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Erreiche Inbox Zero für deine E-Mails

Arbeite liegen gebliebene E-Mails ab, entwirf Antworten in deinem Stil und behalte neue E-Mails im Blick.

Difficulty Einfach
Time horizon 10 min

Räume einen überfüllten Posteingang auf und erkenne, welche Nachrichten eine Antwort, eine Entscheidung oder deine Aufmerksamkeit erfordern. ChatGPT Work kann eine Bereinigung vorschlagen, Antworten in deinem Stil entwerfen und zu festgelegten Zeiten nach neuen E-Mails suchen.

Am besten geeignet für

  • Einen überfüllten E-Mail-Posteingang aufräumen, ohne nützliche Informationen zu verlieren.
  • Wichtige E-Mails und Antwortentwürfe nach Zeitplan hervorheben.

Contents

    ← Alle Anwendungsfälle

    Erreiche Inbox Zero für deine E-Mails

    Arbeite liegen gebliebene E-Mails ab, entwirf Antworten in deinem Stil und behalte neue E-Mails im Blick.

    Räume einen überfüllten Posteingang auf und erkenne, welche Nachrichten eine Antwort, eine Entscheidung oder deine Aufmerksamkeit erfordern. ChatGPT Work kann eine Bereinigung vorschlagen, Antworten in deinem Stil entwerfen und zu festgelegten Zeiten nach neuen E-Mails suchen.

    Einfach
    10 min

    Räume einen überfüllten Posteingang auf und erkenne, welche Nachrichten eine Antwort, eine Entscheidung oder deine Aufmerksamkeit erfordern. ChatGPT Work kann eine Bereinigung vorschlagen, Antworten in deinem Stil entwerfen und zu festgelegten Zeiten nach neuen E-Mails suchen.

    Einfach
    10 min

    Weiterführende Links

    Plug-ins Geplante Aufgaben

    Am besten geeignet für

    • Einen überfüllten E-Mail-Posteingang aufräumen, ohne nützliche Informationen zu verlieren.
    • Wichtige E-Mails und Antwortentwürfe nach Zeitplan hervorheben.

    Skills und Plug-ins

    • Gmail
      Gmail-Konversationen durchsuchen und vorsortieren, Antwortentwürfe erstellen und Nachrichten auf ausdrückliche Anweisung archivieren, mit Labels versehen oder in den Papierkorb verschieben.
    • Outlook Email
      Outlook-E-Mails durchsuchen und vorsortieren, wiederkehrende Nachrichten organisieren, auf ausdrückliche Anweisung den Lesestatus ändern oder Nachrichten verschieben und über dein verbundenes Postfach Antworten entwerfen.
    Skill Why use it
    Gmail Gmail-Konversationen durchsuchen und vorsortieren, Antwortentwürfe erstellen und Nachrichten auf ausdrückliche Anweisung archivieren, mit Labels versehen oder in den Papierkorb verschieben.
    Outlook Email Outlook-E-Mails durchsuchen und vorsortieren, wiederkehrende Nachrichten organisieren, auf ausdrückliche Anweisung den Lesestatus ändern oder Nachrichten verschieben und über dein verbundenes Postfach Antworten entwerfen.

    Einstiegs-Prompt

    Prüfe die E-Mails meiner verbundenen Konten aus den letzten 90 Tagen, einschließlich gesendeter Nachrichten. Wenn ich mehrere Konten habe, prüfe jedes einzeln. Falls keines verbunden ist, erkläre mir, wie ich Gmail oder Outlook Email über den Tab „Plug-ins“ in ChatGPT Work verbinden kann. Stelle fest, ob der Posteingang beruflich oder privat genutzt wird, und ermittle wichtige Personen, Projekte und wiederkehrende Nachrichten. Nutze kürzlich gesendete, selbst verfasste E-Mails, um meinen Schreibstil zu verstehen. Ignoriere weitergeleitete oder generierte Nachrichten, die meinen Stil nicht repräsentieren, und prüfe andere verbundene Tools, wenn sie nützlichen Kontext für eine Antwort liefern könnten. Gib mir einen knappen, personalisierten Überblick mit passenden Überschriften: - Beginne mit ein oder zwei Sätzen darüber, was du aus meinem Posteingang erfahren hast, einschließlich der Gesamtzahl und der Anzahl ungelesener E-Mails. - Liste bis zu fünf E-Mails auf, die meine Aufmerksamkeit erfordern. Beschränke dich jeweils auf einen kurzen, handlungsorientierten Stichpunkt mit relevanter Zeitangabe und Link. Stelle keine Vermutungen an, insbesondere nicht bei Sicherheitswarnungen. - Erkläre in zwei oder drei Sätzen, welche routinemäßigen E-Mails du mit Labels versehen und archivieren würdest, welche sichtbar bleiben und welche Abonnements überprüft werden sollten. Stelle vorgeschlagene `labels` direkt im Text dar und erkläre, dass archivierte E-Mails weiterhin durchsuchbar bleiben. - Entwirf eine nützliche Antwort in meinem Stil und erkläre kurz, für wen sie bestimmt ist, was die Person benötigt und welchen relevanten Kontext du gefunden hast. - Erkläre, wie du künftig vorgehst und dass ich dir mit einer Antwort hier neue Anweisungen geben kann. - Beende den Überblick mit drei einfachen, nummerierten Fragen, die sich mit yes/no beantworten lassen: die Bereinigung anwenden, die Antwort als Entwurf speichern oder den vorgeschlagenen Zeitplan und die Prioritäten beibehalten. Zeige anhand eines einzeiligen Beispiels wie „1 ja, 2 ja, 3 nein“, wie ich antworten kann, und bitte mich, gewünschte Änderungen anzugeben. Plane für berufliche E-Mails montags bis freitags Prüfungen um 8 und 16 Uhr ein, für private E-Mails täglich um 8 Uhr. Erkläre das aus der Ich-Perspektive: „Künftig prüfe ich …“ Beschreibe, wie du neue oder geänderte E-Mails hervorhebst, die meine Aufmerksamkeit erfordern, bei Bedarf andere verbundene Quellen wie Chats, Dokumente oder Kalender verwendest und Antworten in meinem Stil entwirfst. Weise darauf hin, dass ich dir mit einer Antwort hier neue Anweisungen geben kann. Halte jeden Überblick knapp, nummeriere alle Fragen am Ende und erwähne kurz, wenn nichts meine Aufmerksamkeit erfordert. Sende oder archiviere nichts und verschiebe nichts in den Papierkorb, bevor ich es genehmigt habe. Führe nur genehmigte Bereinigungsaktionen aus und frage immer gesondert nach, bevor du etwas in den Papierkorb verschiebst.
    Prüfe die E-Mails meiner verbundenen Konten aus den letzten 90 Tagen, einschließlich gesendeter Nachrichten. Wenn ich mehrere Konten habe, prüfe jedes einzeln. Falls keines verbunden ist, erkläre mir, wie ich Gmail oder Outlook Email über den Tab „Plug-ins“ in ChatGPT Work verbinden kann. Stelle fest, ob der Posteingang beruflich oder privat genutzt wird, und ermittle wichtige Personen, Projekte und wiederkehrende Nachrichten. Nutze kürzlich gesendete, selbst verfasste E-Mails, um meinen Schreibstil zu verstehen. Ignoriere weitergeleitete oder generierte Nachrichten, die meinen Stil nicht repräsentieren, und prüfe andere verbundene Tools, wenn sie nützlichen Kontext für eine Antwort liefern könnten. Gib mir einen knappen, personalisierten Überblick mit passenden Überschriften: - Beginne mit ein oder zwei Sätzen darüber, was du aus meinem Posteingang erfahren hast, einschließlich der Gesamtzahl und der Anzahl ungelesener E-Mails. - Liste bis zu fünf E-Mails auf, die meine Aufmerksamkeit erfordern. Beschränke dich jeweils auf einen kurzen, handlungsorientierten Stichpunkt mit relevanter Zeitangabe und Link. Stelle keine Vermutungen an, insbesondere nicht bei Sicherheitswarnungen. - Erkläre in zwei oder drei Sätzen, welche routinemäßigen E-Mails du mit Labels versehen und archivieren würdest, welche sichtbar bleiben und welche Abonnements überprüft werden sollten. Stelle vorgeschlagene `labels` direkt im Text dar und erkläre, dass archivierte E-Mails weiterhin durchsuchbar bleiben. - Entwirf eine nützliche Antwort in meinem Stil und erkläre kurz, für wen sie bestimmt ist, was die Person benötigt und welchen relevanten Kontext du gefunden hast. - Erkläre, wie du künftig vorgehst und dass ich dir mit einer Antwort hier neue Anweisungen geben kann. - Beende den Überblick mit drei einfachen, nummerierten Fragen, die sich mit yes/no beantworten lassen: die Bereinigung anwenden, die Antwort als Entwurf speichern oder den vorgeschlagenen Zeitplan und die Prioritäten beibehalten. Zeige anhand eines einzeiligen Beispiels wie „1 ja, 2 ja, 3 nein“, wie ich antworten kann, und bitte mich, gewünschte Änderungen anzugeben. Plane für berufliche E-Mails montags bis freitags Prüfungen um 8 und 16 Uhr ein, für private E-Mails täglich um 8 Uhr. Erkläre das aus der Ich-Perspektive: „Künftig prüfe ich …“ Beschreibe, wie du neue oder geänderte E-Mails hervorhebst, die meine Aufmerksamkeit erfordern, bei Bedarf andere verbundene Quellen wie Chats, Dokumente oder Kalender verwendest und Antworten in meinem Stil entwirfst. Weise darauf hin, dass ich dir mit einer Antwort hier neue Anweisungen geben kann. Halte jeden Überblick knapp, nummeriere alle Fragen am Ende und erwähne kurz, wenn nichts meine Aufmerksamkeit erfordert. Sende oder archiviere nichts und verschiebe nichts in den Papierkorb, bevor ich es genehmigt habe. Führe nur genehmigte Bereinigungsaktionen aus und frage immer gesondert nach, bevor du etwas in den Papierkorb verschiebst.

    Bevor du beginnst

    Diesen Ablauf kannst du in ChatGPT Work im Browser oder in der Desktop-App ausführen. Bevor du beginnst:

    • Verbinde dein E-Mail-Konto. Installiere das Plug-in für Gmail oder Outlook Email. Du kannst außerdem Slack, Google Drive und deinen Kalender verbinden, damit ChatGPT beim Entwerfen von Antworten mehr Kontext erhält.
    • Lege fest, wo geplante Prüfungen ausgeführt werden. Beginne im Browser, wenn die Prüfungen weiterlaufen sollen, während dein Laptop ausgeschaltet ist. Wenn du die Desktop-App nutzt, lass deinen Computer eingeschaltet und die ChatGPT-Desktop-App weiterlaufen. Sprachchats unterstützen keine geplanten Aufgaben. Richte sie daher stattdessen im Chat ein oder verwalte sie dort.

    Was dich erwartet

    ChatGPT prüft aktuelle E-Mails, erkennt Nachrichten, die deine Aufmerksamkeit erfordern, schlägt eine Bereinigung vor und bereitet Antworten vor, ohne sie zu senden. Sobald du die Bereinigung genehmigst, kann ChatGPT diese Änderungen auf ältere, noch unbearbeitete E-Mails anwenden. So kann das Gespräch aussehen:

    ChatGPT Work

    Ich habe deinen verbundenen beruflichen Posteingang geprüft, mit Schwerpunkt auf Produkteinführungen, Dokumentation und Produktionsarbeit. Er enthält 116 Nachrichten, davon 96 ungelesen; die meisten ungelesenen E-Mails betreffen Projektaktivitäten, Kalenderaktualisierungen, Benachrichtigungen zu freigegebenen Dateien und Newsletter.

    Was deine Aufmerksamkeit erfordert

    • Aufnahmevorbereitung: Sende vor dem morgigen Termin die angeforderten Demo-Themen, eine Kurzbiografie und ein Foto.
    • Dokumentationsprüfung: Berücksichtige das Feedback zur korrekten Produktdarstellung, bevor die Arbeit an der Anleitung fortgesetzt wird.
    • Fehlgeschlagenes Preview-Deployment: Untersuche den fehlgeschlagenen Build, bevor du dich auf die aktuellen Änderungen verlässt.
    • Aufgabe zu Zusatzleistungen: Schließe die ausstehende Änderung der Zusatzleistungen ab.
    • Anmeldewarnung: Prüfe, ob die letzte Anmeldung von dir stammt. Falls nicht, folge den Anweisungen in der Warnung.

    Bereinigung

    Ich würde routinemäßige Projekt-, Kalender- und Dokumentbenachrichtigungen mit den Labels Project activity, Calendar und Docs versehen und archivieren; archivierte E-Mails bleiben durchsuchbar. Direkte Anfragen, laufende Reviews, fehlgeschlagene Builds, Sicherheitswarnungen und alles Ungeklärte würden sichtbar bleiben. Newsletter und andere wiederkehrende Abonnements sollten gesondert geprüft werden.

    Eine Antwort an die für die Aufnahme zuständige Person

    Die für die Aufnahme zuständige Person wartet auf Demo-Themen, eine Kurzbiografie und ein Foto. Ich habe den aktuellen Stand der Terminplanung geprüft und eine Antwort in deinem Stil entworfen:

    Ich freue mich darauf. Ich plane, die drei besprochenen Arbeitsabläufe zu zeigen, und schicke die Kurzbiografie und das Foto heute. Die aktualisierte Kalendereinladung habe ich gesehen und richte mich nach der neuen Uhrzeit.

    Künftig prüfe ich montags bis freitags um 8 und 16 Uhr. Ich hebe neue oder geänderte E-Mails hervor, die deine Aufmerksamkeit erfordern, prüfe bei Bedarf verbundene Quellen wie Chats, Dokumente oder deinen Kalender und bereite Antworten in deinem Stil vor. Du kannst mir jederzeit neue Anweisungen geben, indem du hier antwortest.

    Was soll ich tun?

    1. Die Bereinigung anwenden? Ja / Nein. Routinemäßige Nachrichten werden mit Labels versehen und archiviert, nicht gelöscht.
    2. Die Antwort als Entwurf speichern? Ja / Nein.
    3. Den vorgeschlagenen Zeitplan und die Prioritäten beibehalten? Ja / Nein.

    Antworte mit „1 ja, 2 ja, 3 nein“ und gib gewünschte Änderungen an.

    Warnung: Das Gmail-Plug-in kann E-Mails in den Papierkorb verschieben, wenn du ausdrücklich darum bittest. Prüfe zuerst die vorgeschlagenen Gruppen und einige Beispielnachrichten. Archiviere alles, bei dem du unsicher bist, statt es zu löschen. Die verfügbaren Aktionen können je nach E-Mail-Plug-in und Workspace-Einstellungen variieren.

    So funktioniert es

    Ein E-Mail-Ablauf besteht aus mehreren Teilen:

    • Kontext aus verbundenen Quellen: Plug-ins ermöglichen ChatGPT, deine E-Mails zu lesen und andere verbundene Tools zu prüfen, wenn für eine Antwort mehr Kontext nötig ist. In Slack findest du möglicherweise die letzte Unterhaltung oder Entscheidung, in Google Drive relevante Dateien oder Projektunterlagen. Dein Kalender kann bei der Klärung von Terminen oder Besprechungen helfen.
    • Prioritäten: Du kannst ChatGPT mitteilen, welche Personen, Anfragen, Warnungen und wiederkehrenden Nachrichten priorisiert oder ignoriert werden sollen. Künftige Prüfungen können diese Anweisungen berücksichtigen.
    • Genehmigungspflichtige Aktionen: ChatGPT schlägt eine Bereinigung vor und entwirft Antworten, führt aber erst nach deiner Genehmigung Aktionen aus.
    • Geplante Aufgaben: Statt auf deine Rückkehr und eine erneute Aufforderung zu warten, kann ChatGPT innerhalb derselben Aufgabe zu festgelegten Zeiten nach neuen Nachrichten suchen.

    Erstelle deinen eigenen E-Mail-Ablauf

    Wenn du bereits weißt, was du möchtest, kannst du konkreter formulieren. Ein Prompt für berufliche E-Mails könnte laufende Unterhaltungen, Anfragen, Genehmigungen und den Projektkontext hervorheben:

    Überprüfe zuerst mein verbundenes geschäftliches E-Mail-Konto. Falls du nicht auf meine E-Mails zugreifen kannst, erkläre mir, wie ich Gmail oder Outlook Email über die Registerkarte „Plug-ins“ in ChatGPT Work verbinde. Überprüfe die letzten 90 Tage. Lass direkte E-Mails von Personen, laufende Unterhaltungen, Anfragen, Fristen, Genehmigungen, Sicherheitswarnungen, HR-Aufgaben und Verlängerungen sichtbar. Fasse wiederkehrende Projektupdates, Kalenderänderungen, Besprechungsnotizen und Systembenachrichtigungen so zusammen, dass sie leicht auffindbar sind, den Posteingang aber nicht überfüllen. Lege Newsletter, Werbe-E-Mails und abgelaufene Erinnerungen zur Überprüfung vor. Nutze kürzlich von mir selbst verfasste und gesendete E-Mails, um beim Entwerfen von Antworten meinen Schreibstil zu erfassen. Prüfe andere verbundene Plug-ins für Nachrichten, Kalender oder Arbeitskontext, wenn sie relevante Informationen enthalten könnten. Gib mir ein kurzes, personalisiertes Update: Beschreibe knapp den Posteingang und die Anzahl ungelesener Nachrichten; liste bis zu fünf E-Mails auf, die Aufmerksamkeit erfordern, jeweils mit Zeitangaben und Links; erkläre in zwei oder drei Sätzen, wie du routinemäßige E-Mails aufräumen würdest, ohne wichtige E-Mails aus dem Blick zu verlieren; und entwirf eine nützliche Antwort mit genügend Kontext, damit klar ist, für wen sie bestimmt ist und was die Person benötigt. Schließe mit nummerierten Fragen, die mit yes/no zu beantworten sind: zur Bereinigung, zum Speichern der Antwort als Entwurf und zum Beibehalten des Zeitplans und der Prioritäten. Füge außerdem eine einzeilige Beispielantwort hinzu. Prüfe meinen Posteingang künftig montags bis freitags um 8 und 16 Uhr. Weise auf neue oder geänderte E-Mails hin, die meine Aufmerksamkeit erfordern, nutze bei Bedarf andere verbundene Quellen und entwirf nützliche Antworten in meinem Stil. Halte jedes Update kurz und setze alle Fragen ans Ende. Warte vor dem Senden, Archivieren oder Verschieben in den Papierkorb auf meine Genehmigung und weise mich darauf hin, dass ich Zeitplan, Prioritäten oder Antwortverhalten jederzeit ändern kann.

    Ein Prompt für private E-Mails könnte stattdessen Personen aus deinem Umfeld, Rechnungen, Pakete, Reisen, Termine und Kontowarnungen in den Mittelpunkt stellen:

    Überprüfe zuerst mein verbundenes privates E-Mail-Konto. Falls du nicht auf meine E-Mails zugreifen kannst, erkläre mir, wie ich Gmail oder Outlook Email über die Registerkarte „Plug-ins“ in ChatGPT Work verbinde. Überprüfe die letzten 90 Tage. Lass Nachrichten von Personen aus meinem Umfeld, Rechnungen, Verlängerungen, Belege, Pakete und Lieferaktualisierungen, Reisen und Reservierungen, Termine, Sicherheitswarnungen und alles Zeitkritische sichtbar. Fasse nützliche Unterlagen wie Bestellbestätigungen und Kontoaktivitäten so zusammen, dass sie leicht auffindbar sind. Lege Newsletter, Werbe-E-Mails, abgelaufene Erinnerungen und laufende Abonnements zur Überprüfung vor. Nutze kürzlich von mir selbst verfasste und gesendete E-Mails, um beim Entwerfen von Antworten meinen Schreibstil zu erfassen. Prüfe meinen verbundenen Kalender oder anderen verfügbaren Kontext, wenn das für eine Antwort hilfreich sein könnte. Gib mir ein kurzes, personalisiertes Update: Beschreibe knapp den Posteingang und die Anzahl ungelesener Nachrichten; liste bis zu fünf E-Mails auf, die Aufmerksamkeit erfordern, jeweils mit Zeitangaben und Links; erkläre in zwei oder drei Sätzen, wie du routinemäßige E-Mails aufräumen würdest, ohne wichtige E-Mails aus dem Blick zu verlieren; und entwirf eine nützliche Antwort mit genügend Kontext, damit klar ist, für wen sie bestimmt ist und was die Person benötigt. Schließe mit nummerierten Fragen, die mit yes/no zu beantworten sind: zur Bereinigung, zum Speichern der Antwort als Entwurf und zum Beibehalten des Zeitplans und der Prioritäten. Füge außerdem eine einzeilige Beispielantwort hinzu. Prüfe meinen Posteingang künftig einmal täglich um 8 Uhr. Weise auf neue oder geänderte E-Mails hin, die meine Aufmerksamkeit erfordern, nutze bei Bedarf andere verbundene Quellen und entwirf nützliche Antworten in meinem Stil. Halte jedes Update kurz und setze alle Fragen ans Ende. Warte vor dem Senden, Archivieren oder Verschieben in den Papierkorb auf meine Genehmigung und weise mich darauf hin, dass ich Zeitplan, Prioritäten oder Antwortverhalten jederzeit ändern kann.

    Beide Beispiele folgen derselben Grundstruktur: was geprüft werden soll, was wichtig ist, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wofür eine Genehmigung erforderlich ist.

    Weitere Möglichkeiten

    Sobald der grundlegende Ablauf läuft, kannst du ihn verfeinern oder ChatGPT bitten, weitere nützliche E-Mail-Aufgaben zu übernehmen.

    Immer den passenden Kontext prüfen

    Wenn eine E-Mail von [people or teams] stammt oder [project or topic] betrifft, prüfe [connected source, channel, folder, or doc], bevor du sie zusammenfasst oder eine Antwort entwirfst. Hebe alle Informationen hervor, die sich auf die Antwort auswirken.

    Ein regelmäßiges Update entwerfen

    Entwirf jeden Freitag um 15 Uhr eine E-Mail an [people or team] mit einem Update zu [project or topic]. Nutze [connected sources, channels, docs, or files], um Fortschritte, Entscheidungen, Risiken und nächste Schritte zusammenzufassen. Halte die E-Mail kurz und bitte mich, sie vor dem Senden zu prüfen.

    Bei unbeantworteten E-Mails nachfassen

    Markiere aktive E-Mail-Threads, in denen ich auf eine Antwort warte und seit [number] Tagen niemand geantwortet hat. Entwirf anhand des neuesten verfügbaren Kontexts eine kurze Nachfrage, aber sende sie nicht ohne meine Genehmigung.

    Format ändern

    Ordne künftige Prüfungen des Posteingangs in „Antwort nötig“, „Warten auf Rückmeldung“ und „Kann ignoriert werden“ ein. Stelle alle zeitkritischen Nachrichten an den Anfang.

    Festlegen, was wichtig ist

    Hebe Nachrichten von [people, teams, or senders] sowie alle Nachrichten zu [projects or topics] immer hervor. Stufe [recurring notifications] als niedrige Priorität ein.

    Antwortentwürfe anpassen

    Halte Antwortentwürfe kurz und direkt. Orientiere dich an meinem üblichen Schreibstil, nutze den neuesten Kontext aus meinen verbundenen Plug-ins und frage mich, wenn dir Kontext fehlt.

    Prüfzeiten ändern

    Prüfe meinen Posteingang montags bis freitags um 8 und 16 Uhr. Markiere nur Nachrichten, die vor der nächsten Prüfung meine Aufmerksamkeit erfordern.

    Lass Bereinigungs- und Antwortaktionen erst nach deiner Genehmigung ausführen, bis du den Regeln vertraust.

    Gmail- und Outlook-Aktionen sowie geplante Aufgaben hängen von deinem Tarif und den Workspace-Einstellungen ab.

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