En ChatGPT, los equipos ofrecen un espacio compartido para organizar el trabajo y colaborar. Con las tareas de equipo, los miembros pueden programar actividades, como preparar un informe semanal, o hacer que se ejecuten cuando ocurra un evento específico, como resumir las novedades de un proyecto cuando se publiquen.
Para empezar, aprende a configurar un equipo y a crear una tarea de equipo.
Los administradores de Enterprise controlan quién puede crear equipos y administrar sus tareas mediante dos permisos: Crear equipos y Crear y administrar automatizaciones de equipo. También pueden poner las conexiones del espacio de trabajo a disposición de los equipos. La cuenta de servicio de cada equipo y las conexiones que tenga configuradas determinan qué cuentas externas usan sus tareas.
Para obtener más información sobre los miembros de los equipos y sus tareas, consulta Equipos en ChatGPT y Crear y administrar tareas de equipo en ChatGPT en el Centro de ayuda.
Cómo funcionan los equipos y las tareas de equipo
Las conexiones del espacio de trabajo permiten que las tareas de equipo usen cuentas de apps administradas por la empresa. Así, cada miembro del equipo puede trabajar sin tener que conectar su propia cuenta.
Un equipo puede reunir a personas de un mismo departamento o de distintas áreas que comparten un objetivo. Un equipo en ChatGPT es independiente de un grupo del espacio de trabajo creado manualmente o sincronizado mediante SCIM.
Estos son algunos ejemplos de tareas de equipo programadas o activadas por eventos:
| Equipo | Quiénes colaboran | Ejemplo de tarea de equipo |
|---|---|---|
| Lanzamiento de producto | Equipos de producto, marketing y soporte que preparan un lanzamiento. | Cuando llegue un mensaje al canal de Slack del lanzamiento, resume los avances, los cambios en los hitos y los obstáculos. |
| Éxito del cliente | Gerentes de cuentas y equipos de éxito del cliente que brindan apoyo a los clientes. | Cada lunes, resume las novedades de los clientes, las acciones de seguimiento y las preguntas pendientes de la semana anterior. |
| Ventas | Equipos de ventas y de éxito del cliente e ingenieros de soluciones que cierran acuerdos e incorporan clientes. | Cuando se cierre un acuerdo, prepara un resumen para la incorporación que incluya los objetivos del cliente, los compromisos y las preguntas pendientes. |
| Marketing | Responsables de proyecto y colaboradores a cargo de un proyecto compartido. | Cada mañana, resume los avances del proyecto, los obstáculos y los próximos vencimientos. |
Las tareas de equipo se ejecutan en la nube con la cuenta de servicio del equipo y las conexiones de apps que tenga configuradas.
Antes de empezar
Antes de configurar un equipo o sus tareas, un propietario del espacio de trabajo debe habilitar los siguientes permisos para los usuarios que los necesiten, ya sea desde la configuración del espacio de trabajo o mediante roles personalizados:
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Crear equipos: se requiere para crear un equipo.
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Crear y administrar tareas de equipo: se requiere para crear o editar tareas de equipo.
Consulta Roles y permisos del espacio de trabajo.
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Administrador del espacio de trabajo: configura y autoriza las conexiones aprobadas del espacio de trabajo y elige quién puede encontrarlas y usarlas. Verifica a qué datos puede acceder la cuenta externa y qué acciones puede realizar. Consulta Conexiones del espacio de trabajo.
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Propietario del equipo: después de crear el equipo, selecciona las conexiones disponibles que el equipo necesite y para las que tengas permiso de uso. Antes de programar una tarea de equipo, confirma qué cuenta externa usa cada conexión.
Configurar un equipo
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Crea el equipo. En el espacio de trabajo donde quieras crearlo, abre Configuración > Equipos y selecciona Crear equipo. Ingresa un nombre y, si quieres, una descripción. Luego selecciona Crear.
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Revisa el acceso e invita a tus colegas. Antes de invitarlos, revisa quién tendrá acceso a las ejecuciones anteriores y a los archivos generados. No se pueden establecer restricciones de acceso por separado para cada tarea o ejecución. Selecciona Invitar, busca por nombre o correo electrónico y selecciona Agregar miembro o Agregar miembros. Los miembros pueden invitar a colegas y quitar a miembros que no sean propietarios. Quienes se unan mediante un enlace desde el mismo espacio de trabajo no necesitan la aprobación del propietario.
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Agrega las conexiones del equipo. Las conexiones del espacio de trabajo usan cuentas administradas de forma centralizada. Las conexiones del equipo permiten que una persona comparta con el equipo una cuenta que haya conectado individualmente. Como propietario del equipo, elige una conexión que tengas permiso para usar. Revisa a qué datos da acceso y qué acciones permite. Si se requiere iniciar sesión, hazlo antes de ejecutar tareas sin supervisión. Ser propietario del equipo no otorga permisos de administrador del espacio de trabajo. Para conocer los pasos de configuración que debe seguir el administrador, consulta Conexiones del espacio de trabajo.
Crear una tarea de equipo
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Abre Programadas > + Nueva tarea. Activa la opción Equipo y selecciona el equipo que será propietario de la tarea.
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Elige un activador. Si eliges Programación, verifica el horario y la zona horaria. Si eliges un evento compatible como activador, verifica sus condiciones y la conexión que requiere.
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En Instrucciones, describe el objetivo y el resultado esperado. Incluye los criterios de éxito y los límites que la tarea debe respetar. Agrega enlaces a las fuentes específicas de la tarea y revisa las instrucciones compartidas si el equipo tiene un Espacio asignado. Las tareas no heredan las memorias personales, las instrucciones personalizadas ni el historial de chats de quien las crea.
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Revisa los Complementos y la configuración Avanzada, incluida la opción Modelo. Elige un modelo disponible para el equipo. Los modelos disponibles pueden ser distintos de los de tu cuenta personal. Selecciona Crear.
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Selecciona Ejecutar ahora y revisa el resultado en Ejecuciones anteriores. Usa Editar para cambiar las instrucciones o la configuración.
Preguntas frecuentes sobre los equipos y las tareas de equipo
¿Se puede importar la lista de miembros de un equipo o mantenerla sincronizada con los grupos del espacio de trabajo o los canales de Slack o Microsoft Teams?
No. La lista de miembros de un equipo en ChatGPT es independiente de los grupos del espacio de trabajo y de los canales de Slack o Microsoft Teams. No se puede importar ni sincronizar. Agrega o quita miembros en ChatGPT.
¿Quién puede crear un equipo, cambiar sus miembros y administrar sus tareas?
Los permisos del espacio de trabajo determinan quién puede crear equipos y quién puede crear o actualizar tareas. Quien crea un equipo se convierte en su propietario sin adquirir permisos de administrador del espacio de trabajo. Los miembros pueden invitar a colegas y quitar a miembros que no sean propietarios. Quienes se unan mediante un enlace desde el mismo espacio de trabajo no necesitan la aprobación del propietario.
Solo el propietario puede eliminar el equipo. Los administradores del espacio de trabajo gestionan las conexiones aprobadas y deciden quién puede usarlas.
¿Se aplican estos controles del espacio de trabajo en todas las interfaces compatibles donde se pueden crear o editar equipos y tareas?
Sí. El permiso Crear equipos controla quién puede crear equipos. El permiso Crear y administrar automatizaciones de equipo controla quién puede crear y actualizar tareas en todas las interfaces compatibles. El acceso sigue dependiendo de la pertenencia al equipo y de los permisos de las conexiones.
¿A qué tiene acceso una persona cuando se une a un equipo?
Los nuevos miembros pueden ver todas las ejecuciones anteriores y los archivos generados. No se pueden establecer restricciones de acceso por separado para cada tarea o ejecución. Las páginas y los espacios conservan sus propios permisos de uso compartido. Al unirte a un equipo, obtienes acceso a todas las páginas y los espacios que se hayan compartido con él. Tus chats y conexiones personales no se comparten al unirte. Los miembros del espacio de trabajo que abran un enlace para unirse pueden ver el nombre del equipo y la lista de miembros antes de hacerlo.
¿Cómo pueden los administradores del espacio de trabajo revisar la actividad sin unirse a un equipo?
Los administradores pueden revisar la actividad mediante la API de Cumplimiento y restringir el acceso según el rol.
¿Qué cuenta usa una tarea de equipo?
Las tareas de equipo usan la cuenta de servicio del equipo y las conexiones de apps configuradas. La cuenta que usa cada conexión determina a qué datos puede acceder y qué acciones puede realizar. Estos permisos pueden diferir de los permisos personales de quien crea o edita la tarea. Consulta Conectar y administrar cuentas de apps.
¿Cómo funcionan los complementos junto con las conexiones?
Los complementos y las conexiones del equipo cumplen funciones distintas. Los complementos proporcionan herramientas o habilidades y las conexiones dan acceso a las apps. No es necesario que cada miembro conecte la misma cuenta por separado.
¿Pueden las conexiones del espacio de trabajo dar acceso a información que un miembro no puede ver con su cuenta personal?
Sí. Las cuentas conectadas pueden tener acceso a información que un miembro no puede consultar con su propia cuenta. Revisa quiénes forman parte del equipo y a qué recursos da acceso cada conexión.
¿Pueden las tareas de equipo escribir en los sistemas conectados?
Sí, si la herramienta y la conexión lo permiten. Por ejemplo, una tarea puede publicar un mensaje en Slack. Las ejecuciones sin supervisión no pueden completar un nuevo inicio de sesión en una app y siguen sujetas a los requisitos de aprobación de acciones.
¿Qué sucede cuando se va quien creó una tarea o el propietario del equipo?
Los miembros autorizados del equipo pueden editar, pausar o reanudar las tareas compartidas. Antes de dar de baja a quien creó una tarea o al propietario del equipo, revisa quién es el propietario del equipo y qué conexiones se necesitan.
Las tareas que pertenecen al equipo están diseñadas para seguir disponibles después de que se vaya quien las creó, pero las conexiones necesarias pueden perder el acceso.
Los propietarios deben transferir la propiedad del equipo antes de irse. Las conexiones a las que el nuevo propietario no tenga acceso quedarán deshabilitadas para todo el equipo.
¿Qué sucede con las ejecuciones en curso y en cola cuando se pausa o se elimina una tarea?
Pausar una tarea evita que se inicien futuras ejecuciones programadas o activadas por eventos. Si necesitas interrumpir una ejecución en curso, ten en cuenta que ni pausar ni eliminar la tarea garantiza que se detenga.
¿Qué actividad de los equipos y sus tareas pueden auditar los administradores?
La vista Actividad del equipo registra los cambios. Los miembros autorizados pueden revisar cada ejecución y sus resultados.
Usa los registros que admite la API de Cumplimiento para investigar la actividad del equipo. Antes de basar una auditoría en esos registros, confirma cuáles están disponibles para los equipos, las tareas y las conexiones.
Consulta la versión vigente de la referencia de la API de administración para conocer los campos exactos de cada evento y el alcance de su cobertura.
¿Cómo se facturan las tareas de equipo?
Las tareas de equipo consumen créditos del espacio de trabajo. Los límites de gasto de los equipos son independientes de los límites de los usuarios.