Codex use case
稽核工作流程
將混亂不清的流程轉化為清楚的稽核與自動化計畫。
Difficulty 中級
Time horizon 1 小時
將追蹤表、流程文件、交接筆記、儀表板、工單歷程、團隊討論和限制條件提供給 ChatGPT，再請它盤點現行工作流程、找出卡點，並起草可供自動化使用的流程規格。
最適合
- 包含反覆執行的手動步驟、責任歸屬不清或經常交接失敗的營運工作流程。
- 正在判斷流程是否已適合自動化的團隊。
- 需要一併記錄目前步驟、卡點、缺漏資料和過時來源的稽核工作。
Contents
稽核工作流程
將混亂不清的流程轉化為清楚的稽核與自動化計畫。
將追蹤表、流程文件、交接筆記、儀表板、工單歷程、團隊討論和限制條件提供給 ChatGPT，再請它盤點現行工作流程、找出卡點，並起草可供自動化使用的流程規格。
中級
1 小時
將追蹤表、流程文件、交接筆記、儀表板、工單歷程、團隊討論和限制條件提供給 ChatGPT，再請它盤點現行工作流程、找出卡點，並起草可供自動化使用的流程規格。
中級
1 小時
相關連結
最適合
- 包含反覆執行的手動步驟、責任歸屬不清或經常交接失敗的營運工作流程。
- 正在判斷流程是否已適合自動化的團隊。
- 需要一併記錄目前步驟、卡點、缺漏資料和過時來源的稽核工作。
技能與外掛程式
- 讀取流程文件、追蹤表、交接筆記和來源資料。
- 審查團隊討論、反覆出現的問題，以及能說明流程如何運作的決策。
- Spreadsheets檢查工作流程追蹤表、時間戳記、責任歸屬和 KPI 資料。
- Documents產出稽核摘要、更新後的流程文件與自動化規格。
| Skill | Why use it |
|---|---|
| Google Drive | 讀取流程文件、追蹤表、交接筆記和來源資料。 |
| Slack | 審查團隊討論、反覆出現的問題，以及能說明流程如何運作的決策。 |
| Spreadsheets | 檢查工作流程追蹤表、時間戳記、責任歸屬和 KPI 資料。 |
| Documents | 產出稽核摘要、更新後的流程文件與自動化規格。 |
起始提示詞
請稽核 [workflow]，並在 [deadline or next cohort] 前完成。
請使用我提供的目前追蹤表、流程文件、交接筆記、KPI 儀表板、工單歷程、團隊討論和工作流程限制條件，建立：
- 一份工作流程稽核摘要，列出目前步驟、負責人、卡點、反覆出現的問題和缺漏資料
- 更新後的流程文件
- 一份針對最常重複執行的兩項手動步驟所撰寫的簡短自動化規格
標出過時或互相衝突的來源。將自動化提案限於明確的小範圍內，且不要實作或發布變更。
請稽核 [workflow]，並在 [deadline or next cohort] 前完成。
請使用我提供的目前追蹤表、流程文件、交接筆記、KPI 儀表板、工單歷程、團隊討論和工作流程限制條件，建立：
- 一份工作流程稽核摘要，列出目前步驟、負責人、卡點、反覆出現的問題和缺漏資料
- 更新後的流程文件
- 一份針對最常重複執行的兩項手動步驟所撰寫的簡短自動化規格
標出過時或互相衝突的來源。將自動化提案限於明確的小範圍內，且不要實作或發布變更。
盤點目前流程
目前流程越明確，就越容易評估是否適合將工作流程自動化。請將能呈現工作實際如何流轉的追蹤表、流程文件、交接筆記、工單、指標和討論提供給 ChatGPT。
- 界定工作流程的範圍、使用者、輸入、輸出和審查日期。
- 附上目前的流程文件、追蹤表、交接筆記、工單和 KPI 上下文。
- 請 ChatGPT 核對文件記載的流程、實際討論內容和追蹤表狀態，並釐清其中的差異。
- 執行起始提示詞，產出稽核摘要、流程文件和範圍精簡的自動化規格。
- 實作前，請審查權限、例外處理路徑、不可逆操作和責任歸屬。
將自動化提案與流程說明分開。良好的稽核會說明哪些工作應維持手動處理、哪些項目可自動驗證，以及新工作流程必須產出哪些佐證資料。
選擇範圍最小且實用的自動化方案
稽核完成後，請 ChatGPT 依重複程度、風險、資料品質和驗證成本，比較可自動化的候選步驟。
請將這次工作流程稽核中的自動化候選項目排序。
請針對每個候選項目列出：
- 目前的手動工作量與重複程度
- 所需的輸入與權限
- 失敗路徑和例外處理路徑
- 驗證用產出物
- 可逆性和人工核准點
- 建議延後或自動化的理由
只建議安全且範圍最小的第一步。不要實作該步驟，也不要變更原始流程文件。
