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Codex use case

Einen Arbeitsablauf prüfen

Verwandle einen unübersichtlichen Prozess in einen klaren Prüf- und Automatisierungsplan.

Difficulty Mittelstufe
Time horizon 1 h

Stelle ChatGPT Tracker, Prozessdokumentation, Übergabenotizen, Dashboards, Ticketverlauf, Teamdiskussionen und Rahmenbedingungen bereit. Bitte ChatGPT dann, den aktuellen Arbeitsablauf abzubilden, Engpässe zu ermitteln und eine Prozessspezifikation zu entwerfen, die als Grundlage für die Automatisierung dienen kann.

Am besten geeignet für

  • Operative Arbeitsabläufe mit wiederkehrenden manuellen Schritten, unklaren Zuständigkeiten oder häufigen Problemen bei Übergaben.
  • Teams, die entscheiden, ob ein Prozess für die Automatisierung bereit ist.
  • Prüfungen, bei denen aktuelle Schritte, Engpässe, fehlende Daten und veraltete Quellen gemeinsam dokumentiert werden müssen.

Contents

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    Einen Arbeitsablauf prüfen

    Verwandle einen unübersichtlichen Prozess in einen klaren Prüf- und Automatisierungsplan.

    Stelle ChatGPT Tracker, Prozessdokumentation, Übergabenotizen, Dashboards, Ticketverlauf, Teamdiskussionen und Rahmenbedingungen bereit. Bitte ChatGPT dann, den aktuellen Arbeitsablauf abzubilden, Engpässe zu ermitteln und eine Prozessspezifikation zu entwerfen, die als Grundlage für die Automatisierung dienen kann.

    Mittelstufe
    1 h

    Stelle ChatGPT Tracker, Prozessdokumentation, Übergabenotizen, Dashboards, Ticketverlauf, Teamdiskussionen und Rahmenbedingungen bereit. Bitte ChatGPT dann, den aktuellen Arbeitsablauf abzubilden, Engpässe zu ermitteln und eine Prozessspezifikation zu entwerfen, die als Grundlage für die Automatisierung dienen kann.

    Mittelstufe
    1 h

    Weiterführende Links

    OpenAI Academy: Arbeitsalltag Geplante Aufgaben Skills für Agenten

    Am besten geeignet für

    • Operative Arbeitsabläufe mit wiederkehrenden manuellen Schritten, unklaren Zuständigkeiten oder häufigen Problemen bei Übergaben.
    • Teams, die entscheiden, ob ein Prozess für die Automatisierung bereit ist.
    • Prüfungen, bei denen aktuelle Schritte, Engpässe, fehlende Daten und veraltete Quellen gemeinsam dokumentiert werden müssen.

    Skills und Plug-ins

    • Google Drive
      Sichte Prozessdokumentation, Tracker, Übergabenotizen und Quellartefakte.
    • Slack
      Werte Teamdiskussionen, wiederkehrende Fragen und Entscheidungen aus, die zeigen, wie der Prozess tatsächlich abläuft.
    • Spreadsheets
      Prüfe Tracker für Arbeitsabläufe, Zeitstempel, Zuständigkeiten und KPI-Daten.
    • Documents
      Erstelle den Prüfbericht, die aktualisierte Prozessdokumentation und die Automatisierungsspezifikation.
    Skill Why use it
    Google Drive Sichte Prozessdokumentation, Tracker, Übergabenotizen und Quellartefakte.
    Slack Werte Teamdiskussionen, wiederkehrende Fragen und Entscheidungen aus, die zeigen, wie der Prozess tatsächlich abläuft.
    Spreadsheets Prüfe Tracker für Arbeitsabläufe, Zeitstempel, Zuständigkeiten und KPI-Daten.
    Documents Erstelle den Prüfbericht, die aktualisierte Prozessdokumentation und die Automatisierungsspezifikation.

    Einstiegs-Prompt

    Prüfe [workflow] vor [deadline or next cohort]. Nutze den aktuellen Tracker, die Prozessdokumentation, Übergabenotizen, das KPI-Dashboard, den Ticketverlauf, Teamdiskussionen und die von mir bereitgestellten Rahmenbedingungen für den Arbeitsablauf. Erstelle: - einen Prüfbericht zum Arbeitsablauf mit den aktuellen Schritten, Zuständigkeiten, Engpässen, wiederkehrenden Fragen und fehlenden Daten - eine aktualisierte Prozessdokumentation - eine kurze Automatisierungsspezifikation für die beiden am häufigsten wiederholten manuellen Schritte Kennzeichne veraltete oder widersprüchliche Quellen. Beschränke den Automatisierungsvorschlag auf einen klar abgegrenzten Bereich und implementiere oder veröffentliche keine Änderungen.
    Prüfe [workflow] vor [deadline or next cohort]. Nutze den aktuellen Tracker, die Prozessdokumentation, Übergabenotizen, das KPI-Dashboard, den Ticketverlauf, Teamdiskussionen und die von mir bereitgestellten Rahmenbedingungen für den Arbeitsablauf. Erstelle: - einen Prüfbericht zum Arbeitsablauf mit den aktuellen Schritten, Zuständigkeiten, Engpässen, wiederkehrenden Fragen und fehlenden Daten - eine aktualisierte Prozessdokumentation - eine kurze Automatisierungsspezifikation für die beiden am häufigsten wiederholten manuellen Schritte Kennzeichne veraltete oder widersprüchliche Quellen. Beschränke den Automatisierungsvorschlag auf einen klar abgegrenzten Bereich und implementiere oder veröffentliche keine Änderungen.

    Den aktuellen Prozess abbilden

    Die Automatisierung eines Arbeitsablaufs lässt sich leichter beurteilen, wenn der aktuelle Prozess klar beschrieben ist. Stelle ChatGPT den Tracker, die Prozessdokumentation, Übergabenotizen, Tickets, Kennzahlen und Diskussionen bereit, aus denen hervorgeht, wie die Arbeit tatsächlich abläuft.

    1. Definiere die Grenzen des Arbeitsablaufs, die Nutzenden, Ein- und Ausgaben sowie das Datum der Überprüfung.
    2. Hänge die aktuelle Prozessdokumentation, den Tracker, Übergabenotizen, Tickets und den KPI-Kontext an.
    3. Bitte ChatGPT, den dokumentierten Prozess mit den Diskussionen und dem aktuellen Stand des Trackers abzugleichen.
    4. Führe den Start-Prompt aus, um den Prüfbericht, die Prozessdokumentation und eine klar abgegrenzte Automatisierungsspezifikation zu erstellen.
    5. Prüfe vor der Implementierung Berechtigungen, Abläufe für Ausnahmefälle, nicht rückgängig zu machende Aktionen und Zuständigkeiten.

    Halte den Automatisierungsvorschlag von der Prozessbeschreibung getrennt. Eine gute Prüfung erläutert, was weiterhin manuell erfolgen sollte, was automatisch überprüft werden kann und welche Nachweise der neue Arbeitsablauf liefern muss.

    Wähle den kleinsten sinnvollen Automatisierungsschritt

    Bitte ChatGPT nach der Prüfung, die infrage kommenden Schritte anhand von Wiederholungshäufigkeit, Risiko, Datenqualität und Prüfaufwand zu vergleichen.

    Erstelle eine Rangfolge der Automatisierungskandidaten aus dieser Prüfung des Arbeitsablaufs. Gib für jeden Kandidaten Folgendes an: - aktueller manueller Aufwand und Wiederholungshäufigkeit - erforderliche Eingaben und Berechtigungen - Abläufe bei Fehlern und Ausnahmefällen - Nachweis zur Überprüfung - Reversibilität und Stelle im Ablauf, an der eine Person die Genehmigung erteilen muss - Begründung für Aufschub oder Automatisierung Empfiehl nur den kleinsten sicheren ersten Schritt. Implementiere ihn nicht und ändere das ursprüngliche Prozessdokument nicht.

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