Codex use case
Gérez les demandes de création du brief à la livraison
Recueillez des briefs complets, examinez les versions de travail et conservez chaque livrable final avec la demande correspondante.
Transformez votre modèle de brief créatif en une application où vos collègues déposent leurs demandes, les designers gèrent la file d’attente et les personnes chargées de la relecture commentent les versions de travail.
Best for
- Petites équipes créatives qui reçoivent des demandes de design dans des messages éparpillés.
- Équipes marketing qui coordonnent la production des supports de campagne et les échéances de relecture.
Contents
Gérez les demandes de création du brief à la livraison
Recueillez des briefs complets, examinez les versions de travail et conservez chaque livrable final avec la demande correspondante.
Transformez votre modèle de brief créatif en une application où vos collègues déposent leurs demandes, les designers gèrent la file d’attente et les personnes chargées de la relecture commentent les versions de travail.
Transformez votre modèle de brief créatif en une application où vos collègues déposent leurs demandes, les designers gèrent la file d’attente et les personnes chargées de la relecture commentent les versions de travail.
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Best for
- Petites équipes créatives qui reçoivent des demandes de design dans des messages éparpillés.
- Équipes marketing qui coordonnent la production des supports de campagne et les échéances de relecture.
Starter prompt
Avant de commencer
Donnez à vos collègues un seul endroit où déposer leurs demandes de création et en suivre l’avancement jusqu’à la validation et à la livraison. Une application de suivi peut recueillir les informations dont le designer a besoin, indiquer qui s’occupe de chaque demande et afficher les commentaires à côté de la dernière version. La personne à l’origine de la demande peut en vérifier l’avancement sans fouiller dans ses messages. L’équipe créative peut repérer, parmi toutes les demandes, celles qui nécessitent son attention.
Choisissez un type de demande récurrent, comme un visuel pour un événement, une présentation ou un support de campagne. Rassemblez les documents que vous utilisez déjà :
| Source | Exemple | Ce que vous pouvez en tirer |
|---|---|---|
| Brief de création | Un formulaire ou un document précisant le public, le message, les dimensions et la date de livraison souhaitée | Les champs obligatoires et des exemples pour les remplir |
| Charte graphique | Un document approuvé dans l’espace de stockage partagé de votre équipe | Des consignes de création et des liens vers les ressources approuvées |
| Liste des demandes en cours | Une feuille de calcul indiquant, pour chaque demande, la personne responsable, la personne chargée de la validation, le statut et la date de livraison | Les premières fiches du portail, si vous souhaitez y intégrer les demandes en cours |
Déterminez qui dépose les demandes, qui les attribue et qui valide le résultat. Précisez ces rôles dans votre prompt pour que l’application reflète le fonctionnement de votre équipe. Distinguez la date de livraison souhaitée de celle à laquelle l’équipe créative s’engage.
Exemple : un visuel pour un webinaire
Dans cet exemple fictif, une personne de l’équipe marketing a besoin d’un visuel de 1200 × 628 pour un webinaire destiné aux responsables des opérations. Le brief précise le titre approuvé, le lien d’inscription, la personne chargée de la validation et la date de livraison souhaitée. Un designer accepte la demande, convient d’une date de livraison et ajoute une première version. La personne chargée de la validation laisse ses commentaires dans la fiche de la demande. Le designer y ajoute le visuel définitif dès qu’il est prêt.
Vous pouvez suivre les mêmes étapes pour un autre livrable. Adaptez les champs du formulaire au travail demandé : pour une présentation, vous pouvez demander le nombre de diapositives et les notes de présentation. Pour un support imprimé, précisez le format d’impression et la date limite de production.
Connectez vos sources
- Joignez le modèle de brief et un export contenant quelques demandes à la conversation dans laquelle vous créez l’application. Pour utiliser un document provenant d’une application connectée, demandez à ChatGPT quelles connexions sont disponibles, puis indiquez le nom de l’application et le titre exact du document ou son lien. Suivez les étapes de connexion indiquées par ChatGPT. Par exemple, si Google Drive est disponible, fournissez les liens vers votre document « Charte graphique » et votre dossier « Ressources approuvées », puis demandez à ChatGPT quels contenus il peut consulter.
- Demandez à ChatGPT de repérer les champs obligatoires, de résumer la charte graphique et d’indiquer à quels champs des fiches de demande correspondent les colonnes de la feuille de calcul. Avant d’importer les fiches, attribuez les demandes qui n’ont pas de responsable et clarifiez les dates ambiguës.
- Enregistrez les briefs, les changements de statut et les commentaires dans l’application. Ajoutez des liens vers les textes d’origine, les versions de travail et les livrables définitifs. Si vous copiez une feuille de calcul dans le site, cette copie ne se synchronise pas avec l’original.
- Pour que les visiteurs puissent consulter les ressources de marque à jour, demandez une connexion permettant d’accéder en lecture au dossier ou aux documents approuvés, si cette option est prise en charge. Réservez l’accès au site aux membres de votre espace de travail et demandez à un collègue de le tester avec son propre compte et ses propres autorisations. Consultez la page Données et connexions.
Si la connexion n’est pas disponible, joignez le modèle de brief et tout export de demandes dont vous disposez, puis ajoutez des liens vers les ressources d’origine. Vérifiez que les personnes chargées de la validation peuvent ouvrir les fichiers à partir de ces liens. Le statut d’une demande dans l’application et la tâche correspondante dans une autre application sont enregistrés séparément, sauf si vous ajoutez une intégration.
Utilisez l’application
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Soumettez un brief suffisamment précis pour le designer
Utilisez le prompt de départ avec vos sources, puis soumettez une demande fictive. Relisez le brief obtenu en vous mettant à la place du designer : savez-vous à qui le support est destiné, quel message il doit transmettre, quel texte a été approuvé et qui validera le résultat ? Si un champ est trop vague, demandez à ChatGPT de formuler une question plus précise ou d’ajouter un exemple sous le champ.
Essayez de laisser un champ obligatoire vide. Vérifiez que le formulaire indique ce qui manque, conserve les autres informations saisies et ne crée qu’une seule demande lors de l’envoi.
-
Examinez la version de travail et livrez le support définitif
Attribuez la demande à un responsable et convenez d’une date de livraison. Ajoutez un lien vers la version de travail, faites passer la demande au statut « En cours de validation » et laissez un commentaire en tant que demandeur. Pour le visuel du webinaire, vous pourriez écrire : « Conservez le titre et l’image. Rendez la date de l’événement plus lisible au format utilisé dans un e-mail. » Un commentaire précis indique au designer ce qu’il doit faire ensuite.
Ajoutez le lien vers le livrable définitif et faites passer la demande au statut « Livrée ». Rouvrez la fiche pour vérifier qu’elle contient toujours le brief, les commentaires et les mises à jour. Une personne qui la consultera plus tard doit pouvoir distinguer le livrable définitif d’une version antérieure.
-
Partagez la liste des demandes avec les personnes concernées
Filtrez les demandes par responsable, par statut et par date de livraison convenue. Repérez ainsi les prochaines échéances et les demandes qui attendent une réponse de la personne chargée de la validation. L’équipe doit pouvoir repérer les demandes sans responsable ou sans date de livraison convenue afin d’y remédier.
Testez l’application avec des comptes distincts pour les demandeurs et les membres de l’équipe créative. Chaque demandeur doit pouvoir consulter ses propres demandes, et l’équipe créative doit pouvoir gérer la liste. Vérifiez qu’un autre demandeur ne peut ni consulter ni modifier une demande en ouvrant directement son URL. Vérifiez à qui le site est accessible, puis publiez-le pour votre équipe. Si la même information manque régulièrement, adaptez le formulaire.
Allez plus loin
Chargez les ressources de marque depuis une application connectée
Utilisez une connexion prise en charge pour afficher les consignes de la charte graphique auxquelles chaque visiteur a accès, avec des liens vers les documents d’origine.
Repérez les demandes en retard et les commentaires attendus
Ajoutez une vue qui distingue les demandes en retard, celles qui attendent des commentaires et celles pour lesquelles aucune date de livraison n’a été convenue.
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