소개

고객을 직접 만나는 팀은 회의에서 논의한 내용을 후속 조치로 옮기는 데 상당한 시간을 씁니다. 회의 한 번만으로도 후속 이메일, CRM 메모, 고객사 관리 계획, 리스크 현황, 내부 인계 자료를 작성해야 할 수 있습니다. 이런 자료는 대개 서로 다른 시스템에 흩어져 있습니다.

Zoom 회의 데이터와 연결된 도구를 활용하면 ChatGPT가 해당 회의의 녹취록과 AI Companion 요약을 찾아 주요 내용을 항목별로 정리하고, 다음 단계에 필요한 초안을 작성할 수 있습니다. 자료를 게시하거나 전송하기 전, 업무를 배정하거나 다른 시스템에 내용을 기록하기 전에 사용자가 직접 검토합니다.

첫 회의 후속 자료 만들기

첫 초안을 만들 때는 이 페이지의 시작 프롬프트를 사용하세요. ChatGPT의 응답에는 핵심 내용, 리스크, 기회, 결정 사항, 실행 항목, 후속 이메일 초안, 고객사 관리 계획 개요, CRM 업데이트 초안, Slack 알림 초안이 항목별로 정리되어 있어야 합니다.

ChatGPT에 필요한 컨텍스트 제공하기

ChatGPT가 회의 원본 자료를 읽을 수 있고 각 후속 자료를 어디에 전달해야 하는지 알 때 이 워크플로우를 가장 효과적으로 활용할 수 있습니다.

다음 정보가 도움이 됩니다.

• Zoom 회의 녹화본, 녹취록, AI Companion 요약
• 고객명, 날짜, 제목, 정기 회의 시리즈 등 회의 메타데이터
• Google Docs, Slack, Gmail, CRM 레코드 등 후속 내용을 전달하거나 기록할 곳
• 문체, 개인정보 보호, 고객사 관리 계획의 구성, 내부 인계 자료의 형식에 관한 지침

이 정보를 바탕으로 ChatGPT는 녹취록을 요약하고, 무엇을 결정했는지, 누가 언제까지 무엇을 하기로 했는지 파악할 수 있습니다. 고객에게 보낼 이메일 초안, 고객사 관리 계획, 팀에 공유할 소식도 작성할 수 있습니다. 정기 회의라면 최신 녹취록을 이전 회의 내용과 비교해 달라진 점을 짚어 줄 수 있습니다.

실행 전 검토하기

회의 후속 작업에서는 고객 데이터, 비공개 메모, 공식 기록을 관리하는 시스템을 다룰 수 있습니다. 다음 단계를 승인하기 전에 ChatGPT에 초안을 작성하고, 근거가 되는 녹취록 내용을 인용하고, 반영할 변경 사항을 준비해 달라고 요청하세요.

실행 전에 다음 사항을 검토하세요.

• 어떤 고객에게 보낼지, 어느 Slack 채널에 게시하거나 어느 CRM 레코드에 기록할지, 누가 문서에 접근할 수 있는지
• 고객과의 약속, 담당자, 날짜, 리스크, 근거가 불확실한 내용
• 어떤 항목을 초안으로 두고 어떤 항목을 전송, 게시, 공유 또는 저장할지
• 기밀 정보나 내부 전용 내용을 삭제해야 하는지

반복되는 워크플로우에서도 초안 작성, 검토, 승인, 실행 순서를 지키세요.

첫 초안 다듬기

첫 후속 자료가 준비되면 같은 채팅에서 독자나 다음 워크플로우에 맞게 수정해 달라고 요청하세요.

ChatGPT에 이번 회의를 최근 몇 차례의 주간 회의와 비교하거나 실행 항목을 고객과 함께 추진할 계획으로 정리해 달라고 요청할 수도 있습니다. 기술적 장애 요인만 담은 세일즈 엔지니어용 자료를 만들거나, CRM 업데이트 내용을 저장하지 않고 초안만 작성해 달라고 요청할 수도 있습니다.

정기 회의 분석 자동화하기

매주 고객사 현황을 점검하거나 영업 기회를 검토한다면 채팅을 고정하고 ChatGPT에 해당 채팅에서 후속 업무를 위한 예약 작업을 설정해 달라고 요청하세요.

자동 게시를 원하지 않는다면 ChatGPT에 초안만 작성해 달라고 요청하세요. 초안을 직접 검토하고 승인한 뒤 게시할 수 있습니다.