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Codex use case

Gérez les demandes de création du brief à la livraison

Recueillez des briefs complets, examinez les versions de travail et conservez chaque livrable final avec la demande correspondante.

Difficulty Intermediate
Time horizon 1h

Transformez votre modèle de brief créatif en une application où vos collègues déposent leurs demandes, les designers gèrent la file d’attente et les personnes chargées de la relecture commentent les versions de travail.

Best for

  • Petites équipes créatives qui reçoivent des demandes de design dans des messages éparpillés.
  • Équipes marketing qui coordonnent la production des supports de campagne et les échéances de relecture.

Contents

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    Gérez les demandes de création du brief à la livraison

    Recueillez des briefs complets, examinez les versions de travail et conservez chaque livrable final avec la demande correspondante.

    Transformez votre modèle de brief créatif en une application où vos collègues déposent leurs demandes, les designers gèrent la file d’attente et les personnes chargées de la relecture commentent les versions de travail.

    Intermediate
    1h

    Transformez votre modèle de brief créatif en une application où vos collègues déposent leurs demandes, les designers gèrent la file d’attente et les personnes chargées de la relecture commentent les versions de travail.

    Intermediate
    1h

    Best for

    • Petites équipes créatives qui reçoivent des demandes de design dans des messages éparpillés.
    • Équipes marketing qui coordonnent la production des supports de campagne et les échéances de relecture.

    Starter prompt

    Utilisez @Sites pour créer, à partir de notre modèle de brief, une application qui permet à [team] de gérer les demandes de création. Sources : - Modèle de brief : [attached file or document link]. - Charte de marque et ressources approuvées : [document or folder links]. - Demandes existantes, le cas échéant : [spreadsheet or none]. - Membres de l’équipe créative et personnes chargées de la relecture : [supplied list]. Commencez par indiquer quelles sources vous pouvez consulter et récapitulez les champs obligatoires. Demandez des précisions si aucun responsable n’est indiqué, si une date est ambiguë ou si une source est inaccessible. Appuyez-vous sur les éléments fournis. N’inventez aucune règle de marque et ne présentez aucune demande fictive comme réelle. Créez un formulaire de demande qui permette de préciser le titre, le public cible, le message clé, le format ou les dimensions, la date de livraison souhaitée et la personne chargée de la relecture, ainsi que de fournir le texte à utiliser ou des liens de référence. Adaptez les champs à [request types, such as event graphics or presentations]. Donnez des exemples de saisie et expliquez comment remplir un champ laissé vide ou corriger une valeur invalide. Prévoyez deux champs distincts pour la date souhaitée et la date de livraison convenue avec l’équipe créative. Créez une page par demande. Affichez-y le brief, le nom du demandeur, le nom du responsable, la personne chargée de la relecture, la date convenue, le statut, le lien vers la version de travail, les commentaires et le lien vers le livrable final. Utilisez les statuts « Nouvelle », « En cours », « En relecture » et « Livrée ». Distinguez clairement la dernière version de travail du livrable remis. Ajoutez une file d’attente avec des filtres par responsable, par statut et par date de livraison convenue. Signalez les demandes sans responsable et celles pour lesquelles aucune date de livraison n’a été convenue. Exigez une connexion. Autorisez les demandeurs à créer et à consulter leurs propres demandes et à y ajouter des commentaires. Réservez aux membres de l’équipe créative figurant dans la liste fournie la gestion de toutes les demandes, de leur attribution et de leur statut de livraison. Faites appliquer les règles d’accès côté serveur, y compris lorsqu’une personne tente d’accéder directement à un enregistrement. Conservez les demandes et les commentaires d’une visite à l’autre. Partez d’une copie vérifiée des données fournies sur les demandes et utilisez des liens vers les ressources d’origine. Précisez quels contenus sont copiés et lesquels restent accessibles par lien. Ne laissez pas entendre que les fichiers sources restent synchronisés et ne modifiez ni les documents connectés ni les outils de suivi des tâches. Pour les tests, utilisez des demandes clairement identifiées comme fictives. Testez la validation des champs obligatoires, l’envoi d’une demande et les changements de statut. Vérifiez que les commentaires enregistrés restent visibles après le rechargement de la page. Testez les droits d’accès avec deux demandeurs disposant d’autorisations différentes. Vérifiez la mise en page sur mobile. Réservez l’accès au site aux membres de notre espace de travail. Avant de publier, présentez un aperçu enregistré, les résultats des tests et les éventuelles questions en suspens.
    Utilisez @Sites pour créer, à partir de notre modèle de brief, une application qui permet à [team] de gérer les demandes de création. Sources : - Modèle de brief : [attached file or document link]. - Charte de marque et ressources approuvées : [document or folder links]. - Demandes existantes, le cas échéant : [spreadsheet or none]. - Membres de l’équipe créative et personnes chargées de la relecture : [supplied list]. Commencez par indiquer quelles sources vous pouvez consulter et récapitulez les champs obligatoires. Demandez des précisions si aucun responsable n’est indiqué, si une date est ambiguë ou si une source est inaccessible. Appuyez-vous sur les éléments fournis. N’inventez aucune règle de marque et ne présentez aucune demande fictive comme réelle. Créez un formulaire de demande qui permette de préciser le titre, le public cible, le message clé, le format ou les dimensions, la date de livraison souhaitée et la personne chargée de la relecture, ainsi que de fournir le texte à utiliser ou des liens de référence. Adaptez les champs à [request types, such as event graphics or presentations]. Donnez des exemples de saisie et expliquez comment remplir un champ laissé vide ou corriger une valeur invalide. Prévoyez deux champs distincts pour la date souhaitée et la date de livraison convenue avec l’équipe créative. Créez une page par demande. Affichez-y le brief, le nom du demandeur, le nom du responsable, la personne chargée de la relecture, la date convenue, le statut, le lien vers la version de travail, les commentaires et le lien vers le livrable final. Utilisez les statuts « Nouvelle », « En cours », « En relecture » et « Livrée ». Distinguez clairement la dernière version de travail du livrable remis. Ajoutez une file d’attente avec des filtres par responsable, par statut et par date de livraison convenue. Signalez les demandes sans responsable et celles pour lesquelles aucune date de livraison n’a été convenue. Exigez une connexion. Autorisez les demandeurs à créer et à consulter leurs propres demandes et à y ajouter des commentaires. Réservez aux membres de l’équipe créative figurant dans la liste fournie la gestion de toutes les demandes, de leur attribution et de leur statut de livraison. Faites appliquer les règles d’accès côté serveur, y compris lorsqu’une personne tente d’accéder directement à un enregistrement. Conservez les demandes et les commentaires d’une visite à l’autre. Partez d’une copie vérifiée des données fournies sur les demandes et utilisez des liens vers les ressources d’origine. Précisez quels contenus sont copiés et lesquels restent accessibles par lien. Ne laissez pas entendre que les fichiers sources restent synchronisés et ne modifiez ni les documents connectés ni les outils de suivi des tâches. Pour les tests, utilisez des demandes clairement identifiées comme fictives. Testez la validation des champs obligatoires, l’envoi d’une demande et les changements de statut. Vérifiez que les commentaires enregistrés restent visibles après le rechargement de la page. Testez les droits d’accès avec deux demandeurs disposant d’autorisations différentes. Vérifiez la mise en page sur mobile. Réservez l’accès au site aux membres de notre espace de travail. Avant de publier, présentez un aperçu enregistré, les résultats des tests et les éventuelles questions en suspens.

    Avant de commencer

    Donnez à vos collègues un seul endroit où déposer leurs demandes de création et en suivre l’avancement jusqu’à la validation et à la livraison. Une application de suivi peut recueillir les informations dont le designer a besoin, indiquer qui s’occupe de chaque demande et afficher les commentaires à côté de la dernière version. La personne à l’origine de la demande peut en vérifier l’avancement sans fouiller dans ses messages. L’équipe créative peut repérer, parmi toutes les demandes, celles qui nécessitent son attention.

    Choisissez un type de demande récurrent, comme un visuel pour un événement, une présentation ou un support de campagne. Rassemblez les documents que vous utilisez déjà :

    Source Exemple Ce que vous pouvez en tirer
    Brief de création Un formulaire ou un document précisant le public, le message, les dimensions et la date de livraison souhaitée Les champs obligatoires et des exemples pour les remplir
    Charte graphique Un document approuvé dans l’espace de stockage partagé de votre équipe Des consignes de création et des liens vers les ressources approuvées
    Liste des demandes en cours Une feuille de calcul indiquant, pour chaque demande, la personne responsable, la personne chargée de la validation, le statut et la date de livraison Les premières fiches du portail, si vous souhaitez y intégrer les demandes en cours

    Déterminez qui dépose les demandes, qui les attribue et qui valide le résultat. Précisez ces rôles dans votre prompt pour que l’application reflète le fonctionnement de votre équipe. Distinguez la date de livraison souhaitée de celle à laquelle l’équipe créative s’engage.

    Exemple : un visuel pour un webinaire

    Dans cet exemple fictif, une personne de l’équipe marketing a besoin d’un visuel de 1200 × 628 pour un webinaire destiné aux responsables des opérations. Le brief précise le titre approuvé, le lien d’inscription, la personne chargée de la validation et la date de livraison souhaitée. Un designer accepte la demande, convient d’une date de livraison et ajoute une première version. La personne chargée de la validation laisse ses commentaires dans la fiche de la demande. Le designer y ajoute le visuel définitif dès qu’il est prêt.

    Vous pouvez suivre les mêmes étapes pour un autre livrable. Adaptez les champs du formulaire au travail demandé : pour une présentation, vous pouvez demander le nombre de diapositives et les notes de présentation. Pour un support imprimé, précisez le format d’impression et la date limite de production.

    Connectez vos sources

    1. Joignez le modèle de brief et un export contenant quelques demandes à la conversation dans laquelle vous créez l’application. Pour utiliser un document provenant d’une application connectée, demandez à ChatGPT quelles connexions sont disponibles, puis indiquez le nom de l’application et le titre exact du document ou son lien. Suivez les étapes de connexion indiquées par ChatGPT. Par exemple, si Google Drive est disponible, fournissez les liens vers votre document « Charte graphique » et votre dossier « Ressources approuvées », puis demandez à ChatGPT quels contenus il peut consulter.
    2. Demandez à ChatGPT de repérer les champs obligatoires, de résumer la charte graphique et d’indiquer à quels champs des fiches de demande correspondent les colonnes de la feuille de calcul. Avant d’importer les fiches, attribuez les demandes qui n’ont pas de responsable et clarifiez les dates ambiguës.
    3. Enregistrez les briefs, les changements de statut et les commentaires dans l’application. Ajoutez des liens vers les textes d’origine, les versions de travail et les livrables définitifs. Si vous copiez une feuille de calcul dans le site, cette copie ne se synchronise pas avec l’original.
    4. Pour que les visiteurs puissent consulter les ressources de marque à jour, demandez une connexion permettant d’accéder en lecture au dossier ou aux documents approuvés, si cette option est prise en charge. Réservez l’accès au site aux membres de votre espace de travail et demandez à un collègue de le tester avec son propre compte et ses propres autorisations. Consultez la page Données et connexions.

    Si la connexion n’est pas disponible, joignez le modèle de brief et tout export de demandes dont vous disposez, puis ajoutez des liens vers les ressources d’origine. Vérifiez que les personnes chargées de la validation peuvent ouvrir les fichiers à partir de ces liens. Le statut d’une demande dans l’application et la tâche correspondante dans une autre application sont enregistrés séparément, sauf si vous ajoutez une intégration.

    Utilisez l’application

    1. Soumettez un brief suffisamment précis pour le designer

      Utilisez le prompt de départ avec vos sources, puis soumettez une demande fictive. Relisez le brief obtenu en vous mettant à la place du designer : savez-vous à qui le support est destiné, quel message il doit transmettre, quel texte a été approuvé et qui validera le résultat ? Si un champ est trop vague, demandez à ChatGPT de formuler une question plus précise ou d’ajouter un exemple sous le champ.

      Essayez de laisser un champ obligatoire vide. Vérifiez que le formulaire indique ce qui manque, conserve les autres informations saisies et ne crée qu’une seule demande lors de l’envoi.

    2. Examinez la version de travail et livrez le support définitif

      Attribuez la demande à un responsable et convenez d’une date de livraison. Ajoutez un lien vers la version de travail, faites passer la demande au statut « En cours de validation » et laissez un commentaire en tant que demandeur. Pour le visuel du webinaire, vous pourriez écrire : « Conservez le titre et l’image. Rendez la date de l’événement plus lisible au format utilisé dans un e-mail. » Un commentaire précis indique au designer ce qu’il doit faire ensuite.

      Ajoutez le lien vers le livrable définitif et faites passer la demande au statut « Livrée ». Rouvrez la fiche pour vérifier qu’elle contient toujours le brief, les commentaires et les mises à jour. Une personne qui la consultera plus tard doit pouvoir distinguer le livrable définitif d’une version antérieure.

    3. Partagez la liste des demandes avec les personnes concernées

      Filtrez les demandes par responsable, par statut et par date de livraison convenue. Repérez ainsi les prochaines échéances et les demandes qui attendent une réponse de la personne chargée de la validation. L’équipe doit pouvoir repérer les demandes sans responsable ou sans date de livraison convenue afin d’y remédier.

      Testez l’application avec des comptes distincts pour les demandeurs et les membres de l’équipe créative. Chaque demandeur doit pouvoir consulter ses propres demandes, et l’équipe créative doit pouvoir gérer la liste. Vérifiez qu’un autre demandeur ne peut ni consulter ni modifier une demande en ouvrant directement son URL. Vérifiez à qui le site est accessible, puis publiez-le pour votre équipe. Si la même information manque régulièrement, adaptez le formulaire.

    Allez plus loin

    Chargez les ressources de marque depuis une application connectée

    Utilisez une connexion prise en charge pour afficher les consignes de la charte graphique auxquelles chaque visiteur a accès, avec des liens vers les documents d’origine.

    Vérifiez lesquelles de mes applications connectées peuvent lire [approved brand folder or document links]. Si cette fonctionnalité est prise en charge, ajoutez une section « Ressources de marque » qui utilise la connexion propre à chaque visiteur pour récupérer les consignes pertinentes et affiche des liens vers les documents d’origine. Si le visiteur n’y a pas accès, indiquez quelle ressource n’a pas pu être chargée et expliquez-lui comment connecter son compte ou demander l’accès. Conservez les briefs et les commentaires dans l’application et ne modifiez pas les documents sources. Si la connexion n’est pas disponible, utilisez les liens fournis vers les ressources et précisez ce qu’il faudra mettre à jour manuellement.

    Repérez les demandes en retard et les commentaires attendus

    Ajoutez une vue qui distingue les demandes en retard, celles qui attendent des commentaires et celles pour lesquelles aucune date de livraison n’a été convenue.

    Ajoutez une vue « À traiter » pour les demandes en attente de commentaires ou dont la date de livraison convenue est dépassée. Affichez la demande, la personne responsable, la personne chargée de la validation, la date de livraison souhaitée et la date de livraison convenue. Regroupez à part les demandes sans date de livraison convenue. Conservez les règles d’accès existantes. Testez trois cas : une demande en retard, une demande en attente de commentaires et une demande sans date de livraison convenue. N’envoyez pas de rappels automatiques.

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