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Codex use case

Créer un portail d’intégration

Aidez les nouvelles recrues à repérer leur prochaine tâche et à s’exercer aux missions qui les attendent.

Difficulty Intermediate
Time horizon 1h

À partir du programme de votre équipe pour la première semaine, proposez des activités quotidiennes, des liens vers les ressources et un exercice pratique. La progression est enregistrée pour que chaque recrue puisse reprendre là où elle en était.

Best for

  • Responsables qui accueillent plusieurs personnes sur un même type de poste.
  • Équipes RH qui tiennent à jour le programme et les ressources de la première semaine pour les nouvelles recrues.

Contents

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    Créer un portail d’intégration

    Aidez les nouvelles recrues à repérer leur prochaine tâche et à s’exercer aux missions qui les attendent.

    À partir du programme de votre équipe pour la première semaine, proposez des activités quotidiennes, des liens vers les ressources et un exercice pratique. La progression est enregistrée pour que chaque recrue puisse reprendre là où elle en était.

    Intermediate
    1h

    À partir du programme de votre équipe pour la première semaine, proposez des activités quotidiennes, des liens vers les ressources et un exercice pratique. La progression est enregistrée pour que chaque recrue puisse reprendre là où elle en était.

    Intermediate
    1h

    Best for

    • Responsables qui accueillent plusieurs personnes sur un même type de poste.
    • Équipes RH qui tiennent à jour le programme et les ressources de la première semaine pour les nouvelles recrues.

    Starter prompt

    Utilisez @Sites pour créer un portail d’intégration pour [role or team] à partir de notre programme de la première semaine. L’objectif de fin de semaine est le suivant : [for example, draft a customer kickoff agenda]. Sources : - Programme de la première semaine : [attached file or document link]. - Ressources sur le produit et l’équipe : [specific document or folder links]. - Consignes et exemple pour l’exercice pratique : [links]. - Contacts et responsabilités de chacun : [supplied list]. Commencez par indiquer quelles sources vous pouvez consulter. Listez les tâches par jour, avec les liens vers leurs sources, les consignes et les personnes à contacter. Demandez des précisions si des informations manquent ou se contredisent. N’inventez ni tâches, ni contacts, ni règles internes. Créez une page d’accueil, une liste de tâches à cocher pour chaque jour, une liste de ressources, un répertoire des contacts utiles et l’exercice pratique de fin de semaine. Pour chaque tâche, indiquez ce qu’il faut faire et pourquoi, le résultat attendu, le lien vers la ressource et la personne à contacter en cas de besoin. Indiquez une durée estimée uniquement si elle figure dans le programme. Ajoutez à l’exercice pratique des liens vers les consignes, l’exemple validé et les critères d’évaluation. Respectez l’ordre du programme fourni. Ajoutez une barre de progression et une rubrique « Reprenez là où vous en étiez ». Les tâches cochées servent à garder une trace des activités réalisées. N’en tirez pas de score pour évaluer si la personne est prête à occuper son poste. Exigez une connexion et conservez d’une visite à l’autre la liste des tâches accomplies par chaque personne. Veillez à ce que chaque personne soit la seule à pouvoir consulter sa progression. Appliquez cette règle d’accès aux enregistrements côté serveur. Stockez le contenu commun des tâches séparément des données de progression individuelles. Attribuez à chaque tâche un identifiant stable pour qu’une modification de consigne ou de lien n’efface pas la trace des tâches accomplies. Utilisez une copie relue du programme et des liens vers les ressources d’origine. Précisez que toute modification des documents sources nécessite une mise à jour du site. Ne recopiez pas le contenu de ressources à accès restreint sur une page destinée à un public plus large. N’inscrivez pas les données de progression dans les documents sources. Si vous ne pouvez pas consulter une source, demandez une copie ou un lien accessible. Testez le portail à la première connexion, en cours de parcours, une fois le programme terminé et avec un deuxième compte. Vérifiez que la progression est conservée après le rechargement de la page, qu’elle reste privée et qu’une modification des consignes ne la remet pas à zéro. Signalez les liens dont l’accès reste à vérifier avec un compte de nouvelle recrue. Réservez l’accès au site aux membres de notre espace de travail. Avant de publier, présentez un aperçu enregistré, les résultats des tests et les questions en suspens.
    Utilisez @Sites pour créer un portail d’intégration pour [role or team] à partir de notre programme de la première semaine. L’objectif de fin de semaine est le suivant : [for example, draft a customer kickoff agenda]. Sources : - Programme de la première semaine : [attached file or document link]. - Ressources sur le produit et l’équipe : [specific document or folder links]. - Consignes et exemple pour l’exercice pratique : [links]. - Contacts et responsabilités de chacun : [supplied list]. Commencez par indiquer quelles sources vous pouvez consulter. Listez les tâches par jour, avec les liens vers leurs sources, les consignes et les personnes à contacter. Demandez des précisions si des informations manquent ou se contredisent. N’inventez ni tâches, ni contacts, ni règles internes. Créez une page d’accueil, une liste de tâches à cocher pour chaque jour, une liste de ressources, un répertoire des contacts utiles et l’exercice pratique de fin de semaine. Pour chaque tâche, indiquez ce qu’il faut faire et pourquoi, le résultat attendu, le lien vers la ressource et la personne à contacter en cas de besoin. Indiquez une durée estimée uniquement si elle figure dans le programme. Ajoutez à l’exercice pratique des liens vers les consignes, l’exemple validé et les critères d’évaluation. Respectez l’ordre du programme fourni. Ajoutez une barre de progression et une rubrique « Reprenez là où vous en étiez ». Les tâches cochées servent à garder une trace des activités réalisées. N’en tirez pas de score pour évaluer si la personne est prête à occuper son poste. Exigez une connexion et conservez d’une visite à l’autre la liste des tâches accomplies par chaque personne. Veillez à ce que chaque personne soit la seule à pouvoir consulter sa progression. Appliquez cette règle d’accès aux enregistrements côté serveur. Stockez le contenu commun des tâches séparément des données de progression individuelles. Attribuez à chaque tâche un identifiant stable pour qu’une modification de consigne ou de lien n’efface pas la trace des tâches accomplies. Utilisez une copie relue du programme et des liens vers les ressources d’origine. Précisez que toute modification des documents sources nécessite une mise à jour du site. Ne recopiez pas le contenu de ressources à accès restreint sur une page destinée à un public plus large. N’inscrivez pas les données de progression dans les documents sources. Si vous ne pouvez pas consulter une source, demandez une copie ou un lien accessible. Testez le portail à la première connexion, en cours de parcours, une fois le programme terminé et avec un deuxième compte. Vérifiez que la progression est conservée après le rechargement de la page, qu’elle reste privée et qu’une modification des consignes ne la remet pas à zéro. Signalez les liens dont l’accès reste à vérifier avec un compte de nouvelle recrue. Réservez l’accès au site aux membres de notre espace de travail. Avant de publier, présentez un aperçu enregistré, les résultats des tests et les questions en suspens.

    Avant de commencer

    Transformez votre programme de première semaine en un portail où les nouvelles recrues peuvent consulter les tâches du jour, trouver les ressources dont elles ont besoin et reprendre là où elles se sont arrêtées. Demandez un portail qui regroupe les tâches quotidiennes, les personnes à contacter et un exercice pratique de fin de semaine, et qui enregistre la progression de chaque personne.

    Choisissez un poste et précisez ce qu’une nouvelle recrue devrait savoir faire à la fin de la semaine. Cet objectif vous aidera à choisir les ressources et les activités à inclure dans le programme. Rassemblez les supports que votre équipe utilise déjà.

    Source Exemple Apport au programme
    Programme de première semaine Un document ou un tableur indiquant, pour chaque tâche, le jour prévu, les consignes, la ressource et la personne à contacter La liste des tâches à cocher chaque jour
    Ressources de l’équipe Une présentation du produit, un annuaire de l’équipe et des modèles adaptés au poste Des liens et des éléments de contexte pour chaque tâche
    Exercice pratique Des consignes, des critères d’évaluation et un exemple validé Un objectif clair pour la fin de la semaine

    Décrivez chaque tâche de façon assez précise pour que la personne sache quand elle l’a terminée. « Découvrir le produit » pourrait devenir « Lisez la présentation du produit et préparez deux questions à poser lors de votre rencontre avec votre collègue référent. » Indiquez la durée estimée si elle figure dans votre programme et précisez quelles activités nécessitent l’aide d’une autre personne.

    Exemple de préparation d’une réunion de lancement avec un client

    Dans cet exemple de programme destiné à un responsable de la réussite client, les activités de la semaine préparent la nouvelle recrue à rédiger l’ordre du jour d’une réunion de lancement.

    • Prenez vos repères. Lisez la présentation du produit et rencontrez votre collègue référent pour lui poser vos questions.
    • Observez une réunion. Regardez un enregistrement validé d’une réunion de lancement et notez les questions que pose la personne qui l’anime.
    • Passez à la pratique. Rédigez un ordre du jour à partir du modèle de l’équipe, puis discutez-en avec un responsable.

    Pour un autre poste, choisissez un exercice adapté, comme rédiger un brief de campagne ou traiter une demande d’assistance fictive. Appuyez-vous sur votre programme validé pour choisir les activités et définir leur ordre.

    Connectez vos sources

    1. Joignez le programme d’intégration à la conversation dans laquelle vous créez le site. Si les documents se trouvent dans une application connectée, demandez à ChatGPT quelles connexions sont disponibles, puis fournissez-lui les liens directs vers le programme, les ressources ou les dossiers concernés. Suivez les étapes de connexion que ChatGPT vous indique. Par exemple, si la connexion correspondante est disponible, indiquez les liens vers « Réussite client : première semaine » et « Modèle d’ordre du jour d’une réunion de lancement » dans Google Drive ou SharePoint. Précisez les noms des fichiers au lieu de demander à ChatGPT de parcourir tous les documents de l’entreprise.
    2. Demandez à ChatGPT de regrouper par jour les tâches qu’il a trouvées et d’indiquer, pour chacune, le lien vers la source et la personne à contacter. Complétez les informations manquantes avant que ChatGPT ne crée le site. Le lien d’un document permet de l’identifier. Si vous avez besoin de son contenu, vérifiez que ChatGPT peut le lire.
    3. Utilisez sur le site une copie du programme que vous avez vérifiée et conservez les liens vers les ressources d’origine. Si vous modifiez le document source par la suite, la copie ne se mettra pas à jour automatiquement. Pour réviser le programme, revenez dans la conversation de création du site avec la source à jour.
    4. Si vous souhaitez que le site charge les ressources depuis une application connectée à chaque visite, faites-en la demande séparément. Réservez l’accès au site aux membres de l’espace de travail et testez-le avec les autorisations dont dispose la nouvelle recrue dans l’application. Suivez la procédure décrite dans Données et connexions.

    Ouvrez les liens vers les ressources avec un collègue qui dispose des mêmes droits d’accès qu’une nouvelle recrue. Réglez les problèmes d’accès avant de partager le site. Conservez sur le site le suivi des tâches accomplies par chaque personne. Il est inutile de reporter ces informations dans le document d’intégration.

    Comment utiliser le portail

    1. Affichez en premier la prochaine action à effectuer

      Utilisez le prompt de départ avec votre programme et les liens vers vos ressources. Examinez le premier jour en vous mettant à la place d’une personne qui vient de rejoindre l’équipe. Elle doit savoir par quelle tâche commencer, pourquoi cette tâche compte, quelle ressource ouvrir et à qui demander de l’aide. Demandez à ChatGPT de remplacer les intitulés vagues par des actions tirées du programme et de placer la ressource correspondante à côté de chaque tâche.

    2. Préparez l’exercice pratique

      Parcourez les activités de la semaine jusqu’à l’exercice pratique. La nouvelle recrue doit pouvoir trouver les consignes, un exemple validé et les critères que son responsable utilisera. Dans l’exemple de la réunion de lancement, vous pourriez vérifier que l’ordre du jour précise l’objectif de la réunion, prévoit des questions à poser au client et laisse le temps de convenir des prochaines étapes.

      Marquez une activité comme terminée, rechargez la page, puis revenez sur le site lors d’une autre session pour vérifier que la progression a bien été enregistrée. Utilisez un deuxième compte pour vérifier qu’il dispose de son propre suivi dès le départ et qu’il ne donne pas accès à la progression de la première personne. Les cases cochées indiquent quelles activités ont été réalisées. Appuyez-vous sur l’exercice pratique et sur votre échange avec la nouvelle recrue pour savoir où elle a encore besoin d’aide.

    3. Accueillez la prochaine recrue

      Vérifiez à qui le site est destiné, puis publiez-le pour votre équipe. Ajoutez le lien au message de bienvenue et expliquez à la nouvelle recrue comment utiliser le site chaque jour. Lors de votre échange de fin de semaine, demandez-lui quelles consignes ont été difficiles à suivre ou quelles ressources ont été difficiles à utiliser. Si le programme change, demandez à ChatGPT de conserver les tâches terminées et d’expliquer l’effet des ajouts et des suppressions sur la progression avant de publier la mise à jour.

    Pour aller plus loin

    Actualisez le programme à partir du document source

    Lorsque le programme d’intégration change, mettez à jour la liste des tâches en conservant les tâches terminées et en précisant l’effet des modifications sur la progression déjà enregistrée.

    Lisez le programme d’intégration mis à jour à partir de [document link or attached file]. Comparez-le aux tâches actuellement affichées sur le site et indiquez les ajouts, les suppressions et les changements de consignes. Pour chaque tâche qui reste la même, conservez son identifiant et les données enregistrées sur les personnes qui l’ont terminée. Demandez-moi comment traiter les tâches supprimées ou profondément modifiées. Mettez à jour uniquement le programme vérifié et les liens vers les ressources, puis montrez-moi un aperçu avant de publier.

    Affichez la prochaine tâche en premier

    Aidez chaque nouvelle recrue à reprendre la première tâche qu’elle n’a pas terminée, tout en gardant le reste du programme de la semaine visible.

    Ajoutez une section « Reprenez là où vous en étiez » qui affiche la première tâche que la personne connectée n’a pas terminée, le jour prévu, les consignes, le lien vers la ressource et la personne à contacter. Gardez le programme complet de la semaine accessible. Affichez un message confirmant que toutes les tâches sont terminées lorsque la personne les a toutes accomplies. Testez le site dans trois situations : à la première visite d’un nouvel utilisateur, avec un programme partiellement terminé et avec un programme entièrement terminé. Vérifiez que la progression enregistrée de chaque personne reste privée.

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