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讓電子郵件收件匣歸零

清除積壓郵件、依你的語氣擬定回覆，並隨時掌握新郵件。

Difficulty 簡單
Time horizon 10 分鐘

清理爆滿的收件匣，查看哪些郵件需要你回覆、做決定或留意。ChatGPT Work 可以提出清理建議、依你的語氣擬定回覆，並依排程檢查新郵件。

最適合

  • 清理爆滿的電子郵件收件匣，而不遺失有用的記錄。
  • 依排程找出重要郵件並提供回覆草稿。

Contents

    ← 所有使用案例

    讓電子郵件收件匣歸零

    清除積壓郵件、依你的語氣擬定回覆，並隨時掌握新郵件。

    清理爆滿的收件匣，查看哪些郵件需要你回覆、做決定或留意。ChatGPT Work 可以提出清理建議、依你的語氣擬定回覆，並依排程檢查新郵件。

    簡單
    10 分鐘

    清理爆滿的收件匣，查看哪些郵件需要你回覆、做決定或留意。ChatGPT Work 可以提出清理建議、依你的語氣擬定回覆，並依排程檢查新郵件。

    簡單
    10 分鐘

    相關連結

    外掛程式 排程任務

    最適合

    • 清理爆滿的電子郵件收件匣，而不遺失有用的記錄。
    • 依排程找出重要郵件並提供回覆草稿。

    技能與外掛程式

    • Gmail
      搜尋 Gmail 對話串並進行分流處理、建立回覆草稿；當你明確要求時，還可封存郵件、加上標籤或移至垃圾桶。
    • Outlook Email
      搜尋 Outlook 電子郵件並進行分流處理、整理定期出現的郵件；當你明確要求時，還可變更郵件的已讀狀態或移動郵件，並使用已連接的信箱擬定回覆。
    Skill Why use it
    Gmail 搜尋 Gmail 對話串並進行分流處理、建立回覆草稿；當你明確要求時，還可封存郵件、加上標籤或移至垃圾桶。
    Outlook Email 搜尋 Outlook 電子郵件並進行分流處理、整理定期出現的郵件；當你明確要求時，還可變更郵件的已讀狀態或移動郵件，並使用已連接的信箱擬定回覆。

    起始提示詞

    檢視我已連接的電子郵件帳戶中過去 90 天的郵件，包括已寄郵件。如果我有多個帳戶，請分別檢視每個帳戶。如果沒有連接任何帳戶，請說明如何從 ChatGPT Work 的外掛程式分頁連接 Gmail 或 Outlook Email。 判斷該收件匣是工作信箱還是個人信箱，並找出重要的聯絡人、專案和定期郵件。參考近期由真人撰寫的已寄郵件，以了解我的寫作方式。請忽略無法代表我語氣的轉寄或自動產生郵件，並在其他已連接工具可能為回覆提供實用上下文時加以查看。 使用自然的標題，提供簡潔且個人化的最新資訊： - 開頭先用一兩句話說明你從我的收件匣得知的情況，包括郵件總數和未讀數量。 - 列出最多五封需要留意的電子郵件。每封都以一個簡短、以行動為導向的項目符號呈現，並附上相關時程與連結。避免臆測，尤其是安全性警示。 - 用兩三句話說明哪些例行郵件會加上標籤並封存、哪些會保持可見，以及有哪些訂閱值得檢視。將建議的 `labels` 以行內格式呈現，並說明封存的郵件仍可搜尋。 - 依我的語氣擬定一封實用的回覆，簡要說明回覆對象、對方需要什麼，以及你找到的任何相關上下文。 - 說明你接下來會做什麼，並告訴我可以直接在這裡回覆，讓你調整方向。 - 最後提出三個簡單且編號的 yes/no 問題：是否套用清理作業、將回覆存為草稿，或保留建議的排程和優先順序。以單行範例示範如何回答，例如「1 是，2 是，3 否」，並請我附上任何變更。 工作信箱請排定在平日上午 8 點和下午 4 點檢查，個人信箱則每天上午 8 點檢查。請以第一人稱說明：「之後，我會檢查……」描述你會如何顯示需要留意的新郵件或有變更的郵件、在相關時使用訊息、文件或行事曆等其他已連接來源，並依我的語氣擬定回覆。告訴我可以直接在這裡回覆，讓你調整方向。每次更新都要簡潔，將所有問題編號並置於底部；如果沒有任何事項需要留意，也請簡短說明。 未經核准，不要寄送、封存或將任何郵件移至垃圾桶。僅執行已核准的清理動作，而且每次要將郵件移至垃圾桶前都必須另行詢問。
    檢視我已連接的電子郵件帳戶中過去 90 天的郵件，包括已寄郵件。如果我有多個帳戶，請分別檢視每個帳戶。如果沒有連接任何帳戶，請說明如何從 ChatGPT Work 的外掛程式分頁連接 Gmail 或 Outlook Email。 判斷該收件匣是工作信箱還是個人信箱，並找出重要的聯絡人、專案和定期郵件。參考近期由真人撰寫的已寄郵件，以了解我的寫作方式。請忽略無法代表我語氣的轉寄或自動產生郵件，並在其他已連接工具可能為回覆提供實用上下文時加以查看。 使用自然的標題，提供簡潔且個人化的最新資訊： - 開頭先用一兩句話說明你從我的收件匣得知的情況，包括郵件總數和未讀數量。 - 列出最多五封需要留意的電子郵件。每封都以一個簡短、以行動為導向的項目符號呈現，並附上相關時程與連結。避免臆測，尤其是安全性警示。 - 用兩三句話說明哪些例行郵件會加上標籤並封存、哪些會保持可見，以及有哪些訂閱值得檢視。將建議的 `labels` 以行內格式呈現，並說明封存的郵件仍可搜尋。 - 依我的語氣擬定一封實用的回覆，簡要說明回覆對象、對方需要什麼，以及你找到的任何相關上下文。 - 說明你接下來會做什麼，並告訴我可以直接在這裡回覆，讓你調整方向。 - 最後提出三個簡單且編號的 yes/no 問題：是否套用清理作業、將回覆存為草稿，或保留建議的排程和優先順序。以單行範例示範如何回答，例如「1 是，2 是，3 否」，並請我附上任何變更。 工作信箱請排定在平日上午 8 點和下午 4 點檢查，個人信箱則每天上午 8 點檢查。請以第一人稱說明：「之後，我會檢查……」描述你會如何顯示需要留意的新郵件或有變更的郵件、在相關時使用訊息、文件或行事曆等其他已連接來源，並依我的語氣擬定回覆。告訴我可以直接在這裡回覆，讓你調整方向。每次更新都要簡潔，將所有問題編號並置於底部；如果沒有任何事項需要留意，也請簡短說明。 未經核准，不要寄送、封存或將任何郵件移至垃圾桶。僅執行已核准的清理動作，而且每次要將郵件移至垃圾桶前都必須另行詢問。

    開始之前

    你可以在瀏覽器或桌面 App 中使用 ChatGPT Work 執行這個流程。開始前：

    • 連接你的電子郵件。 安裝 Gmail 或 Outlook Email 外掛程式。你也可以連接 Slack、Google Drive 和行事曆，讓 ChatGPT 擬定回覆時能取得更多上下文。
    • 選擇排程檢查的執行位置。 若想在筆記型電腦關機後仍持續檢查，請從瀏覽器開始。若使用桌面版，請讓電腦保持開機，並讓 ChatGPT 桌面版應用程式持續執行。語音對話不支援排程任務，因此請改在對話中設定或管理。

    預期結果

    ChatGPT 會檢視近期郵件、找出需要留意的郵件、提出清理建議，並準備好回覆但不會寄出。你核准清理作業後，它就能將這些變更套用到舊有的積壓郵件。對話可能如下：

    ChatGPT Work

    我檢視了你已連接的工作信箱，內容主要與產品發布、文件和製作工作有關。信箱中有 116 封郵件，其中 96 封未讀；大多數未讀郵件是專案動態、行事曆更新、共用檔案通知和電子報。

    需要留意的事項

    • 錄製準備： 在明天的錄製場次前，寄出要求的示範主題、簡短個人簡介和照片。
    • 文件審查： 在指南繼續推進前，先處理有關產品資訊準確性的回饋。
    • 預覽部署失敗： 先調查建置失敗的原因，確認後再採用目前的變更。
    • 福利任務： 完成尚未處理的福利變更。
    • 登入警示： 確認最近的登入是否由你本人進行；若不是，請依照警示中的指示操作。

    清理

    我會為例行的專案、行事曆和文件通知加上標籤並封存，分類為 Project activity、Calendar 和 Docs；封存的郵件仍可搜尋。直接提出的要求、進行中的審查、失敗的建置、安全性警示，以及所有未解決事項都會保持可見。電子報和其他定期訂閱郵件則值得另行檢視。

    給錄製籌辦人的回覆

    錄製籌辦人正在等候示範主題、簡短個人簡介和照片。我已查看最新的排程資訊，並依你的語氣擬好回覆：

    很期待這次錄製。我打算示範我們討論過的三個工作流程，今天會寄出個人簡介和照片。我看到更新後的行事曆邀請了，因此會配合新時間安排行程。

    之後，我會在 平日上午 8 點和下午 4 點檢查。我會找出需要你留意的新增或有變更郵件，並在相關時查看訊息、文件或行事曆等已連接來源，再依你的語氣擬定回覆。你隨時都可以直接在這裡回覆，讓我調整方向。

    你想要我怎麼做？

    1. 要套用清理作業嗎？ 是 / 否。例行郵件會加上標籤並封存，不會刪除。
    2. 要將回覆存為草稿嗎？ 是 / 否。
    3. 要保留建議的排程和優先順序嗎？ 是 / 否。

    請回覆「1 是，2 是，3 否」，並附上任何變更。

    警告： 當你明確要求時，Gmail 外掛程式可以將電子郵件移至垃圾桶。請先檢視建議的郵件群組和幾封範例郵件；不確定的郵件請封存，而不要刪除。可執行的動作可能會因電子郵件外掛程式及工作區設定而異。

    運作方式

    電子郵件工作流程包含幾個部分：

    • 已連接來源的上下文： 外掛程式可讓 ChatGPT 讀取你的電子郵件，並在擬定回覆需要更多上下文時查看其他已連接的工具。Slack 可能有最新的對話或決策，Google Drive 可能有相關檔案或專案文件，而行事曆可釐清日期或會議資訊。
    • 優先順序： 你可以告訴 ChatGPT，哪些人員、要求、警示和定期郵件應優先處理或忽略。之後的檢查可沿用這些指示。
    • 核准範圍： ChatGPT 會提出清理建議並擬定回覆，但會等你核准後才採取行動。
    • 排程任務： ChatGPT 不必等你回來再次提出要求，就能依排程在同一項任務中檢查新郵件。

    建立自己的電子郵件工作流程

    如果你已經知道自己想要什麼，可以寫得更具體。針對 工作電子郵件 的提示詞，可以著重進行中的對話、要求、核准和專案 上下文：

    請先檢閱我已連線的工作電子郵件帳戶。如果你無法存取我的電子郵件，請告訴我如何從 ChatGPT Work 的「外掛程式」分頁連線 Gmail 或 Outlook Email。 檢閱最近 90 天的郵件。將真人直接來信、進行中的對話、各項要求、截止期限、待核准事項、安全性警示、人資任務和續約事項保留在顯眼處。將定期專案更新、行事曆變更、會議筆記和系統通知分組整理，確保容易找到但不會擠滿收件匣。列出電子報、促銷郵件和已過期提醒，供我檢閱。 起草回覆時，請參考我最近親自撰寫並寄出的郵件，以掌握我的語氣。如果其他已連線的通訊、行事曆或工作上下文外掛程式可能含有相關資訊，也請加以查看。 請提供簡潔的個人化更新：簡要說明收件匣狀況與未讀郵件數量；列出最多五封需要我留意的郵件，並附上時間資訊和連結；用兩三句話說明你會如何清理例行郵件，同時讓重要郵件保持顯眼；再起草一則實用的回覆，提供足夠上下文，讓我知道是要回覆誰以及對方需要什麼。最後，以編號列出 yes/no 問題，分別詢問是否要清理郵件、將回覆儲存為草稿，以及保留排程和優先順序，並附上一行回覆範例。 往後，請在平日上午 8 點和下午 4 點檢查我的收件匣。列出需要我留意的新增或變更郵件，適時使用其他已連線的來源，並以我的語氣起草實用回覆。每次更新都要簡潔，所有問題請放在最下方。 在傳送、封存任何郵件或將任何郵件移至「垃圾桶」之前，務必等我核准；另請告訴我，我隨時都能變更排程、優先順序或回覆方式。

    相較之下， 個人電子郵件 提示詞可能著重於你認識的人、帳單、 包裹、旅遊、預約和帳戶警示：

    請先檢閱我已連線的個人電子郵件帳戶。如果你無法存取我的電子郵件，請告訴我如何從 ChatGPT Work 的「外掛程式」分頁連線 Gmail 或 Outlook Email。 檢閱最近 90 天的郵件。讓我認識的人寄來的郵件、帳單、續約通知、收據、包裹與配送動態、旅遊與預訂資訊、預約、安全性警示，以及任何有時效性的郵件保持顯眼。將訂單確認和帳戶活動等實用記錄分組整理，方便尋找。列出電子報、促銷郵件、已過期提醒和定期訂閱項目，供我檢閱。 起草回覆時，請參考我最近親自撰寫並寄出的郵件，以掌握我的語氣。如有助於回覆，請查看我已連線的行事曆或其他可用的上下文。 請提供簡潔的個人化更新：簡要說明收件匣狀況與未讀郵件數量；列出最多五封需要我留意的郵件，並附上時間資訊和連結；用兩三句話說明你會如何清理例行郵件，同時讓重要郵件保持顯眼；再起草一則實用的回覆，提供足夠上下文，讓我知道是要回覆誰以及對方需要什麼。最後，以編號列出 yes/no 問題，分別詢問是否要清理郵件、將回覆儲存為草稿，以及保留排程和優先順序，並附上一行回覆範例。 往後，請每天上午 8 點檢查一次我的收件匣。列出需要我留意的新增或變更郵件，適時使用其他已連線的來源，並以我的語氣起草實用回覆。每次更新都要簡潔，所有問題請放在最下方。 在傳送、封存任何郵件或將任何郵件移至「垃圾桶」之前，務必等我核准；另請告訴我，我隨時都能變更排程、優先順序或回覆方式。

    這兩個範例都採用相同的基本結構：要檢查什麼、哪些事項重要、要採取什麼動作、何時執行，以及哪些動作需要核准。

    進一步運用

    基本工作流程開始運作後，你可以進一步調整，或請 ChatGPT 處理其他實用的電子郵件任務。

    務必查看相關上下文

    每當郵件來自 [people or teams]，或內容與 [project or topic] 有關時，請先查看 [connected source, channel, folder, or doc]，再摘要郵件或起草回覆。請特別指出任何會影響回覆內容的資訊。

    起草定期更新郵件

    每週五下午 3 點，起草一封寄給 [people or team] 的郵件，說明 [project or topic] 的最新狀況。請參考 [connected sources, channels, docs, or files]，摘要進度、決策、風險和後續步驟。內容保持簡潔，並請我檢閱後再傳送。

    追蹤未獲回覆的電子郵件

    針對仍在進行、由我等待回覆的電子郵件對話串，如果已 [number] 天無人回覆，請加以標示。根據最新可用的上下文起草簡短的追蹤郵件，但未經我核准，請勿傳送。

    變更格式

    將日後的收件匣檢查結果分為「需要回覆」、「等待對方回覆」和「可以忽略」。將有時效性的項目排在最前面。

    讓它瞭解重要事項

    一律列出來自 [people, teams, or senders] 的郵件，以及所有與 [projects or topics] 有關的訊息。將 [recurring notifications] 視為低優先順序。

    調整回覆草稿的撰寫方式

    讓回覆草稿簡短直接。比照我平常的寫法，使用我已連線外掛程式中的最新上下文；如果缺少上下文，請詢問我。

    變更檢查時間

    平日上午 8 點和下午 4 點檢查我的收件匣。只標示在下次檢查前需要我留意的郵件。

    在你確認可以信任這些規則之前，清理和回覆操作一律須經核准。

    可用的 Gmail 和 Outlook 操作及排程任務會依你的方案和工作區設定而異。

    相關使用案例

    稽核工作流程

    將追蹤表、流程文件、交接筆記、儀表板、工單歷程、團隊討論和限制條件提供給 ChatGPT，再請它盤點現行工作流程、找出卡點，並起草可供自動化使用的流程規格。

    自動化 整合

    建立發布行銷活動套件

    向 ChatGPT 提供發布計畫、產品備註、追蹤表、頁面連結、團隊討論、創意素材與核准指引，再要求它擬定行銷活動套件初稿，並標示待審查的未經驗證宣稱與預備環境問題。

    自動化 整合

    排定 Slack 行動項目的優先順序

    搭配 Slack 及日常工作所用的工具使用 ChatGPT，找出直接提出的要求、未明說的後續事項、已解決的項目，以及影響最大的後續行動，再擬寫回覆或交接內容。

    自動化 整合