化に使える業務仕様書の草案を作成するよう依頼します。
Best for
- 同じ手作業を繰り返す、担当者が明確でない、または引き継ぎの不備が頻発するといった課題を抱える業務フロー
- 業務プロセスを自動化する準備が整っているか判断したいチーム
- 現行の工程、作業が滞る箇所、不足しているデータ、古くなった資料をまとめて記録する必要がある監査
Contents
ワークフローの監査
複雑な業務プロセスを整理し、監査結果と自動化計画にまとめます。
進捗管理表、業務手順書、引き継ぎメモ、ダッシュボード、チケット履歴、チームでの議論の記録、業務上の制約を ChatGPT に渡します。現行のワークフローを可視化し、作業が滞る箇所を特定したうえで、自動化に使える業務仕様書の草案を作成するよう依頼します。
Intermediate
1h
進捗管理表、業務手順書、引き継ぎメモ、ダッシュボード、チケット履歴、チームでの議論の記録、業務上の制約を ChatGPT に渡します。現行のワークフローを可視化し、作業が滞る箇所を特定したうえで、自動化に使える業務仕様書の草案を作成するよう依頼します。
Intermediate
1h
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Best for
- 同じ手作業を繰り返す、担当者が明確でない、または引き継ぎの不備が頻発するといった課題を抱える業務フロー
- 業務プロセスを自動化する準備が整っているか判断したいチーム
- 現行の工程、作業が滞る箇所、不足しているデータ、古くなった資料をまとめて記録する必要がある監査
Skills & Plugins
- 業務手順書、進捗管理表、引き継ぎメモ、その他の元資料を読み込みます。
- チームでの議論、繰り返し出る質問、決定事項を確認し、業務が実際にどう進んでいるかを把握します。
- Spreadsheetsワークフローの進捗管理表、タイムスタンプ、各工程の担当者、KPI データを確認します。
- Documents監査結果をまとめた概要書、更新版の業務手順書、自動化仕様書を作成します。
| Skill | Why use it |
|---|---|
| Google Drive | 業務手順書、進捗管理表、引き継ぎメモ、その他の元資料を読み込みます。 |
| Slack | チームでの議論、繰り返し出る質問、決定事項を確認し、業務が実際にどう進んでいるかを把握します。 |
| Spreadsheets | ワークフローの進捗管理表、タイムスタンプ、各工程の担当者、KPI データを確認します。 |
| Documents | 監査結果をまとめた概要書、更新版の業務手順書、自動化仕様書を作成します。 |
Starter prompt
[deadline or next cohort] より前に [workflow] を監査してください。
こちらが提供する現行の進捗管理表、業務手順書、引き継ぎメモ、KPI ダッシュボード、チケット履歴、チームでの議論の記録、ワークフロー上の制約をもとに、次の資料を作成してください。
- 現行の工程、各工程の担当者、作業が滞る箇所、繰り返し出る質問、不足しているデータをまとめたワークフロー監査の概要書
- 更新版の業務手順書
- 繰り返しの多い手作業を上位 2 つに絞り、それぞれの自動化方法を簡潔にまとめた仕様書
古くなった資料や、資料間で内容が食い違う箇所を明示してください。自動化の提案は対象を絞り、変更の実装や公開は行わないでください。
[deadline or next cohort] より前に [workflow] を監査してください。
こちらが提供する現行の進捗管理表、業務手順書、引き継ぎメモ、KPI ダッシュボード、チケット履歴、チームでの議論の記録、ワークフロー上の制約をもとに、次の資料を作成してください。
- 現行の工程、各工程の担当者、作業が滞る箇所、繰り返し出る質問、不足しているデータをまとめたワークフロー監査の概要書
- 更新版の業務手順書
- 繰り返しの多い手作業を上位 2 つに絞り、それぞれの自動化方法を簡潔にまとめた仕様書
古くなった資料や、資料間で内容が食い違う箇所を明示してください。自動化の提案は対象を絞り、変更の実装や公開は行わないでください。
現行プロセスの整理
現在の業務の流れを明確にすると、ワークフローの自動化を検討しやすくなります。業務が実際にどう進んでいるかが分かるように、トラッカー、手順書、引き継ぎメモ、チケット、指標、議論の記録を ChatGPT に渡します。
- ワークフローの対象範囲、利用者、入力、出力、レビュー日を明確にします。
- 現行の手順書、トラッカー、引き継ぎメモ、チケット、KPI の背景が分かる資料を添付します。
- 手順書の内容を、実際の議論やトラッカーに記録された状況と照合し、食い違いを整理するよう ChatGPT に依頼します。
- 最初のプロンプトを実行し、監査結果の要約、業務手順書、対象範囲を絞った自動化の仕様書を作成します。
- 実装前に、必要な権限、例外発生時の処理の流れ、取り消せない操作、各工程の責任者を確認します。
自動化の提案は、現行プロセスの説明と分けて記載します。監査では、引き続き手作業で行うべきこと、自動で検証できること、新しいワークフローで残すべき証跡を明らかにします。
効果が見込める最小限の自動化の選定
監査後、自動化の候補となる工程を、作業の繰り返し頻度、リスク、データ品質、検証コストの観点から比較するよう ChatGPT に依頼します。
このワークフローの監査結果をもとに、自動化の候補に優先順位を付けてください。
候補ごとに、次の項目を示してください。
- 現在の手作業にかかる工数と繰り返し頻度
- 必要な入力と権限
- 失敗時と例外発生時の処理の流れ
- 検証に使う成果物
- 元に戻せるかどうかと、人による承認が必要なタイミング
- 自動化を見送る理由、または進める理由
最初に安全に取り組める最小限の工程を一つだけ提案してください。実装や元の手順書の変更は行わないでください。
