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将电子邮件收件箱清零

清理积压邮件，以您的口吻起草回复，并及时处理新邮件。

Difficulty 简单
Time horizon 10 分钟

清理邮件过载的收件箱，了解哪些邮件需要回复、需要您做出决策或需要您关注。ChatGPT Work 可以提出清理方案、以您的口吻起草回复，并按计划检查新邮件。

最适合

  • 清理积压邮件过多的收件箱，同时保留有用记录。
  • 按计划呈现重要邮件和回复草稿。

Contents

    ← 全部使用场景

    将电子邮件收件箱清零

    清理积压邮件，以您的口吻起草回复，并及时处理新邮件。

    清理邮件过载的收件箱，了解哪些邮件需要回复、需要您做出决策或需要您关注。ChatGPT Work 可以提出清理方案、以您的口吻起草回复，并按计划检查新邮件。

    简单
    10 分钟

    清理邮件过载的收件箱，了解哪些邮件需要回复、需要您做出决策或需要您关注。ChatGPT Work 可以提出清理方案、以您的口吻起草回复，并按计划检查新邮件。

    简单
    10 分钟

    相关链接

    插件 计划任务

    最适合

    • 清理积压邮件过多的收件箱，同时保留有用记录。
    • 按计划呈现重要邮件和回复草稿。

    技能与插件

    • Gmail
      搜索 Gmail 会话并分类处理，创建回复草稿，并在您明确要求时归档邮件、添加标签或将邮件移至垃圾箱。
    • Outlook Email
      搜索 Outlook 电子邮件并分类处理，整理定期收到的邮件，在您明确要求时更改邮件的已读状态或移动邮件，并使用已连接的邮箱起草回复。
    Skill Why use it
    Gmail 搜索 Gmail 会话并分类处理，创建回复草稿，并在您明确要求时归档邮件、添加标签或将邮件移至垃圾箱。
    Outlook Email 搜索 Outlook 电子邮件并分类处理，整理定期收到的邮件，在您明确要求时更改邮件的已读状态或移动邮件，并使用已连接的邮箱起草回复。

    入门提示

    审查我已连接邮箱中过去 90 天的邮件，包括已发送邮件。如果我有多个账户，请分别审查。如果没有已连接的账户，请说明如何在 ChatGPT Work 的“插件”选项卡中连接 Gmail 或 Outlook Email。 判断收件箱用于工作还是个人事务，并找出重要的联系人、项目和定期邮件。通过近期由真人撰写的已发送邮件了解我的写作方式。忽略无法体现我个人口吻的转发邮件或生成的邮件，并在其他已连接工具可能为回复提供有用上下文时加以查看。 使用自然的标题，为我提供简洁、个性化的更新： - 开头先用一两句话概述从我的收件箱中了解到的情况，包括邮件总数和未读邮件数量。 - 最多列出五封需要关注的邮件。每封邮件只用一条简短、突出待办事项的项目符号描述，并附上相关时间信息和链接。避免推测，尤其是在涉及安全提醒时。 - 用两三句话说明会为哪些日常邮件添加标签并归档、哪些邮件保持可见，以及哪些订阅值得审查。在行内显示建议的 `labels`，并明确说明归档邮件仍可搜索。 - 以我的口吻起草一封有用的回复，简要说明回复对象、对方的需求，以及找到的任何相关上下文。 - 说明后续会做什么，并告诉我可以在这里回复以调整处理方式。 - 最后提出三个简单且带编号的 yes/no 问题，分别询问是否执行清理方案、是否将回复保存为草稿，以及是否保留建议的检查计划和优先事项。用一行示例展示如何回复，例如“1 是，2 是，3 否”，并请我补充需要调整的内容。 对于工作邮件，安排在工作日上午 8 点和下午 4 点检查；对于个人邮件，则每天上午 8 点检查。请用第一人称说明：“今后，我会检查……”描述如何找出需要关注的新邮件或有变化的邮件，如何在相关时参考消息、文档或日历等其他已连接的信息来源，以及如何以我的口吻起草回复。告诉我可以在这里回复以调整处理方式。每次更新都应简洁，并将所有问题在末尾编号列出；如果没有任何需要关注的事项，也请简要说明。 未经审批，不要发送、归档任何邮件，也不要将任何邮件移至垃圾箱。仅执行已获审批的清理操作，每次使用垃圾箱前都必须单独请求审批。
    审查我已连接邮箱中过去 90 天的邮件，包括已发送邮件。如果我有多个账户，请分别审查。如果没有已连接的账户，请说明如何在 ChatGPT Work 的“插件”选项卡中连接 Gmail 或 Outlook Email。 判断收件箱用于工作还是个人事务，并找出重要的联系人、项目和定期邮件。通过近期由真人撰写的已发送邮件了解我的写作方式。忽略无法体现我个人口吻的转发邮件或生成的邮件，并在其他已连接工具可能为回复提供有用上下文时加以查看。 使用自然的标题，为我提供简洁、个性化的更新： - 开头先用一两句话概述从我的收件箱中了解到的情况，包括邮件总数和未读邮件数量。 - 最多列出五封需要关注的邮件。每封邮件只用一条简短、突出待办事项的项目符号描述，并附上相关时间信息和链接。避免推测，尤其是在涉及安全提醒时。 - 用两三句话说明会为哪些日常邮件添加标签并归档、哪些邮件保持可见，以及哪些订阅值得审查。在行内显示建议的 `labels`，并明确说明归档邮件仍可搜索。 - 以我的口吻起草一封有用的回复，简要说明回复对象、对方的需求，以及找到的任何相关上下文。 - 说明后续会做什么，并告诉我可以在这里回复以调整处理方式。 - 最后提出三个简单且带编号的 yes/no 问题，分别询问是否执行清理方案、是否将回复保存为草稿，以及是否保留建议的检查计划和优先事项。用一行示例展示如何回复，例如“1 是，2 是，3 否”，并请我补充需要调整的内容。 对于工作邮件，安排在工作日上午 8 点和下午 4 点检查；对于个人邮件，则每天上午 8 点检查。请用第一人称说明：“今后，我会检查……”描述如何找出需要关注的新邮件或有变化的邮件，如何在相关时参考消息、文档或日历等其他已连接的信息来源，以及如何以我的口吻起草回复。告诉我可以在这里回复以调整处理方式。每次更新都应简洁，并将所有问题在末尾编号列出；如果没有任何需要关注的事项，也请简要说明。 未经审批，不要发送、归档任何邮件，也不要将任何邮件移至垃圾箱。仅执行已获审批的清理操作，每次使用垃圾箱前都必须单独请求审批。

    开始之前

    您可以通过浏览器或桌面应用，在 ChatGPT Work 中执行此操作。开始之前：

    • 连接您的邮箱。 安装 Gmail 或 Outlook Email 插件。您还可以连接 Slack、Google Drive 和日历，以便 ChatGPT 在起草回复时获得更多上下文。
    • 选择计划检查的运行位置。 如果希望笔记本电脑关机后仍能继续检查，请在浏览器中启动该任务。在桌面端，请保持计算机开机，并让 ChatGPT 桌面应用持续运行。语音聊天不支持计划任务，因此请改在聊天中设置或管理这些任务。

    预期效果

    ChatGPT 会审查近期邮件，找出需要关注的邮件，提出清理方案，并准备回复但不会发送。您审批清理方案后，它可以将相应更改应用于此前积压的邮件。对话可能如下所示：

    ChatGPT Work

    我审查了您已连接的工作收件箱，重点关注产品发布、文档及生产相关工作。收件箱共有 116 封邮件，其中 96 封未读；大多数未读邮件涉及项目动态、日历更新、共享文件通知和新闻简报。

    需要关注的事项

    • 录制准备： 请在明天的录制开始前发送对方要求的演示主题、简短简介和照片。
    • 文档审查： 请在继续推进该指南之前，处理有关产品准确性的反馈。
    • 预览部署失败： 在依赖当前更改之前，请先调查构建失败的原因。
    • 福利任务： 完成尚未处理的福利变更。
    • 登录提醒： 确认近期登录是否由您本人发起；若不是，请按提醒中的说明操作。

    清理

    我会为日常的项目、日历和文档通知分别添加 Project activity、Calendar 和 Docs 标签并归档；归档后的邮件仍可搜索。直接请求、正在进行的审查、失败的构建、安全提醒和所有未解决事项将保持可见。新闻简报和其他定期订阅邮件值得另行审查。

    给录制组织者的回复

    录制组织者正在等待演示主题、简短简介和照片。我查看了最新的日程安排信息，并以您的口吻起草了回复：

    很期待这次录制。我计划演示我们讨论过的三个工作流，今天会把简介和照片发过去。我看到了更新后的日历邀请，所以会按新的时间安排。

    今后，我会在 工作日上午 8 点和下午 4 点检查邮件。我会找出需要您关注的新邮件或有变化的邮件，在相关时查看消息、文档或日历等已连接的信息来源，并以您的口吻准备回复。您可以随时在这里回复，调整我的处理方式。

    您希望我怎么做？

    1. 是否执行清理方案？ 是或否。日常邮件会添加标签并归档，不会删除。
    2. 是否将回复保存为草稿？ 是或否。
    3. 是否保留建议的检查计划和优先事项？ 是或否。

    请回复“1 是，2 是，3 否”，并注明需要调整的内容。

    警告： 在您明确要求时，Gmail 插件可以将电子邮件移至垃圾箱。请先审查建议的分组和几封示例邮件；对于不确定的邮件，请将其归档，而不是删除。可用操作可能因电子邮件插件和工作空间设置而异。

    工作原理

    电子邮件工作流程包括以下几个部分：

    • 已连接的上下文： 当回复需要更多上下文时，插件可让 ChatGPT 读取您的电子邮件，并查看其他已连接的工具。Slack 中可能有最新对话或已经作出的决策，Google Drive 中可能有相关文件或项目文档，而日历可以帮助确认日期或会议安排。
    • 优先事项： 您可以告诉 ChatGPT 要优先处理或忽略哪些联系人、请求、提醒和定期邮件。后续检查时可以遵循这些指令。
    • 审批边界： ChatGPT 会提出清理方案并起草回复，但会等到您审批后再执行操作。
    • 计划任务： 无需等您回来再次提出请求，ChatGPT 可以在同一任务中按计划检查新邮件。

    构建您自己的电子邮件工作流程

    如果您已经明确自己的需求，可以提出更具体的要求。 工作邮件 提示词可以侧重正在进行的对话、请求、审批和项目 上下文：

    首先查看我已连接的工作邮箱账户。如果无法访问我的邮箱，请告诉我如何通过 ChatGPT Work 的“插件”标签页连接 Gmail 或 Outlook Email。 查看过去 90 天的邮件。让真人直接发送的邮件、活跃对话、请求、截止期限、审批事项、安全提醒、人力资源任务和续约事项保持可见。将重复出现的项目更新、日历变更、会议笔记和系统通知分组整理，方便查找，同时避免挤满收件箱。列出新闻简报、促销邮件和过期提醒，供我审查。 起草回复时，参考近期由我亲自撰写并发送的邮件，以了解我的口吻。如果其他已连接的通讯、日历或工作上下文插件可能包含相关信息，也请进行查看。 向我提供简洁、个性化的更新：简要说明收件箱概况和未读邮件数量；最多列出五封需要关注的邮件，并注明相关时间和链接；用两三句话说明如何清理常规邮件，同时让重要邮件保持可见；起草一封实用的回复，并提供充分的上下文，说明回复对象及其需求。最后，就清理邮箱、将回复保存为草稿以及保留时间安排和优先级，分别提出带编号的 yes/no 问题，并附上一行示例回复。 此后，在工作日的上午 8 点和下午 4 点检查我的收件箱。列出需要我关注的新增或有变化的邮件，必要时参考其他已连接的来源，并按我的口吻起草实用的回复。每次更新都保持简洁，并将所有问题放在末尾。 发送、归档任何邮件或将其移至垃圾箱前，都要先获得我的审批，并告诉我可以随时更改时间安排、优先级或回复方式。

    针对 个人邮箱 的提示词则可能更侧重熟人、账单、 包裹、旅行、预约和账户提醒：

    首先查看我已连接的个人邮箱账户。如果无法访问我的邮箱，请告诉我如何通过 ChatGPT Work 的“插件”标签页连接 Gmail 或 Outlook Email。 查看过去 90 天的邮件。让熟人发来的邮件、账单、续订事项、收据、包裹和配送动态、旅行和预订、预约、安全提醒以及所有有时效要求的内容保持可见。将订单确认和账户活动等有用记录分组整理，方便查找。列出新闻简报、促销邮件、过期提醒和定期订阅，供我审查。 起草回复时，参考近期由我亲自撰写并发送的邮件，以了解我的口吻。如果已连接的日历或其他可用上下文可能有助于回复，也请进行查看。 向我提供简洁、个性化的更新：简要说明收件箱概况和未读邮件数量；最多列出五封需要关注的邮件，并注明相关时间和链接；用两三句话说明如何清理常规邮件，同时让重要邮件保持可见；起草一封实用的回复，并提供充分的上下文，说明回复对象及其需求。最后，就清理邮箱、将回复保存为草稿以及保留时间安排和优先级，分别提出带编号的 yes/no 问题，并附上一行示例回复。 此后，每天上午 8 点检查一次我的收件箱。列出需要我关注的新增或有变化的邮件，必要时参考其他已连接的来源，并按我的口吻起草实用的回复。每次更新都保持简洁，并将所有问题放在末尾。 发送、归档任何邮件或将其移至垃圾箱前，都要先获得我的审批，并告诉我可以随时更改时间安排、优先级或回复方式。

    这两个示例遵循相同的基本结构：检查什么、哪些内容重要、采取什么操作、何时操作，以及哪些操作需要审批。

    更进一步

    基本工作流程开始运行后，您可以进一步完善，或让 ChatGPT 处理其他实用的邮件任务。

    始终核查相关上下文

    每当邮件来自 [people or teams] 或涉及 [project or topic] 时，请先查看 [connected source, channel, folder, or doc]，再总结邮件或起草回复。指出任何会影响回复内容的信息。

    起草定期更新邮件

    每周五下午 3 点，起草一封发给 [people or team] 的邮件，说明 [project or topic] 的最新进展。根据 [connected sources, channels, docs, or files] 总结进度、决策、风险和后续步骤。内容保持简洁，发送前请我审查。

    跟进未获回复的邮件

    标记我正在等待回复且已连续 [number] 天无人回复的活跃邮件会话。根据可用的最新上下文起草一封简短的跟进邮件，但未经我的审批不得发送。

    更改格式

    今后检查收件箱时，将邮件分为“需要回复”“等待他人回复”和“可以忽略”三类。将有时效要求的邮件放在最前面。

    告诉它哪些内容重要

    始终显示来自 [people, teams, or senders] 的邮件，以及所有与 [projects or topics] 有关的邮件。将 [recurring notifications] 设为低优先级。

    调整回复草稿的撰写方式

    回复草稿应简短直接，符合我平时的写作风格，并参考已连接插件提供的最新上下文；如果缺少上下文，请询问我。

    更改检查时间

    在工作日的上午 8 点和下午 4 点检查我的收件箱。只标记下次检查前需要关注的邮件。

    在您确信这些规则可靠之前，清理邮箱和回复邮件都应先经过审批。

    Gmail 和 Outlook 操作以及计划任务取决于您的套餐和工作空间设置。

    相关使用场景

    审计工作流

    向 ChatGPT 提供跟踪表、流程文档、交接说明、仪表板、工单历史记录、团队讨论内容和限制条件，然后让它绘制当前工作流图、找出卡点，并起草适合自动化实施的流程规范。

    自动化 集成

    制作发布营销活动套件

    向 ChatGPT 提供发布计划、产品说明、跟踪表、页面链接、团队讨论、创意素材和审批指南，再要求它起草一套营销活动套件，并用审查标记指出未经验证的宣传表述和预发布页面问题。

    自动化 集成

    确定 Slack 待办事项的优先级

    将 ChatGPT 与 Slack 以及日常工作所用的工具结合使用，找出明确请求、隐含的跟进事项、已解决事项和影响最大的后续行动，然后再起草回复或交接内容。

    自动化 集成