はじめに

顧客対応チームにとって、会議で話し合った内容を次の行動に移すには時間がかかります。1 回の会議でも、フォローアップメールの作成、CRM への記録、アカウントプランの作成、リスク情報の更新、社内への引き継ぎが発生することがあります。通常、これらの情報は別々のシステムで管理されています。

Zoom の会議データと接続済みのツールを使えば、ChatGPT は該当する会議の文字起こしと AI Companion の要約を取得し、要点を項目別に整理して、その後の対応に必要な下書きを作成できます。投稿、送信、担当者の割り当て、別のシステムへの書き込みは、いずれも自分で内容を確認してから実行します。

初回のフォローアップ資料の作成

初回は、このページのプロンプトを使ってください。ChatGPT からは、要点、リスク、機会、決定事項、対応事項に加え、フォローアップメールの下書き、アカウントプランの骨子、CRM の更新案、Slack 通知の下書きが、項目別にまとまった形で返ってきます。

ChatGPT に渡すコンテキスト

このワークフローを効果的に使うには、ChatGPT が会議の元資料を参照できるようにし、フォローアップの内容ごとに共有先や記録先を伝えます。

次の情報が役立ちます。

• Zoom 会議の録画、文字起こし、AI Companion の要約
• 顧客名、日付、タイトル、定例会議のシリーズ名など、会議を特定するための情報
• Google ドキュメント、Slack、Gmail、CRM のレコードなど、共有先や記録先
• 文体、プライバシー、アカウントプランの構成、社内への引き継ぎ形式に関するルール

これらの情報があれば、ChatGPT は文字起こしを要約し、決定事項や、誰がいつまでに何をすることになったかを整理できます。また、顧客向けメールの下書き、アカウントプラン、チーム向けの報告文も作成できます。定例会議の場合は、最新の文字起こしを過去の会議内容と比較し、変更点を示すこともできます。

実行前の確認

会議後のフォローアップでは、顧客データ、非公開のメモ、正式な記録を管理するシステムを扱うことがあります。ChatGPT に、下書きの作成、根拠となる発言の文字起こしからの引用、更新案の準備を依頼してから、次の操作を承認します。

実行前に、次の点を確認してください。

• 宛先の顧客、Slack チャンネル、対象の CRM レコード、ドキュメントのアクセス権など、情報の届け先と閲覧できる人の範囲
• 顧客との約束、担当者、日付、リスク、確証のない記述
• どの項目を下書きのまま残し、どの項目を送信、投稿、共有、保存するか
• 機密情報や社内限りの情報を削除する必要があるか

繰り返し行う作業でも、下書きの作成、確認、承認、実行の順序を守ります。

初稿の調整

最初の資料がそろったら、同じチャットで、読み手や次の作業に合わせて内容を調整します。

ChatGPT に、今回の会議と直近数回の週次会議を比較するよう依頼することもできます。ほかにも、対応事項を顧客と自社の双方で進める行動計画にまとめる、セールスエンジニア向けに進行を妨げている技術的な課題だけを抜き出す、CRM の更新案を保存せずに作成するといった依頼ができます。

定例会議の分析とフォローアップの自動化

顧客との週次の状況確認や商談レビューでは、チャットをピン留めし、ChatGPT にそのチャットからフォローアップのタスクをスケジュールするよう依頼します。

自動投稿が不要な場合は、ChatGPT に下書きを作成してもらい、自分で内容を確認して承認したうえで投稿できます。