Einführung

Teams mit Kundenkontakt investieren nach Meetings viel Zeit darin, Gespräche in konkrete Maßnahmen zu überführen. Aus einem einzigen Gespräch können eine Follow-up-E-Mail, CRM-Notizen, ein Account-Plan, Risiko-Updates und interne Übergaben hervorgehen. Diese Unterlagen befinden sich jedoch meist in getrennten Systemen.

Mit Daten aus Zoom-Meetings und verknüpften Tools kann ChatGPT das relevante Transkript und die AI Companion-Zusammenfassung abrufen, strukturierte Erkenntnisse extrahieren und die erforderlichen Entwürfe für weitere Arbeitsschritte vorbereiten. Du prüfst alles, bevor etwas gepostet, gesendet, zugewiesen oder in ein anderes System geschrieben wird.

Erstes Nachbereitungspaket erstellen

Verwende für den ersten Durchlauf den Starter-Prompt auf dieser Seite. ChatGPT sollte ein strukturiertes Paket mit den wichtigsten Erkenntnissen, Risiken, Chancen, Entscheidungen und Aufgaben sowie dem Entwurf einer Follow-up-E-Mail, der Gliederung eines Account-Plans, dem Entwurf einer CRM-Aktualisierung und dem Entwurf einer Slack-Benachrichtigung ausgeben.

ChatGPT den richtigen Kontext geben

Dieser Arbeitsablauf funktioniert am besten, wenn ChatGPT das Ausgangsmaterial des Meetings lesen kann und weiß, in welchen Tools die einzelnen Folgemaßnahmen umgesetzt werden sollen.

Hilfreich sind unter anderem:

• Die Aufzeichnung und das Transkript des Zoom-Meetings sowie die AI Companion-Zusammenfassung.
• Meeting-Metadaten wie Kundenname, Datum, Titel oder wiederkehrende Reihe.
• Die Ziel-Tools, etwa Google Docs, Slack, Gmail oder CRM-Datensätze.
• Vorgaben zu Tonalität, Datenschutz, Struktur des Account-Plans oder Format interner Übergaben.

Anschließend kann ChatGPT das Transkript zusammenfassen, Entscheidungen sowie zugesagte Zuständigkeiten und Termine identifizieren, eine für die Kundschaft bestimmte E-Mail entwerfen, einen Account-Plan vorbereiten und ein Team-Update verfassen. Bei wiederkehrenden Meetings kann es das neueste Transkript mit früheren Gesprächen vergleichen und Änderungen hervorheben.

Erst prüfen, dann handeln

Die Nachbereitung von Meetings kann Kundendaten, private Notizen und führende Systeme betreffen. Mit ChatGPT kannst du Entwürfe vorbereiten, Belege aus dem Transkript anführen und Aktualisierungen zur Prüfung bereitstellen, bevor du den nächsten Schritt genehmigst.

Prüfe vor dem Ausführen einer Aktion:

• Den Empfängerkreis oder das Ziel, etwa Kundschaft, Slack-Kanal, CRM-Datensatz oder Dokumentberechtigungen.
• Kundenzusagen, Verantwortliche, Termine, Risiken und ungesicherte Aussagen.
• Welche Elemente Entwürfe bleiben und welche gesendet, gepostet, geteilt oder gespeichert werden sollen.
• Ob vertrauliche oder nur für den internen Gebrauch bestimmte Details entfernt werden sollen.

Halte dich bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen an ein klares Muster: entwerfen, prüfen, genehmigen und dann ausführen.

Den ersten Entwurf weiter verfeinern

Sobald das erste Paket fertig ist, kannst du es im selben Chat an die Zielgruppe oder den nächsten Arbeitsablauf anpassen.

Du kannst ChatGPT auch bitten, dieses Gespräch mit den letzten wöchentlichen Gesprächen zu vergleichen, aus den Aufgaben einen gemeinsamen Maßnahmenplan zu erstellen, eine Version für einen Sales Engineer zu verfassen, die nur technische Blocker enthält, oder CRM-Aktualisierungen zu entwerfen, ohne sie zu speichern.

Erkenntnisse aus wiederkehrenden Meetings automatisieren

Hefte bei wöchentlichen Account-Check-ins oder Deal-Reviews den Chat an und bitte ChatGPT, eine Aufgabe für die daraus resultierende Nachbereitung zu planen.

Du möchtest möglicherweise nicht, dass ChatGPT automatisch Beiträge postet. Es kann aber Entwürfe zur Prüfung erstellen, die du genehmigen und anschließend posten kannst.