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Audita un flujo de trabajo

Audita un proceso desordenado y traza un plan claro para automatizarlo.

Difficulty Intermediate
Time horizon 1h

Comparte con ChatGPT los registros de seguimiento, la documentación del proceso, las notas de traspaso, los paneles, el historial de tickets, las conversaciones del equipo y las restricciones. Luego pídele que detalle los pasos del flujo de trabajo actual, identifique dónde se atasca y redacte una especificación del proceso que sirva para automatizarlo.

Best for

  • Flujos de trabajo operativos con pasos manuales repetitivos, responsabilidades poco claras o fallas frecuentes en los traspasos.
  • Equipos que evalúan si un proceso está listo para automatizarse.
  • Auditorías que requieren documentar en un solo lugar los pasos actuales, los puntos donde se atasca el proceso, los datos que faltan y las fuentes desactualizadas.

Contents

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    Audita un flujo de trabajo

    Audita un proceso desordenado y traza un plan claro para automatizarlo.

    Comparte con ChatGPT los registros de seguimiento, la documentación del proceso, las notas de traspaso, los paneles, el historial de tickets, las conversaciones del equipo y las restricciones. Luego pídele que detalle los pasos del flujo de trabajo actual, identifique dónde se atasca y redacte una especificación del proceso que sirva para automatizarlo.

    Intermediate
    1h

    Comparte con ChatGPT los registros de seguimiento, la documentación del proceso, las notas de traspaso, los paneles, el historial de tickets, las conversaciones del equipo y las restricciones. Luego pídele que detalle los pasos del flujo de trabajo actual, identifique dónde se atasca y redacte una especificación del proceso que sirva para automatizarlo.

    Intermediate
    1h

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    Best for

    • Flujos de trabajo operativos con pasos manuales repetitivos, responsabilidades poco claras o fallas frecuentes en los traspasos.
    • Equipos que evalúan si un proceso está listo para automatizarse.
    • Auditorías que requieren documentar en un solo lugar los pasos actuales, los puntos donde se atasca el proceso, los datos que faltan y las fuentes desactualizadas.

    Skills & Plugins

    • Google Drive
      Lee la documentación del proceso, los registros de seguimiento, las notas de traspaso y los materiales originales.
    • Slack
      Revisa las conversaciones del equipo, las preguntas recurrentes y las decisiones que explican cómo funciona el proceso.
    • Spreadsheets
      Revisa los registros de seguimiento del flujo de trabajo, las marcas de tiempo, quién está a cargo de cada paso y los datos de los KPI.
    • Documents
      Prepara el informe breve de auditoría, el documento actualizado del proceso y la especificación de automatización.
    Skill Why use it
    Google Drive Lee la documentación del proceso, los registros de seguimiento, las notas de traspaso y los materiales originales.
    Slack Revisa las conversaciones del equipo, las preguntas recurrentes y las decisiones que explican cómo funciona el proceso.
    Spreadsheets Revisa los registros de seguimiento del flujo de trabajo, las marcas de tiempo, quién está a cargo de cada paso y los datos de los KPI.
    Documents Prepara el informe breve de auditoría, el documento actualizado del proceso y la especificación de automatización.

    Starter prompt

    Audita el flujo de trabajo [workflow] antes de [deadline or next cohort]. Usa el registro de seguimiento actual, la documentación del proceso, las notas de traspaso, el panel de KPI, el historial de tickets, las conversaciones del equipo y las restricciones del flujo de trabajo que te comparto. Prepara lo siguiente: - un informe breve de auditoría que indique cuáles son los pasos actuales, quién está a cargo de cada uno, dónde se atasca el flujo de trabajo, qué preguntas se repiten y qué datos faltan - un documento actualizado del proceso - una especificación breve para automatizar los dos pasos manuales más repetitivos Señala las fuentes desactualizadas o que se contradigan entre sí. Limita el alcance de la propuesta de automatización y no implementes ni publiques cambios.
    Audita el flujo de trabajo [workflow] antes de [deadline or next cohort]. Usa el registro de seguimiento actual, la documentación del proceso, las notas de traspaso, el panel de KPI, el historial de tickets, las conversaciones del equipo y las restricciones del flujo de trabajo que te comparto. Prepara lo siguiente: - un informe breve de auditoría que indique cuáles son los pasos actuales, quién está a cargo de cada uno, dónde se atasca el flujo de trabajo, qué preguntas se repiten y qué datos faltan - un documento actualizado del proceso - una especificación breve para automatizar los dos pasos manuales más repetitivos Señala las fuentes desactualizadas o que se contradigan entre sí. Limita el alcance de la propuesta de automatización y no implementes ni publiques cambios.

    Traza un mapa del proceso actual

    Es más fácil evaluar la automatización de un flujo de trabajo cuando el proceso actual está bien definido. Comparte con ChatGPT el registro de seguimiento, la documentación del proceso, las notas de traspaso, los tickets, las métricas y las conversaciones que muestran cómo avanza el trabajo en la práctica.

    1. Define el alcance del flujo de trabajo, sus usuarios, sus entradas y salidas, y la fecha de revisión.
    2. Adjunta el documento del proceso actual, el registro de seguimiento, las notas de traspaso, los tickets y la información de contexto sobre los indicadores clave de desempeño (KPI).
    3. Pídele a ChatGPT que contraste el proceso documentado con lo que muestran las conversaciones y el estado actual del registro de seguimiento, y que aclare las discrepancias.
    4. Ejecuta el prompt inicial para generar el resumen de la auditoría, el documento del proceso y una especificación de alcance limitado para la automatización.
    5. Antes de implementar la automatización, revisa los permisos, los pasos que se siguen en casos excepcionales, las acciones irreversibles y quién es responsable de cada paso.

    Mantén la propuesta de automatización separada de la descripción del proceso. Una buena auditoría explica qué pasos deben seguir siendo manuales, qué se puede verificar automáticamente y qué evidencia debe generar el nuevo flujo de trabajo.

    Elige la automatización útil de menor alcance

    Después de la auditoría, pídele a ChatGPT que compare los pasos que podrían automatizarse según la frecuencia con que se repiten, el riesgo, la calidad de los datos y el costo de verificación.

    Ordena por prioridad los pasos que esta auditoría del flujo de trabajo identificó como candidatos a la automatización. Para cada paso, indica lo siguiente: - cuánto esfuerzo manual requiere actualmente y con qué frecuencia se repite - qué entradas y permisos requiere - qué pasos se siguen si hay una falla o una excepción - qué evidencia permite verificar el resultado - si la acción se puede revertir y en qué momento se requiere aprobación humana - por qué conviene posponerlo o automatizarlo Recomienda solo el primer paso seguro de menor alcance. No lo implementes ni modifiques el documento original del proceso.

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