Codex use case
Crea un portal de incorporación
Ayuda a quienes se incorporan a encontrar su próxima tarea y a practicar lo que harán en su puesto.
Convierte el plan de la primera semana de tu equipo en actividades diarias, enlaces a recursos y una tarea de práctica. Guarda el avance de cada persona para que pueda continuar donde se quedó.
Best for
- Responsables de equipos que incorporan a varias personas al mismo puesto.
- Equipos de recursos humanos que mantienen al día los planes y recursos de la primera semana para quienes se incorporan.
Contents
Crea un portal de incorporación
Ayuda a quienes se incorporan a encontrar su próxima tarea y a practicar lo que harán en su puesto.
Convierte el plan de la primera semana de tu equipo en actividades diarias, enlaces a recursos y una tarea de práctica. Guarda el avance de cada persona para que pueda continuar donde se quedó.
Convierte el plan de la primera semana de tu equipo en actividades diarias, enlaces a recursos y una tarea de práctica. Guarda el avance de cada persona para que pueda continuar donde se quedó.
Best for
- Responsables de equipos que incorporan a varias personas al mismo puesto.
- Equipos de recursos humanos que mantienen al día los planes y recursos de la primera semana para quienes se incorporan.
Starter prompt
Antes de empezar
Convierte el plan de la primera semana en un sitio donde quienes se incorporan al equipo puedan ver qué les toca hacer hoy, encontrar los recursos que necesitan y retomar sus tareas donde las dejaron. Pide un portal que reúna las tareas diarias, los datos de las personas que pueden ayudar y una tarea práctica para el final de la semana, y que guarde el progreso de cada persona.
Elige un puesto y define algo que una persona recién incorporada debería poder hacer al terminar la semana. Ese objetivo te ayudará a decidir qué recursos y actividades incluir en el plan. Reúne los materiales que tu equipo ya usa:
| Fuente | Ejemplo | Qué aporta |
|---|---|---|
| Plan de la primera semana | Un documento o una hoja de cálculo que indique el día, la tarea, las instrucciones, el recurso y la persona de contacto | La lista de tareas de cada día |
| Recursos del equipo | Una descripción general del producto, un directorio del equipo y plantillas específicas del puesto | Enlaces y contexto para cada tarea |
| Tarea práctica | Instrucciones, criterios de revisión y un ejemplo aprobado | Un objetivo claro para el final de la semana |
Define las tareas de modo que cada persona pueda saber cuándo las ha terminado. Por ejemplo, puedes cambiar “Conoce el producto” por “Lee la descripción general del producto y lleva dos preguntas a la reunión con la persona que te acompaña durante la incorporación”. Incluye el tiempo estimado si figura en el plan y explica qué actividades requieren ayuda de otra persona.
Ejemplo: preparación para una reunión inicial con un cliente
En este plan hipotético para una persona responsable del éxito del cliente, las actividades de la semana la preparan para redactar la agenda de una reunión inicial:
- Familiarízate con el producto: lee la descripción general del producto y reúnete con la persona que te acompaña para conversar sobre tus dudas.
- Observa cómo se hace: mira un ejemplo aprobado de una reunión inicial y anota las preguntas de quien la dirige.
- Ponlo en práctica: redacta una agenda con la plantilla del equipo y coméntala con un gerente.
Para otro puesto, elige una tarea pertinente, como preparar un resumen de campaña o atender una solicitud de soporte de ejemplo. Usa el plan aprobado para definir las actividades y su orden.
Conecta tus fuentes
- Adjunta el plan de incorporación en la conversación donde vas a crear el sitio. Si los documentos están en una aplicación conectada, pregúntale a ChatGPT qué conexiones están disponibles y luego dale los enlaces exactos al plan, los recursos o las carpetas. Completa los pasos que te pida para establecer la conexión. Por ejemplo, si está disponible la conexión correspondiente, indica dónde encontrar “Éxito del cliente: primera semana” y “Plantilla de agenda para la reunión inicial” en Google Drive o SharePoint. Especifica los nombres exactos de los archivos en vez de pedirle que busque en todos los documentos de la empresa.
- Pídele a ChatGPT una lista de las tareas que encontró, agrupadas por día, con el enlace a la fuente y la persona de contacto para cada una. Completa la información que falte antes de que cree el sitio. El enlace identifica el documento de origen. Si necesitas su contenido, confirma que ChatGPT pueda leerlo.
- Usa en el sitio una copia revisada del plan y conserva los enlaces a los recursos originales. Si más adelante editas el documento de origen, la copia no se actualizará automáticamente. Para modificar el plan, vuelve a la conversación donde creaste el sitio y proporciona la fuente actualizada.
- Si quieres que los recursos se carguen desde una aplicación conectada cuando alguien visite el sitio, pídelo por separado. Usa un sitio privado del Espacio de trabajo y pruébalo con los permisos que la persona recién incorporada tiene en la aplicación. Sigue los pasos de datos y conexiones para establecer la conexión.
Abre los enlaces a los recursos con alguien del equipo que tenga los mismos permisos de acceso que una persona recién incorporada. Resuelve los problemas de acceso a los materiales antes de compartir el sitio. Guarda en el sitio el registro de las tareas que completa cada persona. No hace falta copiar esos datos al documento de incorporación.
Cómo usar el sitio
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Muestra primero qué hacer a continuación
Usa el prompt inicial junto con el plan y los enlaces a los recursos. Revisa el primer día desde la perspectiva de alguien que acaba de incorporarse. Debería quedar claro con qué tarea empezar, por qué es importante, qué recurso abrir y a quién pedir ayuda. Pídele a ChatGPT que sustituya los nombres imprecisos de las tareas por acciones concretas del plan y que coloque el recurso correspondiente junto a cada tarea.
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Avanza hasta la tarea práctica
Recorre las actividades de la semana hasta llegar a la tarea práctica. La persona recién incorporada debería poder encontrar las instrucciones, un ejemplo aprobado y los criterios que usará su gerente para revisar el trabajo. En el ejemplo de la reunión inicial, esto podría consistir en verificar que la agenda indique el propósito de la reunión, incluya preguntas para el cliente y reserve tiempo para acordar los próximos pasos.
Marca una actividad como completada, vuelve a cargar la página y regresa en otra sesión para comprobar que el progreso se haya guardado. Usa una segunda cuenta para verificar que tenga su propio registro de progreso desde el inicio y que no pueda acceder al registro de la primera persona. La lista de tareas muestra qué actividades completó cada persona. Usa la tarea práctica y la conversación para saber en qué necesita más ayuda.
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Dale la bienvenida a la próxima persona que se incorpore
Revisa quién tendrá acceso al sitio y publícalo para tu equipo. Incluye el enlace en tu mensaje de bienvenida y explica cómo usar el sitio cada día. Cuando converses con la persona al terminar la semana, pregúntale qué instrucciones o recursos le resultaron difíciles de seguir. Cuando cambie el plan, antes de publicar la actualización, pídele a ChatGPT que conserve las tareas completadas y explique cómo afectan al progreso las tareas que se agregan o se eliminan.
Otras formas de usar el sitio
Actualiza el plan a partir del documento de origen
Cuando cambie el plan de incorporación, actualiza la lista de tareas, conserva las que ya se completaron y deja claro cómo cambia el progreso registrado.
Muestra primero la siguiente tarea
Ayuda a cada persona recién incorporada a retomar su primera tarea pendiente sin ocultar el resto del plan de la semana.
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