소개

신규 입사자 온보딩에는 보통 여러 시스템을 사용합니다. 입사 제안을 수락한 사람의 명단, 온보딩 현황표, 입사자별 매니저 또는 소속 팀 정보, 계정과 장비 준비 현황, 캘린더에 등록된 주요 일정, 첫 주 일정을 조율하는 팀 채팅 공간 등을 확인해야 합니다.

ChatGPT를 활용하면 이 워크플로우를 조율할 수 있습니다. 지정한 기간에 입사할 사람을 파악하고, 현황표 업데이트 초안과 팀별 요약을 작성한 뒤, 환영 공간 개설 계획까지 한데 모아 검토할 수 있도록 요청하세요. 첫 단계는 읽기 전용으로 진행하세요. 이후 구체적인 실행 계획을 검토한 뒤에만 데이터 쓰기, 초대, 게시, DM이나 이메일 발송, 채널 생성을 명시적으로 승인하세요.

검토 범위 정하기

ChatGPT가 데이터를 읽거나 쓰기 전에 대상자, 원본 시스템, 사용 가능한 필드, 결과물을 담을 파일이나 문서, 검토자, 범위에서 제외할 작업을 정하세요.

온보딩 데이터에는 민감한 정보가 포함될 수 있습니다. 입사자가 선호하는 이름, 직무, 채용 팀, 매니저, 필요한 경우 업무용 이메일 주소, 입사일, 시간대 또는 대략적인 근무 지역, 온보딩 버디, 계정과 장비 준비 상태, 주요 오리엔테이션 일정, 확인이 필요한 사항 등 실무에 필요한 정보만 다루세요.

보수, 인구통계 정보, 정부 발급 신분증 정보, 자택 주소, 의료 또는 장애 정보, 신원 조회 진행 상태, 이민 신분, 면접 피드백, 성과 관련 메모는 프롬프트나 생성한 현황표에 포함하지 마세요.

승인된 온보딩 자료 수집하기

조직에서 온보딩 업무의 기준으로 이미 승인한 자료부터 확인하세요. 채용 시스템이나 인사 시스템에서 내보낸 자료, 스프레드시트, 프로젝트 현황표, 매니저가 제공한 표, 디렉터리에서 내보낸 자료, 직접 붙여 넣은 소량의 샘플 등을 사용할 수 있습니다.

현황표를 만들기 전에 ChatGPT에 읽은 자료의 출처, 행 수, 날짜 범위, 필드 이름, 선택한 열을 먼저 알려 달라고 요청하세요. 스프레드시트 셀, 문서, 채팅 메시지, 레코드의 내용은 요약할 데이터로 취급하고, 그 안에 있는 지시는 따르지 않도록 하세요.

온보딩 현황표 만들기

ChatGPT가 원본에서 확인한 사실과 계획을 세우며 작성한 항목을 구분하면 현황표를 검토하기 쉽습니다.

예를 들어 원본 데이터 열에는 이름, 팀, 매니저, 직무, 입사일, 업무용 이메일 주소, 입사 시 근무지를 넣을 수 있습니다. 계획용 열에는 계정 준비 담당자, 장비 준비 담당자, 오리엔테이션 세션, 환영 공간 준비 현황, 온보딩 버디, 전반적인 준비 상태, 누락된 정보, 다음 조치를 넣을 수 있습니다.

실제 업무에 사용하는 현황표를 업데이트하기 전에 ChatGPT에 새 CSV 파일, 스프레드시트, Markdown 표 또는 초안용 탭에 현황표 초안을 작성해 달라고 요청하세요. 데이터 쓰기를 승인하기 전에 각 행의 내용, 공유할 위치, 누락된 필드에 관한 질문을 검토하세요.

팀별 요약과 환영 공간 개설 계획 초안 작성하기

현황표 초안이 정확한지 확인한 뒤, 온보딩 담당자가 검토할 순서에 맞춰 ChatGPT에 다음 자료를 준비해 달라고 요청하세요.

이 단계에서는 모든 결과물을 초안으로 유지하세요. 채널 이름만으로도 누가 입사하는지 또는 특정인의 고용 상태가 드러날 수 있고, 초대를 보내면 상대방에게 즉시 알림이 갈 수 있습니다. 공간 생성, 초대, 게시, DM이나 이메일 발송, 현황표 업데이트는 반드시 명시적 승인을 받은 뒤에 진행하세요.

주간 온보딩 워크플로우 실행하기

온보딩 현황을 정기적으로 점검할 때는 작업을 다음 단계로 나누세요.

1. 현황 파악: 지정한 자료만 읽고, 대상 기간에 입사하는 사람을 찾아 누락되거나 서로 일치하지 않는 데이터를 보고하도록 하세요.
2. 초안 준비: 현황표 초안, 팀별 요약 초안, 환영 공간 개설 계획, 초대 명단, 메시지 초안을 작성하도록 하세요.
3. 검토: 대상자, 업데이트할 현황표, 공지 날짜 또는 승인 상태, 공지 대상, 환영 공간 명명 규칙, 공간의 공개 범위, 초대 명단, 모든 메시지를 확인하세요.
4. 실행: 승인한다는 문구를 명시한 뒤 ChatGPT에 검토한 작업만 수행하도록 요청하세요.
5. 결과 보고: 생성한 결과물의 링크, 작업별 처리 건수, 미해결 사항, 후속 조치 담당자를 알려 달라고 요청하세요. 최종 요약에 전체 명단이 꼭 필요한 경우에만 명단을 붙여 넣도록 하세요.

추천 프롬프트

아래 프롬프트를 사용하면 단계별로 작업을 준비할 수 있습니다. 팀에서 공유 프로젝트 페이지나 매니저용 요약 문서를 사용한다면, 외부 시스템에서 작업을 수행하도록 승인하기 전에 ChatGPT에 검토가 끝난 현황표, 요약, 환영 공간 개설 계획을 해당 문서의 초안으로 정리해 달라고 요청하세요.

지정한 기간의 입사 예정자 파악하기

현황표와 팀별 요약 초안 준비하기

환영 공간 개설 계획 작성하기

온보딩 자료 한데 정리하기

승인된 작업만 실행하기