Introdução

Equipes que lidam diretamente com clientes dedicam boa parte do tempo após as reuniões a colocar em prática o que foi discutido. Uma única conversa pode gerar um e-mail de acompanhamento, notas no CRM, um plano de conta, atualizações sobre riscos e repasses para outras equipes. Em geral, essas informações ficam espalhadas por vários sistemas.

Com acesso aos dados das reuniões do Zoom e às ferramentas conectadas, o ChatGPT pode localizar a transcrição da reunião e o resumo do AI Companion, organizar as informações relevantes e preparar os rascunhos necessários para os próximos passos. Você revisa o conteúdo antes que algo seja publicado, enviado, atribuído a alguém ou registrado em outro sistema.

Prepare o primeiro conjunto de materiais de acompanhamento

Use o prompt inicial desta página para preparar a primeira versão. O ChatGPT deve entregar um conjunto organizado de materiais com os principais pontos da reunião, riscos, oportunidades, decisões, tarefas, um rascunho de e-mail de acompanhamento, um esboço do plano de conta e rascunhos de uma atualização para o CRM e de uma notificação para o Slack.

Dê ao ChatGPT o contexto necessário

Esse fluxo funciona melhor quando o ChatGPT consegue ler o material da reunião e sabe para onde encaminhar cada item de acompanhamento.

Você pode fornecer as seguintes informações:

• A gravação da reunião do Zoom, a transcrição e o resumo do AI Companion.
• Dados da reunião, como nome do cliente, data, título ou série de reuniões recorrentes.
• Os destinos de cada item, como o Google Docs, o Slack, o Gmail ou os registros do CRM.
• Orientações sobre tom, privacidade, estrutura do plano de conta ou formato de repasse para outras equipes.

Com esse contexto, o ChatGPT pode resumir a transcrição, identificar as decisões e os compromissos assumidos, com os respectivos responsáveis e datas, redigir um e-mail para o cliente, preparar um plano de conta e escrever uma atualização para a equipe. Em reuniões recorrentes, ele pode comparar a transcrição mais recente com as reuniões anteriores e destacar o que mudou.

Revise antes de agir

O acompanhamento de reuniões pode envolver dados de clientes, notas privadas e sistemas que mantêm os registros oficiais. Use o ChatGPT para preparar rascunhos, citar trechos da transcrição que fundamentem as informações e deixar as atualizações prontas para sua aprovação.

Antes de agir, confira:

• Quem vai receber o conteúdo ou onde ele será registrado. Verifique, por exemplo, o cliente, o canal do Slack, o registro do CRM ou as permissões de acesso ao documento.
• Os compromissos do cliente, os responsáveis, as datas, os riscos e as afirmações que ainda precisam de confirmação.
• Quais itens devem continuar como rascunhos e quais devem ser enviados, publicados, compartilhados ou salvos.
• Se é preciso remover informações confidenciais ou de uso exclusivamente interno.

Em fluxos recorrentes, prepare o rascunho, revise, aprove e só então execute a ação.

Refine a primeira versão

Quando a primeira versão dos materiais estiver pronta, use o mesmo chat para adaptá-la ao público ou ao próximo fluxo de trabalho.

Você também pode pedir ao ChatGPT que compare essa reunião com as últimas reuniões semanais, transforme as tarefas em um plano de ação conjunto, crie uma versão para um engenheiro de vendas que inclua apenas os impedimentos técnicos ou prepare rascunhos de atualizações para o CRM sem salvá-los.

Automatize a análise de reuniões recorrentes

Para reuniões semanais de acompanhamento de contas ou de revisão de negociações, fixe o chat e peça ao ChatGPT que agende, nesse chat, uma tarefa para cuidar do acompanhamento.

Se preferir revisar o conteúdo antes da publicação, peça ao ChatGPT que prepare rascunhos. Você pode revisá-los, aprová-los e publicá-los.