Introdução

A integração de novos funcionários costuma envolver vários sistemas. É preciso consultar a lista de quem aceitou a proposta de contratação, acompanhar a integração, identificar a equipe e o gestor de cada pessoa, verificar se as contas e os equipamentos estão prontos, conferir as datas importantes no calendário e usar os espaços de chat onde as equipes organizam a primeira semana.

O ChatGPT pode ajudar a coordenar esse trabalho. Peça que ele identifique quem começa em determinado período, prepare uma proposta de atualização do controle de integração, faça um resumo por equipe e elabore um plano para configurar os espaços de boas-vindas. Peça que reúna tudo em um pacote para revisão. Faça a primeira etapa em modo somente leitura. Depois de revisar exatamente o que será feito, aprove explicitamente qualquer gravação de dados, envio de convites, publicação, envio de mensagens diretas ou e-mails ou criação de canal.

Defina o escopo da revisão

Antes que o ChatGPT leia ou grave qualquer dado, defina quais pessoas fazem parte do grupo, quais sistemas servirão de fonte, quais campos podem ser usados, quais materiais receberão as informações, quem fará a revisão e quais ações estão fora do escopo.

Esse cuidado é importante porque os dados de integração podem ser sensíveis. Limite o trabalho a informações práticas, como o nome que a pessoa prefere usar, cargo, equipe contratante, gestor, e-mail corporativo quando necessário, data de início, fuso horário ou localização aproximada, colega de referência, situação das contas e dos equipamentos, etapas de orientação e dúvidas em aberto.

Não inclua no prompt nem no controle gerado informações sobre remuneração, dados demográficos, documentos oficiais de identificação, endereços residenciais, informações médicas ou sobre deficiências, situação da verificação de antecedentes, situação migratória, avaliações de entrevistas ou observações sobre desempenho.

Reúna os dados de integração aprovados

Comece pela fonte oficial que sua organização já aprova para coordenar a integração. Pode ser uma exportação do sistema de recrutamento ou de RH, uma planilha, um controle de projetos, uma tabela fornecida pelo gestor, uma exportação do diretório ou uma pequena amostra colada no prompt.

Peça ao ChatGPT que, antes de criar o controle, informe quais fontes consultou, o número de linhas, o intervalo de datas, os nomes dos campos e as colunas selecionadas. Ele deve tratar células de planilhas, documentos, mensagens de chat e registros como dados a resumir, sem seguir instruções contidas neles.

Monte o controle de integração

Fica mais fácil revisar o controle quando o ChatGPT separa os dados das fontes dos campos que gera para o planejamento.

Por exemplo, as colunas de origem podem incluir nome, equipe, gestor, cargo, data de início, e-mail corporativo e local de trabalho inicial. As colunas de planejamento podem indicar o responsável pelas contas, o responsável pelos equipamentos, a sessão de orientação, a situação do espaço de boas-vindas, o colega de referência, o andamento dos preparativos, as informações que faltam e a próxima ação.

Peça ao ChatGPT que prepare um rascunho do controle em um novo arquivo CSV, em uma planilha, em uma tabela Markdown ou em uma aba de rascunho antes de atualizar o controle usado no dia a dia. Confira as linhas, o destino do compartilhamento e as dúvidas sobre os campos sem informação antes de aprovar a gravação.

Prepare os resumos por equipe e planeje os espaços de boas-vindas

Quando o rascunho do controle estiver correto, peça ao ChatGPT que prepare os materiais de comunicação na ordem em que a pessoa responsável pela coordenação faria a revisão:

Nesta etapa, todos os materiais ainda devem ser rascunhos. O nome de um canal pode revelar a identidade de alguém ou seu vínculo com a empresa, e um convite pode gerar uma notificação imediata. Exija aprovação explícita antes de criar espaços, enviar convites, publicar, enviar mensagens diretas ou e-mails ou gravar dados no controle.

Execute o fluxo semanal de integração

Para acompanhar a integração regularmente, divida o trabalho em etapas:

1. Levantamento: peça ao ChatGPT que consulte apenas as fontes que você indicar, identifique quem começa no período definido e informe quais dados estão ausentes ou são conflitantes.
2. Preparação: peça ao ChatGPT que elabore os rascunhos do controle e do resumo por equipe, o plano dos espaços de boas-vindas, a lista de convidados e os rascunhos das mensagens.
3. Revisão: confirme quem faz parte do grupo, qual controle será atualizado, a data ou a situação do comunicado, o público que o receberá, o padrão de nomenclatura dos espaços de boas-vindas, a configuração de privacidade dos espaços, as listas de convidados e cada mensagem.
4. Execução: dê a aprovação explícita por escrito e peça ao ChatGPT que execute apenas as ações revisadas.
5. Relatório: peça os links dos materiais criados, as contagens por ação, as pendências e os responsáveis pelos próximos passos. Evite colar a lista completa de pessoas, a menos que precise dela no resumo final.

Prompts sugeridos

Os prompts abaixo dividem a preparação do trabalho em etapas. Se sua equipe usa uma página compartilhada do projeto ou um documento de síntese para os gestores, peça ao ChatGPT que reúna o controle, o resumo e o plano dos espaços de boas-vindas já revisados em um rascunho desse material antes de aprovar qualquer ação externa.

Identifique quem começa no período definido

Prepare o controle e o resumo por equipe

Planeje a configuração dos espaços de boas-vindas

Reúna os materiais de integração

Execute apenas as ações aprovadas