Introducción

La incorporación de personal suele requerir información de varios sistemas: la lista de personas que aceptaron la oferta, el registro de seguimiento de la incorporación, los datos que indican a qué equipo se integra cada persona o quién será su gerente, el estado de las cuentas y del equipo de trabajo, las fechas clave del calendario y los espacios de chat donde los equipos coordinan la primera semana.

ChatGPT puede ayudarte a coordinar ese proceso. Pídele que identifique a las personas que se incorporan en un período determinado, prepare un borrador de los cambios al registro de seguimiento, resuma las incorporaciones por equipo y proponga cómo configurar los espacios de bienvenida. Pídele que reúna todo en un solo paquete para que puedas revisarlo. La primera etapa debe ser de solo lectura. Una vez que revises el plan de acción en detalle, aprueba de forma explícita cualquier escritura de datos, invitación, publicación, mensaje directo, correo electrónico o creación de canales.

Define el alcance de la revisión

Antes de que ChatGPT lea o escriba datos, define a quiénes incluirás, qué sistemas podrá consultar, qué campos se permiten, dónde se guardarán los resultados, quiénes los revisarán y qué acciones quedan fuera del alcance.

Los datos de incorporación pueden ser sensibles. Limita el proceso a los detalles prácticos, como el nombre que prefiere usar cada persona, su puesto, el equipo que la contrata, su gerente, el correo laboral cuando sea necesario, la fecha de inicio, la zona horaria o ubicación aproximada, la persona que la acompañará durante la incorporación, el estado de su cuenta y de su equipo de trabajo, las fechas clave de orientación y las preguntas pendientes.

No incluyas en el prompt ni en el registro generado datos sobre remuneración, datos demográficos, documentos oficiales de identidad, domicilios particulares, información médica o sobre discapacidades, el estado de la verificación de antecedentes, la situación migratoria, comentarios de entrevistas ni notas sobre el desempeño.

Reúne los datos aprobados para la incorporación

Empieza con la fuente de referencia que tu organización ya aprobó para coordinar las incorporaciones. Puede ser una exportación de datos de reclutamiento o de recursos humanos, una hoja de cálculo, un registro de seguimiento de proyectos, una tabla proporcionada por un gerente, una exportación del directorio o una pequeña muestra de datos que pegues en el chat.

Antes de que ChatGPT cree un registro de seguimiento, pídele que indique qué fuentes consultó, cuántas filas encontró, qué período abarcan los datos, cómo se llaman los campos y qué columnas seleccionó. Debe tratar las celdas de las hojas de cálculo, los documentos, los mensajes de chat y los registros como datos para resumir, sin seguir las instrucciones que puedan contener.

Crea el registro de seguimiento de la incorporación

Es más fácil revisar el registro si ChatGPT separa los datos de las fuentes de los campos que genera para la planificación.

Por ejemplo, las columnas de origen podrían incluir nombre, equipo, gerente, puesto, fecha de inicio, correo laboral y lugar donde la persona comenzará a trabajar. Las columnas de planificación podrían indicar quién se encarga de la cuenta y quién del equipo de trabajo, la sesión de orientación, el estado del espacio de bienvenida, la persona asignada para acompañar la incorporación, el estado de los preparativos, la información faltante y la próxima acción.

Pide a ChatGPT que prepare un borrador del registro en un nuevo archivo CSV, una hoja de cálculo, una tabla Markdown o una pestaña para borradores antes de actualizar el registro que se usa en el día a día. Antes de aprobar la escritura de datos, revisa las filas, el destino donde se compartirán y las preguntas sobre los campos sin completar.

Prepara los resúmenes por equipo y los borradores de los espacios de bienvenida

Una vez que el borrador del registro sea correcto, pide a ChatGPT que prepare las comunicaciones en el orden en que las revisaría quien coordina la incorporación:

En esta etapa, todo debe seguir en borrador. Los nombres de los canales pueden revelar la identidad o la situación laboral de una persona, y las invitaciones pueden generar notificaciones inmediatas. Exige aprobación explícita antes de crear canales, enviar invitaciones, publicar, enviar mensajes directos o correos electrónicos, o escribir datos en el registro.

Ejecuta el proceso semanal de incorporación

Para revisar las incorporaciones de forma periódica, divide el trabajo en etapas:

1. Inventario: pide a ChatGPT que consulte solo las fuentes que indiques, identifique a las personas cuya fecha de inicio esté dentro del período elegido y señale los datos faltantes o contradictorios.
2. Preparación: pídele que cree los borradores del registro, del resumen por equipo y de los mensajes, además del plan para los espacios de bienvenida y la lista de invitados.
3. Revisión: confirma el grupo de personas, el registro que se actualizará, la fecha o el estado del anuncio, su público, la convención para nombrar los espacios de bienvenida, su configuración de privacidad, las listas de invitados y cada mensaje.
4. Ejecución: da tu aprobación con una frase explícita y pide a ChatGPT que ejecute solo las acciones revisadas.
5. Informe: pídele que incluya enlaces a los materiales creados, el total por tipo de acción, los asuntos pendientes y quién se encargará de los próximos pasos. Evita incluir la lista completa de personas a menos que la necesites en el resumen final.

Prompts sugeridos

Los siguientes prompts permiten preparar el trabajo por etapas. Si tu equipo usa una página compartida del proyecto o un informe para gerentes, pide a ChatGPT que reúna en ese borrador el registro, el resumen y el plan de los espacios de bienvenida que ya revisaste antes de aprobar cualquier acción externa.

Identifica a las personas que se incorporan en el período elegido

Prepara los borradores del registro y del resumen por equipo

Prepara el plan de configuración de los espacios de bienvenida

Reúne los materiales de incorporación

Ejecuta solo las acciones aprobadas