Esta guía explica cómo usar el complemento Admin para tareas administrativas habituales, cómo prepararte para cada tarea y qué prompts puedes probar en los principales casos de uso con las aprobaciones y el contexto adecuados.
1. Entender para qué sirve el complemento Admin
El complemento Admin te ayuda a gestionar la configuración, los permisos y los controles directamente en ChatGPT Work. Tú describes el objetivo con tus propias palabras. El complemento reúne los datos necesarios, consulta el estado actual, explica lo que encuentra y te guía en el siguiente paso que puede realizar.
Qué tareas facilita el complemento Admin
- Convierte una solicitud administrativa en un flujo de trabajo claro sin que tengas que escribir una solicitud a la API.
- Te permite revisar el estado actual del espacio de trabajo antes de tomar una decisión o aprobar un cambio.
- Muestra qué fuentes autorizadas y qué campos respaldan la respuesta e indica qué información no pudo verificar.
- Se detiene para que revises el plan antes de realizar un cambio compatible y luego vuelve a consultar el registro para confirmar el resultado.
El complemento utiliza ciertas API de administración y fuentes de datos conectadas y aprobadas para realizar estas tareas. No integra todos los sistemas de administración, no amplía tus permisos ni pone a tu disposición en ChatGPT todas las acciones de las API. El sistema responsable de los datos sigue controlando qué puede leer o modificar el complemento.
Para qué sirven las API de administración
Una API de administración permite que el software solicite datos o acciones compatibles de forma estructurada. Las organizaciones pueden usar estas API para crear procesos internos o herramientas externas. Algunos ejemplos habituales son los informes programados, las tareas que se repiten en numerosos registros y las conexiones con sistemas aprobados. Por lo general, estos flujos de trabajo requieren la revisión de los equipos de ingeniería, seguridad y gobernanza.
No necesitas crear un flujo de trabajo con una API para seguir esta guía. Las secciones siguientes se centran en el complemento Admin. La administración del espacio de trabajo de ChatGPT y la de la Plataforma API de OpenAI también son independientes. Cada una tiene sus propios permisos y requisitos de autenticación.
Mantener la confidencialidad de las credenciales
Usa únicamente las conexiones y los sistemas de almacenamiento de secretos aprobados por tu organización. Nunca pegues una clave real de una API de administración en ChatGPT, en Codex, en un documento ni en un archivo de código fuente.
2. Prepararte para usar el complemento Admin
Usa el complemento Admin cuando tengas una tarea puntual compatible y quieras describir lo que necesitas con tus propias palabras. Describe el objetivo y proporciona los identificadores estables o el contexto aprobado para el informe. El complemento te muestra qué encontró o qué planea cambiar antes de que decidas si quieres continuar.
El complemento solo utiliza las fuentes, las credenciales y las acciones autorizadas para esa tarea. No integra todos los sistemas de administración ni te concede permisos adicionales. El sistema de origen sigue siendo la fuente de referencia.
Antes de empezar
- Ubica el área de administración donde se encuentran los registros.
- Reúne los datos necesarios y obtén la aprobación requerida.
- Empieza con una solicitud de solo lectura.
- Pregúntale al complemento qué fuentes y campos utilizó y qué información no pudo verificar.
- Si el cambio es compatible, revisa el plan antes de aprobarlo. Luego pídele al complemento que vuelva a consultar el registro y confirme el resultado.
Confirma que el complemento esté disponible en tu espacio de trabajo y que tengas los permisos necesarios. Los siguientes casos de uso sobre roles y acceso reflejan las funciones que se documentan actualmente para el complemento. Puede revisar los roles, los permisos de acceso a funciones y los roles asignados a usuarios o grupos. Con tu confirmación, también puede asignar un rol existente a un grupo existente.
El complemento no puede crear roles, modificar los permisos de un rol ni confirmar el acceso a un conector específico.
Los casos de uso de análisis requieren acceso a fuentes de datos conectadas y aprobadas. Para analizar el retorno de la inversión (ROI), también se necesitan resultados aprobados del negocio o del área de ingeniería. Los registros de uso por sí solos no bastan.
3. Explorar los principales casos de uso del complemento Admin
Elige un caso de uso, reemplaza cada marcador de posición con el valor correspondiente de tu solicitud aprobada y sigue los pasos en orden. Empieza con una solicitud de solo lectura, salvo que la tarea consista en un cambio compatible que ya cuente con aprobación.
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Consultar la lista de roles del espacio de trabajo
Prueba este prompt
Enumera los roles del espacio de trabajo {workspace_id}. Separa los roles integrados de los personalizados. Para cada rol, explica qué funciones permite usar y muestra qué usuarios o grupos lo tienen asignado. No hagas cambios.Pasos
- Preparación: confirma el ID del espacio de trabajo y verifica que tengas permiso para ver esta información.
- Ejecución: solicita la lista de roles en modo de solo lectura.
- Revisión: comprueba los tipos de roles, el acceso a las funciones y las asignaciones.
- Verificación: investiga cualquier resultado inesperado sin hacer cambios.
Revisar un rol
Prueba este prompt
Revisa el rol {role_id}. Explica sus permisos en términos sencillos, muestra quién tiene asignado el rol y señala cualquier acceso que parezca más amplio de lo esperado. No modifiques el rol.Pasos
- Preparación: confirma el ID del rol y el espacio de trabajo al que pertenece.
- Ejecución: solicita que se revise el rol en modo de solo lectura.
- Revisión: comprueba que los permisos y las asignaciones correspondan al propósito del rol.
- Verificación: anota las preguntas que tengas para el responsable del rol. Recuerda que el complemento no puede crear el rol ni modificar sus permisos.
Entender el acceso de un usuario o grupo
Prueba este prompt
Ayúdame a entender qué acceso tiene el usuario {user_id} o el grupo {group_id}. Muestra los roles que tiene asignados, explica qué acceso otorga cada rol y señala si hay permisos que se superponen o faltan. Indica claramente qué no puedes verificar.Pasos
- Preparación: usa el ID estable del usuario o grupo.
- Ejecución: pídele al complemento que explique qué acceso tiene el usuario o grupo.
- Revisión: comprueba qué roles tiene asignados y qué acceso otorgan. Anota qué permisos se superponen o faltan.
- Verificación: si el complemento no puede consultar algún dato, márcalo como desconocido para evitar suposiciones.
Asignar un rol existente a un grupo
Prueba este prompt
Antes de hacer un cambio, muestra los roles actuales del grupo {group_id} y explica qué acceso adicional le otorgaría el rol {role_id}. Confirma quién figura como responsable de la aprobación y espera mi aprobación explícita antes de asignar el rol. Después de la asignación, verifica los roles actualizados del grupo.Pasos
- Preparación: confirma los ID del grupo y del rol. Revisa la solicitud aprobada y comprueba quién figura como responsable de la aprobación.
- Ejecución: pídele al complemento que muestre los roles actuales y explique qué cambiaría.
- Revisión: aprueba el plan solo si coincide con la solicitud aprobada.
- Verificación: después de la asignación, vuelve a consultar el grupo para confirmar que se agregó el rol existente según lo aprobado.
Comprobar el permiso general de acceso a conectores
Prueba este prompt
Comprueba si los roles asignados al usuario {user_id} le otorgan acceso general a los conectores. Pídele al complemento que muestre qué permisos respaldan su respuesta. Si no puede verificar el acceso a un conector específico, pídele que lo indique claramente.Pasos
- Preparación: confirma el ID del usuario y verifica que tengas permiso para revisar su acceso.
- Ejecución: solicita la verificación del permiso general.
- Revisión: comprueba el rol asignado y el permiso en el que se basa la respuesta.
- Verificación: usa el resultado únicamente para comprobar el permiso general. No demuestra que el usuario tenga acceso a un conector específico ni a un elemento conectado.
Resolver problemas con un cambio aprobado
Prueba este prompt
Revisa el cambio aprobado {change_record_id}. Compara el resultado solicitado con el estado actual del espacio de trabajo. Si el cambio falló, comprueba primero el espacio de trabajo y el rol. Luego confirma quién es responsable del registro, explica el problema y sugiere el siguiente paso más seguro.Pasos
- Preparación: confirma el registro del cambio aprobado y el resultado esperado.
- Ejecución: pídele al complemento que compare la solicitud con el estado actual del espacio de trabajo.
- Revisión: comprueba el espacio de trabajo y el rol. Luego verifica quién es el responsable del registro.
- Verificación: toma el estado actual del espacio de trabajo como referencia antes de elegir el siguiente paso.
Optimizar los costos y la combinación de modelos
Prueba este prompt
Para el período {date_range}, agrupa por caso de uso los datos verificados de consumo de tokens y costos del espacio de trabajo {workspace_id}. Compara los modelos y los modos de razonamiento con la información disponible sobre velocidad y calidad. Señala los flujos de trabajo costosos cuando los datos ofrezcan pocos indicios de que aportan valor. Recomienda dónde se podría reducir el gasto o destinarlo a tareas con mejores resultados de productividad o costos. Incluye los indicadores aprobados de ingresos o calidad que estén disponibles. Estima el ahorro potencial, explica las ventajas y desventajas de cada opción y distingue las observaciones verificadas de los supuestos y los datos faltantes. Realiza el análisis en modo de solo lectura.Pasos
- Preparación: confirma el espacio de trabajo y el intervalo de fechas, y comprueba que los datos de costos cubran todo el período. Revisa qué campos aprobados sobre rendimiento o resultados están disponibles.
- Ejecución: solicita la comparación de costos y modelos.
- Revisión: identifica qué muestran los datos, qué supuestos se hicieron, qué datos faltan y qué ventajas y desventajas tiene cada opción.
- Verificación: antes de actuar, revisa el ahorro potencial con el equipo de Finanzas y los responsables de los flujos de trabajo.
Analizar el uso y la adopción
Prueba este prompt
Analiza el espacio de trabajo {workspace_id} durante {date_range}. Muestra las tareas y el consumo de tokens por equipo y área del negocio. Agrupa los costos por caso de uso. Resume qué tareas realizan los equipos con ChatGPT y Codex. Incluye ejemplos de las áreas de Asuntos Legales, Marketing y Ventas. Compara el uso de habilidades y complementos según los datos disponibles. Incluye las llamadas a herramientas, las apps conectadas y los flujos de trabajo que usan varias herramientas solo si los campos correspondientes están disponibles. Muestra en qué áreas los equipos usan flujos de trabajo más avanzados y dónde podrían ampliar su uso. Ordena los {5_or_10} principales casos de uso e indica si un grupo pequeño de usuarios muy activos concentra la mayor parte del uso. No hagas suposiciones sobre actividades que no figuren en los datos.Pasos
- Preparación: comprueba el espacio de trabajo, el intervalo de fechas y la correspondencia entre usuarios y equipos. Asegúrate de que esté aprobada la elaboración de informes por usuario.
- Ejecución: solicita el análisis de uso y adopción.
- Revisión: comprueba cuáles de los campos solicitados están disponibles. Omite las actividades de las que no haya datos para evitar suposiciones.
- Verificación: un uso elevado no demuestra que el uso sea avanzado, que aporte valor al negocio ni que una persona tenga un buen desempeño.
Medir el valor para el negocio y el ROI
Prueba este prompt
Para el espacio de trabajo {workspace_id} y el período {date_range}, combina los datos verificados de uso y costos con los resultados aprobados. Estima el valor por equipo y caso de uso. Incluye las métricas aprobadas del área de Ventas sobre productividad, ingresos y calidad. Compara los equipos y los modelos, así como los flujos de trabajo y los segmentos de usuarios. Ordena los retornos según su relación con el costo. Muestra las fuentes y la fórmula. Indica claramente los supuestos, las limitaciones y los datos faltantes. No afirmes que ChatGPT causó los resultados. Realiza el análisis en modo de solo lectura.Pasos
- Preparación: comprueba el espacio de trabajo y el intervalo de fechas. Luego confirma los resultados aprobados. Revisa la fórmula y las reglas de privacidad.
- Ejecución: solicita el análisis del ROI.
- Revisión: comprueba cada fuente y cada supuesto. Anota todas las limitaciones y los datos faltantes.
- Verificación: el uso por sí solo no demuestra el ROI ni una relación de causalidad. Revisa el resultado con el equipo de Finanzas y los responsables del negocio.
Evaluar el ROI de Codex
Prueba este prompt
Para el espacio de trabajo {workspace_id}, combina los datos verificados de uso y costos de Codex durante {date_range} con los resultados aprobados de ingeniería. Estima el ROI por equipo, repositorio y flujo de trabajo. Compara la productividad y la velocidad de entrega con la calidad del código y los costos de ingeniería. Identifica los flujos de trabajo que aportan mucho valor o consumen muchos recursos. Recomienda cambios en el modelo, el modo de razonamiento o el flujo de trabajo. Explica las ventajas y desventajas de cada opción y qué aspectos son inciertos. Presenta tus hallazgos como patrones observados en los datos disponibles, sin afirmar que demuestran que Codex causó el resultado. Entrega únicamente los hallazgos. No hagas cambios.Pasos
- Preparación: confirma el espacio de trabajo y el período del informe. Revisa la correspondencia entre equipos y repositorios, así como los datos de referencia aprobados.
- Ejecución: solicita el análisis del ROI de Codex.
- Revisión: distingue los patrones observados de los supuestos. Protege los datos de los usuarios y de los repositorios.
- Verificación: revisa las recomendaciones y los valores de referencia de los resultados con el equipo de Ingeniería.
4. Cuándo conviene usar un flujo de trabajo con una API
Algunas organizaciones usan las API para crear sus propios procesos administrativos o herramientas externas. Este enfoque permite realizar tareas programadas o continuas. También puede ser útil cuando un proceso abarca muchos registros o requiere una conexión con un sistema interno aprobado. Estos flujos son independientes de las tareas guiadas que realizas con el complemento Admin.
Empieza por definir la tarea administrativa. Identifica los datos y permisos necesarios, las etapas de revisión, el resultado esperado y la forma de registrarlo. Si tu organización automatiza la tarea, involucra a los equipos de ingeniería, seguridad y gobernanza correspondientes, guarda las credenciales en un sistema de almacenamiento de secretos aprobado y prueba el flujo de trabajo antes de desplegarlo.